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2018/4/20 14:37:00

[原创]8Manage:大宗商品采购,专注构建企业采购信息化!

【导读】大宗商品采购是现代企业采购的重要组成部分。如果想实现企业互联网时代的高效采购,需要借助电子采购管理系统,实现智能采购服务。在数字经济时代,如何通过8Manage供应商与采购管理软件帮助企业,做出互联网最佳采购决策和降低成本增加效益呢?

大宗商品采购是一项复杂的工作。我们知道,由于大宗商品具有交易量巨大、价格波动明显、全球流通等特点,所以导致大宗商品采购流程复杂,影响因素众多,采购环境变化大,被称为现代企业采购的“硬骨头”。

当采购团队面对大宗商品采购时,需要思考以下关键问题:面对大宗商品,您是否有效地管理“寻源到结算”的流程?您是否能够有效地筛选供应商,而您跟供应商合作的效率优势如何呢?在电子招投标的过程中,与供应商询比价的流程是否通畅、高效?在现有的大宗商品采购流程中,如何才能减少人为干扰,获取优质的供应商合作资源呢?

如果您不能回答以上问题,那就需要思考如何改进大宗商品采购流程和管理方法!

从中国社科院2013年初发布的《中国政府采购制度实施状况调研报告》中,可以了解到在面对大宗商品采购中行业通常会遇到的问题:协议供货透明度水平不高、采购信息公开平台不一、采购信息公开程度低、缺乏完善的信息沟通汇总机制。其实无论对于政府还是企业而言,都需要一个公正、公开、透明的管理信息化平台,来进行大宗商品采购操作。

在企业管理软件深耕十几年的8Manage在拥有强大的软件系统同时,还拥有丰富的采购行业服务经验。8Manage针对采购行业所提供的SPM(供应商与采购管理系统),基于采购基石电子寻源、电子采购和电子招投标三大基础功能,实现从供应商自助、供应商关系、采购运营、采购费用和库存的五大综合性管理服务。通过化战略寻源过程来增强大宗商品的采购智能并提升谈判效力,避免由不必要的人为干预引起的保密相关问题,也可以实现交易采购活动的自动化,以期在效率、合规性和节约成本等方面达到更高的水平。

1、8Manage如何协助企业建立电子寻源?

采购团队面临第一个问题是采购寻源,即根据采购需求找出合适供应商。传统的采购寻源是一个复杂耗时耗钱的环节,而现代采购寻源更注重电子信息化,省时省钱。

8Manage SPM中端到端e采购能够帮助企业实现智能化采购,在采购寻源上着重于客户信息和绩效管理,把握供应商“质量”。企业可通过系统全面记录供应商信息,进行供应商公开招募与预选,同时,供应商也可在平台自助提交资格审核(供应商绩效、交付质量等内容),实现初步供应商寻源。

大家有所不知的是,大宗商品采购由于所需货品量大,需要准备时间长,这就要求供应商具备强大、持续的生产能力,长久的生产经验和良好的经营状况(财务、信用、资质),同时厂房的周围能够有承载大宗商品运输的交通能力等等。不同于一般采购的一锤子短时间买卖,大宗商品的周期长,更需要稳定的合作伙伴。因此,在8Manage SPM采购管理系统中,对于供应商各方面的信息管理和审核评级流程严格,企业可设置符合自身标准的规则与流程,对供应商进行综合评估,从而有效地筛选出合适优质的合作伙伴。

当然,获得资格和评级的供应商也并非高枕无忧。在后续的交付与验收过程中,系统会有针对交付质量的评分(涵盖了14个评判标准的评分)和供应商绩效评估。通过多个维度来评判目前的合作状态、效率情况等,为企业的选择提供良好的数据支持和后期监管。

在整个过程中,专业采购人员、商务专家和供应商可通过系统论坛、邮件,在线交流信息,发放与接收招标书、采购需求等内容,实现更加敏捷高效的采购流程,而流畅的沟通渠道可加大双方快速响应的力度,大大缩短大宗商品采购寻源的周期。自动创建的一个完整的供应商承诺审计跟踪记录,则可让企业能够充分利用潜在的机会,挖掘新商机。

除此之外,企业常常会关注到 “寻源到结算”问题。由于在8Manage系统中关于采购费用,是与实际采购流程挂钩,通过采购计划中的成本预算/审批、回报规划,到采购过程中每个产品成本的实时汇总、自动统计形成报表,再到开支分析等流程把控,能够把大宗商品的采购成本从源头抓起,步步把控!

