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2019/6/18 18:18:40

8Manage PM:如何解决项目过程中沟通不良的问题?

项目沟通管理作为PMBOK十大知识领域之一,目的是通过科学合理地组织和管理项目工作中的沟通交流,及时准确地处理项目信息。良好且有效的沟通能够帮助项目管理者控制项目进度和成本,推进项目实施。但面对项目沟通不良的问题,从管理和技术手段层面来说,如何更好地运用企业项目管理系统解决呢?


著名管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。在项目团队中,沟通能够促使项目人员协调有效地工作,保证项目每一步的执行都依据计划所进行,让项目管理者在问题发生的时候及时发现和解决。


据相关数据统计,如果信息在高层管理者那里的正确性和完整性是100%,那么到了信息的接收者手里可能只剩下20%。项目中的沟通讲究时效性和准确性,失真、虚假和逾期的沟通信息,都会导致每一步项目执行的偏差,最终可能导致项目延期和失败。
 

 

对于一个项目的执行,特别是中大型项目,涉及的部门及人员众多,沟通信息需要经过每一个环节的层层传递,任一环节出错都有可能导致沟通的失败,不良的沟通会影响整个交付。在众多项目管理咨询案例中,我们发现在项目沟通过程中,普遍存在以下问题:


1.跨部门沟通难,信息传递不及时,项目团队成员难以有效协同,工作效率低下,造成项目延期。


2.口头沟通,缺乏书面记录,使得信息失真,产生歧义,导致项目返工,浪费大量的人力财力和时间。


3.权责不清,产生虚假沟通信息。当问题发生时,项目人员互相推诿,难以追根溯源,造成项目损失。


有效的项目沟通依赖科学合理的管理方法和技术手段,我们可以从以下实际应用案例中,看看项目管理系统是如何有效解决沟通不良的问题。


A企业是一家大型IT公司,从事互联网和软件应用服务,在整个软件研发项目中,项目团队人员高达上千人,项目管理涉及技术、产品、市场、运营、销售等部门,目前使用8Manage PM项目管理系统管控整个项目,包括项目时间、费用、质量、人力资源、范围等管理。从项目的启动到收尾,有效的沟通管理贯穿整个项目流程。


1、项目业务直通式管理:跨部门协作沟通,信息传递实时精准

 

A企业的项目涉及跨部门多业务,每个部门使用不同的工具,跨部门的沟通协作产生了信息壁垒。8Manage在A企业原有的管理系统上进行集成,打破了原有软件模块界线的局限,促进跨部门的高度沟通与协作。并通过业务直通管理模式,简化共同信息的处理过程,达到多方端到端实时业务直通,确保项目信息的实时性和准确性。


使用8Manage系统之后,不同部门之前的业务流程执行变得协同顺畅。当一个需求变更发生时,项目经理通过指派或提交变更请求后,研发人员收到系统的邮件通知,直接查看并接受变更请求的任务,进行交付计划提交后,开始正式处理需求。不同部门之间的信息在系统中自动流转,达到协同高效的一体化管理,大大提升团队协作效率。


2、智能沟通机制:审计跟踪记录,信息数据真实有效


A企业的所有项目人员直接通过8Manage的即时聊天功能、研讨论坛以及现状调查等智能沟通机制,取代以往的口头沟通交流方式,进行高效快捷、实时精准的有效沟通,大大提高协作效率。系统永久保存所有即时聊天和论坛的沟通记录,项目团队成员可以随时查阅他们之前的讨论,使其保持诚实和更加负责任,有助于项目经理作出有效决策。另外,8Manage提供离线审计跟踪功能,实时追踪所有数据的来龙去脉与任何更改记录,保证沟通信息数据精准可靠。


3、WBS工作分解结构,明晰人员责任与结果


A企业的项目经理通过8Manage的工作分解结构(WBS)实时审计追踪每个项目活动或可交付成果,针对每个项目人员的工作进行自然分解,设定团队人员的责任、角色、执行内容等情况,确保任务分配明确,以强化执行适当的责任与承诺,提高团队工作效率。


在项目的计划阶段,项目任务指派给相关负责人之后,负责人可在同一项目的WBS中进行进一步的细分和指派,每一个团队成员在系统中共享当前最新的项目计划。当承诺被擅自更改时,系统在项目概览发出自动预警,让项目管理者第一时间发现问题,及时减少损失,最大程度地确保信息在源头上的准确性和实时性。

 

 

4、针对多项目管理,进行迭代管理需求与沟通


在A企业的多个软件开发项目中,软件的需求变更涉及系统性能、技术、业务、行业及用户等方面,项目人员很难通过一次沟通就把复杂的需求交代清楚。8Manage采用迭代式的方法来沟通需求,支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理,帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。


项目管理者可通过系统的需求申请功能获取、过滤、解析和明确项目的需求,利用项目矩阵功能组织需求,追踪需求从开始到完成的整个过程。并通过系统制定需求交付计划,可以尽早开始沟通及理解需求,及时获取到实时的团队沟通信息,充分发挥团队智慧,做出更有效的项目决策。


在项目沟通管理中,8Manage 强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目尽量地减少误解,提高团队合作效率。8Manage项目管理软件可以有效解决沟通不良的问题,在最大程度保证沟通的顺畅,使沟通信息得到准确实时的传递,大大提升项目管理效率。

 

关于8Manage PM的更多资讯:
http://www.8manage.cn/pm/pm.html



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