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2019/11/26 14:43:38

8Manage PM:项目延期的关键因素和解决方法

随着项目管理在企业中的广泛应用,它对于企业内部效率以及经济效益的提升扮演着越来越重要的角色。有调查分析显示,使用软件辅助管理项目的企业中,项目可以顺利验收的比率是92.5%,而不使用软件管理的,项目成功率只有72.7%。保质保量按时完成项目是每个项目管理者最基本的目标,但在实际项目开展工作中,类似以下情况导致工期延时的例子比比皆是。企业应该怎样做才能使项目如期按质按量完成?

小李是某小公司的项目经理,前段时间公司在筹备一个内部项目,项目正式实施后被公司任命为项目经理。但使小李感到无奈的是:其他职能部门的经理虽然为该项目安排了时间和人手,但他们同时也忙于其他项目,而且部分经理有时需要使用同样的项目资源。

项目进度已经落后预期一个月,但还没有成型的单元完成,公司管理层对项目拖期问题很关注,同时对项目的需求也时不时有变动,小李不得不花大量时间解释存在的问题和补救计划。

由于是公司内部临时组建的团队,团队成员间并不熟悉,相互交流较少,很多时候项目的准确信息不能及时同步到团队内部,同一个问题甚至被反复询问,耽误了不少时间。

三个月后,项目仍然没有大的进展,当项目进度严重延期时,小李更是被告知要在一天内重新规划项目……

毋庸置疑,项目失控了,项目时间大大延长,但没有适当的项目管理流程和工具,经理们重复犯同样的错误,团队成员都感到筋疲力尽。最终,项目在超期半年之后,以预计费用的180%完成!

小李碰到的问题,相信很多项目经理都曾经遇到过,究其原因,主要是:

1、对项目需求把握不全面,随意增加或更改
2、对关键资源及关键依赖缺乏监管

3、团队间沟通不畅,获知的信息不对称

在项目管理过程中,最忌讳的是项目不断延期。长期延期会令项目组成员对项目丧失信心,资源成本浪费就不提了,更严重的甚至会导致项目失败。因此,做好项目管理十分必要。

 

1、当项目需求发生变更

很多时候,我们前期准备计划工作做好了,满怀信心准备按照计划来做的时候,总会有各种需求变更打断我们。

最怕的就是项目进入收尾阶段了,才提出需求要改,对于整个项目、整个项目团队成员来说,都是非常影响的严重打击。最后硬着头皮按照新的需求改了,但项目延期却不可避免了。

项目需求变更管理

解决方法:

如果在项目进行过程中要进行需求变更,需要尽量在前期提出。在项目管理的过程中,当前期的需求和计划都确定后,项目经理不能只顾着进度追踪,也要阶段性地和需求方多沟通,让他们及时反馈意见。

实在不能避免在项目实施过程中变更需求的,要建立起变更审批流程。比如在8Manage PM项目管理软件的变更管理中,团队成员有需求变更的,明确好负责人、严重性等信息,然后提交变更请求。变更请求提交给审批人进行审批,在审批通过后,负责人才能进行下一步的操作。同时,8Manage PM将会发送通知邮件给所有相关的用户。

 

2、当关键资源及关键依赖监管不力

项目开始实施后其实并不会按照原计划一一顺利进行。有时候是领导方面的原因,比如领导并不清楚具体的项目,也不知道项目的轻重缓急,优先让做别的项目,有时又催得紧导致项目质量出现差错不得不重新来过。

有时候是团队成员不清楚每个项目的具体内容与实施流程,还有就是对项目资源分配及使用情况不了解,包括人力、物力等,不能及时发现异常并处理,导致具体实施的时候问题多多,最后不得不拖延项目进度。

项目资源管理软件

解决方法:

项目实施前,既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系,也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系,以及为完成项目所要做的一些相关工作,例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

确定好关键时间节点与里程碑点。里程碑是指项目中关键的事件及关键的目标时间,是项目成功的重要因素。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

同时把控好关键节点的流程进度,关键节点要责任到人,监督好进度的执行状况。

作为项目经理,你不可能每时每刻都跟踪每位成员的活动,这时候,可以借助管理软件来实现。

8Manage PM中的“资源跟踪矩阵”和“项目资源概览”可以帮项目经理发现资源的过度分配和资源不足,及时作出反应。系统会自动根据项目计划分析关键路径,对关键路径上的活动进行标识,方便项目经理持续监控活动进度。

 

3、当团队间获知信息不对称

前期计划准备妥当,与领导沟通好了,团队成员也知道了计划,项目需求也确定不再变更了,本以为项目可以好好按照计划实施了,却没想到临时组建的团队内部出了问题!

项目团队管理工具

解决方法:

在项目管理的活动中,我们都有可能碰到尚未定义好的问题,沟通必不可少。
针对“问题”和“问题”的沟通、管理,8Manage在很多模块都内置了“问题”功能,例如:PMO、项目、活动、可交付成果、依赖等当中。问题功能不但能帮助项目团队记录和讨论,还能帮助跟进问题的解决和转化,以及问题和其它项目工作的关联。比如,项目下有讨论功能,针对项目某个主题发起讨论,项目组成员可加入讨论,讨论的内容会保存下来。系统也有即时通讯功能,沟通时可以发送文件。
在8Manage系统中,每新建一个项目,都会建一个文档库,所有文档资源统一存放,供团队成员共享。
以上就是导致项目拖延最常见的三种原因分析。当你一旦感觉项目拖延或者已经拖延,首先想想会不会是这三个方面出了问题,赶紧解决。或者做项目之前先考虑好这三个方面, 从开始就针对性的预防,让你的项目不再拖延。

8Manage项目管理软件

 现在,项目管理软件8Manage正被广泛地应用于各类项目管理工作中,尤其是它清晰的工作台展示,自动化的数据传递,智能化的数据分析,在项目管理上更显得方便、灵活、高效。人力有限不能顾及时,不妨考虑用管理软件助你一臂之力。

 


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