2、电子招投标管理如何运作?

由于大宗商品采购具有交易量大、采购时间长等特点,一般企业都需要进行正式招投标来筛选供应商。不同于传统电子招投标的分开平台、邮件通知、面谈招标等耗时耗力的流程,在8Manage电子采购系统上,只需要轻轻一按,企业就能通过电子邮件、网页发布等在线方式,公开招募供应商。其间,企业通过电子报价平台(电脑或手机 APP可用)获取供应商报价,还可在逆向竞投中实现供应商竞价,确定最终报价。此后,报价会自动转化电子采购订单。这个询比价的电子报价方式,不仅准确、透明、成本低、效率高,而且让企业获得最低的报价,最大的效益。

而且,企业的招标团队及供应商可在线交互协作发布招投标文档,进行招投标咨询、招投标修正及发布最终选标。整个过程企业可在线进行供应商甄选,招投标规则设置、审批、招投标预算控制、招投标开启及评估等具体操作。此外,供应商可根据竞标的电子采购订单进行生产及交付,而企业也可通过系统交付及电子结算。

需要注意的是,传统大宗商品招投标过程是最容易受人为干扰!一方面是信息公开平台不一、协议供货透明度水平不高,另一方面是缺乏完善的信息沟通汇总机制,容易被人认为是“暗箱操作”。而8Manage SPM电子招投标的则能够克服这个缺点,通过公开透明的招标书、招标需求发放、供应商的询比价电子提交、招标后的公示通知、系统中论坛、邮件的及时联系,能够让供应商和采购团队实现互信互助的良好合作关系,实现真正的公平、公正、公开。

值得一说的是,8Manage SPM支持直通式采购方式,不仅有电子招标的过程,还能实现电子采购申请、电子报价、在线收获、入库及库存、电子采购订单、质检追踪、发票及结算等一站式电子采购服务功能,让企业采购服务无后顾之忧。

3、采购成本管理

采购成本管理是采购管理的核心,在大宗商品采购尤其重要。花钱重要,花的明明白白更重要。由于在电子寻源和招标过程中,所有的合同条款、支付管理都是挂钩于电子采购平台的电子支付和统计。

在8Manage SPM中,除了有采购计划的预算、回报计划之外,在后续的执行与交付过程中,每一笔开支数据输进去都能够根据组织架构,开支类型,产品类型或供应商类型,自动分类并且汇总到对应的组织架构和类型,每一笔开支多少?由谁支出?是否经过审批?这些均能查阅,可以让采购管理者实时追踪每一笔费用的去向。

除此之外,由于大宗商品容易受市场价格影响,在8Manage电子采购平台上可以看到日常的采购物料价格波动和趋势,实时了解供应商出价的偏差,同时通过上述采购成本的多方汇总,生成的财务报表和财务数据分析,明了费用分布和占比情况,为下一次采购做数据参考及决策支持。

在数字经济时代,大宗商品互联网采购服务是现代采购的重要组成部分。借助8Manage SPM采购管理系统解决目前大宗商品采购面临的多个复杂问题,革新企业采购管理!目前,已成功对接航天科工、中联光采、海洋工程、周生生、家乐仕电器、太原优联、天健集团等几百家优质企业,实现企业采购的新征途!

现实表明,有效地把握这些对业务盈利有重大影响的原材料进行策略采购,得到成本先机,提升公司产品竞争力,达到风险规避与战略盈利目的的优质软件供应商,谁就能够赢得企业的青睐,8Manage,我们不一样!

关于8Manage SPM供应商与采购管理系统的更多信息:

http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html



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