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2019/11/21 17:13:33

8MSaaS SPM:交易前后的采购管理工作为何如此重要?

大多数采购人员只想着交易中的工作,他们认为,交易进行中的这个阶段至关重要,这是企业作为买方,与卖方供应商就采购商品的相关事项进行反复磋商的正面交锋,只要双方达成协议,那么采购就完成了。殊不知,一切才刚刚开始。

作为采购人员,要意识到采购交易前及交易后的工作远比交易中重要。为什么这么说?一名优秀的采购人员,懂得在交易前做好各项准备工作,制定采购计划,了解供应商,调查商品价格……做好采购交易前的工作,才能在交易中取得优势,达到交易目标。此时还不可放松,交易协议达成,交易后的工作也必不可少。若是双方谈判出来的结果不能得到有效执行,那也只能算是失败的采购交易。采购交易前及交易后的工作没做好,是大多数企业采购成本超支、延期交货等问题产生的重要原因。

采购交易前和交易后的工作没做好会产生哪些后果?

1、没有采购计划,浪费资金及人力

采购人员在交易前要根据需求部门所提出的需求制定完善的符合实际的采购计划,满足公司生产计划所需。采购计划以需用材料为依据,说明如何对采购过程进行管理,具体包括采购费用、合同签订、采购人员组织、供应商管理、考评标准等等。

然而很多企业在交易前往往没有制定采购计划,不作材料需求评估,采购批量随意,忽大忽小。批货大,库存积压,需要租赁仓库;批货小,材料短缺,影响生产进度。这两种结果都造成了大量的资金浪费。

此外,采购时没有规律的下单,采购订单零散,每个订单采购人员都要重新做询价、合同、付款、催货验货、入库出库,采购人员的工作量也日益增多。

2、供应商分类不清,询比价困难

企业面向的供应商很多,特别是工业企业,所需的原材料多,还需要按照不同材料的属性来进行采购,这时候面对的可是成百上千的供应商了。如何在交易前从众多供应商中选出最合适的进行合作,就需要做好供应商分类。大到地区行业、企业资质,小到服务产品、材料价格,这都需要进行细致分类。此外,还需要对其表现好坏进行等级管理。若供应商分类不清,将会导致采购成本增加,交货期延长等问题。

在交易前,还需做好采购询价,确定供应商范畴。有些企业在采购询价上存在局限性,因其在交易前没有接触到更多供应商,开发新的合作伙伴,这就导致与老供应商合作多。供应商没有竞争也没有储备,一是导致企业在询比价上没有主动权,二是万一供应不及时,企业就要面临停工停产的风险了。

3、招投标混乱,竞争不公平

招投标是一种成熟规范的交易方式,在企业中已被广泛应用和推广。企业通过招投标的方式,在产品设备采购中选择成本质量相对优势、信誉业绩良好的供应商,以降低采购成本、提高经济效益,实现企业利益最大化。

然而目前大部分企业招投标工作混乱不透明,竞争不公平,从报名、资格预审到招标投标操作的过程及事后的监督检查等环节都存在着错位和缺位现象,甚至有些不法分子为了利益,通过一些非法手段,利用招投标治理机制中的漏洞,牟取暴利,导致市场经济运营环境出现严重问题。

4、合同签订存在漏洞,企业风险大

在确定合作的供应商后,企业与供应商要签订一份“供需关系”的法律性文件,即采购合同。企业要严密审核合同,以确保合同的合法性和有效性。采购合同中价格虽然是主体之一,但不是全部,签订合同时还要确认好数量质量、交货验收、付款售后等,把自身风险降到最低。

企业在签订合同前没有做好准备工作,将会因业务不熟悉或者谈判经验不足,使签订的采购合同在实际操作中出现漏洞。如质量约定不明确、履行地点不清晰、违约责任无判定等等。这些漏洞多出现在合同主文内容缺少或者约定不明,使用文字双方有争议等情况。交易前若无对合同进行审核,企业就要花费大量时间和金钱去处理这些风险了。

5、售后服务无保障,造成企业损失

采购交易后的工作也不容忽视,特别是售后服务。供应商将产品送至企业后,不代表整个采购交易完成,企业要确保供应商能提供完善的售后服务,如产品安装、产品退换、补发换货的时效性等。有些供应商为了在价格上赢得优势,以次充好,降低了产品的质量,若无在交易后验收并进行退换补偿,将会造成企业损失。

6、供应商考评机制不健全,采购质量难把控

采购交易完成后,如果不对其进行有效的评估,就很难为下次的采购交易提供借鉴。现在很多企业都没有建立完善的供应商考评机制,采购流程绩效评价指标模糊,对于长期质量交付好的供应商没有鼓励及表扬,对于交付表现不好的供应商也没有惩罚措施。这导致采购质量不便管理,供货产品良莠不齐,极易导致采购成本失控。

 

怎样做好采购交易前和交易后的工作?

随着中国经济步入新常态,企业之间的竞争也愈加激烈。想要在激烈的市场竞争中独占鳌头,单凭技术力量已难以取胜。要想适应新的发展形势,企业的管理方式必须要调整,供应链中的采购模式也要作出相应改变。8MSaaS SPM采购与供应商管理系统,轻松管理成千上万供应商,降低企业采购成本,保证企业供应链高效运作,层层击破企业采购痛点。

1、制定符合实际的采购计划

使用8MSaaS SPM采购管理系统,各部门可根据各自不同的费用类别来制定不同的采购计划。通过采购计划能确定需要采购的所有项目并将其链接到采购清单,以便管理采购里程碑,而且系统能与采购订单、产品库存功能相结合,不仅减少人工输入的工作量与人为错误,而且有效地避免了产品积压。除此之外,8MSaaS SPM还能根据采购计划,管理采购完成率和跟踪偏差,在整个采购计划和执行过程中提供预警,为采购人员提供了强有力的帮助。

2、实现供应商精细化管理

供应商越来越多的时候,企业就更需要一套行之有效的管理工具来管理所有供应商了。8MSaaS SPM能对供应商进行细分管理,帮助企业选择合适的供应商。此外,8MSaaS SPM支持公开招募供应商,企业可按需设置预选问卷和发布招募公告,供应商可自助注册填写预选问卷。8MSaaS SPM会根据预选问卷上每道题的预设分数自动计算每个申请人的总分,从而判定其是否通过资格预审。

3、监控招投标采购流程

8MSaaS SPM电子招投标为企业的招投标提供高效、公平和全面有力的监控。企业可按需预先设定招投标的规则,整个招投标过程系统都会严格遵循这些规则执行。另外,8MSaaS 提供有效的安全保障机制确保所有招投标过程及信息的安全,系统可通过安全代码,一次性密码,双向通信加密,基于角色的访问控制和审计跟踪等机制实现计算机和网络的安全。

4、规范采购合同条款

在传统的合同管理中,查阅和管理都非常繁琐,在8MSaaS SPM中,通过实现合同数字化转型,把关采购合同的整个规划、制定和执行的流程,实现采购中财务、结算、合同等多方位管理,从而为企业构建智能化采购管理新模式,降低采购成本,促进企业市场竞争力加强。

8MSaaS可帮助企业管理复杂采购的合同条款与交付的验收,确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。

5、记录采购订单执行过程

采购产品与服务的交付情况多变复杂,稍有不慎就容易出问题,导致无法按时交付或金钱上的损失。8MSaaS SPM提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程,记录与跟踪交付的具体进度与状态,及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。系统会实时记录采购订单的整个执行过程,所有的执行问题都可追溯缘由。

6、建立供应商奖惩机制

为了确保供货的质量,企业需要对供货商进行绩效考核,建立健全的供应商奖惩机制,通过淘汰机制寻找出最合适最优秀的供货商并与其进行长期的战略合作。8MSaaS SPM不仅能自动实时追踪客观的供应商绩效数据,还可以结合直接接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,更加灵活全面。这种基于绩效的奖惩管理可以加强企业及其供应商的承诺意识,让他们清楚地知道不遵守承诺将会面临的后果。

 

结语

当前市场竞争日趋激烈,企业要提升盈利能力,除了要做好自身业绩,还要努力降低企业成本。而在许多行业中,采购成本都占到了销售额的60%以上。如果能科学进行采购管理,控制采购成本,那么企业竞争力将得到实质性的提高。

采购是企业进行科学管理的前端,也是企业最容易出现漏洞的地方。做好采购交易前及交易后的工作,才能使采购结果达到预想目标。采用8MSaaS SPM采购管理软件,能有效帮助企业理清采购流程,加强企业制度管理,健全企业采购管理制度,提高企业采购效率,降低采购成本,监督减少企业不必要的开支,有效解决采购中遇到的各项难题。

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