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2021/1/4 18:21:46

8Manage PM:项目失控的常见原因及对策

几乎所有项目在开始时看上去都比在中期或后期要简单得多。以下是导致项目失控的常见原因,通过研究它们并尽可能地将其内在化,可以较大程度地提高项目成功的概率,降低项目风险。
 
1、缺乏管理层支持

某些公司的高级管理层通常不欣赏使用现代项目管理软件和项目控制实践的好处,因此,不支持在组织中树立专门的项目控制文化。 

 

项目失控的常见原因及对策

 

在组织中缺乏管理层的支持和缺乏项目控制文化,通常会导致项目控制被三心二意地实施以及限制投资和培训。因此,管理层必须在所有员工之间建立项目控制文化,并提供所需的所有支持和鼓励。

调查结果也证明了这一点,即高层管理人员的支持对于项目成功而言比任何其他因素(例如使用正确的工具和正确的项目控制方法)都更为重要。结果表明,高层管理人员的支持对项目的成功非常重要,尤其是结果控制、成本和时间控制。

2、缺乏项目控制培训制度

这一挑战与培训质量和项目工作人员对项目控制的知识密切相关。 从业者认为,如果建设和项目管理人员比他们现在更了解项目控制的科学,那么项目控制将更加有效。这是因为他们中的许多人认为项目控制只是关于甘特图,并且不了解与挣值分析、进度分析、S曲线等有关的问题。

认真对待有效交付项目的组织不仅应该投入必要的项目控制系统和程序,还需要提供正确实施这些系统和程序所需的必要培训。对项目团队的所有成员(包括承包商)进行充分的培训,对于顺利运行和使用项目控制系统至关重要。

3、没有在项目早期阶段实施项目控制

研究还发现,现场管理人员在项目初期通常认为还有足够的时间,往往并不十分注意项目的进展和绩效。随后,这将导致急于加速完成项目,不可避免地对项目控制产生负面影响,并经常增加项目成本。 

从一开始就可以通过监视、报告和采取必要的纠正措施来缓解这种情况。这将确保潜在的项目问题尽早发现并有序而系统地加以控制。

4、劳动的低效利用和控制

研究表明,现场管理往往难以有效控制劳动力,这对项目控制过程产生了负面影响。研究得出的结论是,对资源分配及其在建设中的现金流量影响的重视程度较低。受访者透露,建设项目中的劳动力使用通常无法按计划有效地管理和利用。由于建设项目通常是劳动密集型的,如果不善于劳动力管理,往往会对工期和成本的有效控制产生不利影响。

5、过度授权

客户在其项目管理流程中设计的某些授权审批通常不利于有效的项目控制。在很多情况下,时间都花在等待可能不是项目团队成员的经理的批准上,而项目团队也无法做出战略性的决策。

一位受访者指出,在为客户执行项目时,客户的解决方案授权和计划预算的批准通常是成本和时间控制过程的瓶颈,因为这不必要地导致了延迟。虽然拥有授权是一种很好的管理实践,但是过多的使用可能会导致官僚主义和僵化,这对于有效的时间和成本控制来说并不是一个好兆头。

6、使用对抗性和非合作形式的合同

使用对抗类型的合同通常会成为项目控制过程中的瓶颈,因为它们无助于开放性和协作性,有时可能会阻止项目合作伙伴承认已犯的错误。研究表明,“严格对抗”甚至“守卫对抗”合同方式比采用伙伴方式的项目具有较低的项目成本、时间和技术性能。
 

 项目成本和时间管理


7、客户端设置中的通信问题

该研究还表明,客户组织内部的无效沟通往往会带来相互冲突的信息。客户办公室的工作人员与其现场代表之间缺乏清晰和正确的沟通,有时会导致混乱。

结果发现,有些代表传达了他们想要的信息,但没有传达合同中的信息,有时会引起争论,延误并增加客户后来提出异议的成本。客户和承包商之间通常存在高度的信息不对称性,需要解决这些问题才能确保项目成功。

由于项目控制依赖于信息和数据,因此有效沟通对于有效项目控制的重要性不可低估。为了在实践中实现有效的项目控制,重要的是要保持沟通渠道畅通,并在项目控制过程中及时将最新信息传达给相关人员。

8、阻碍客户代表

我们还发现,一些客户代表可能会妨碍他们证明自己的重要性,而这并不会造成团队合作和流畅的项目控制流程。对此,接受采访的一位高管说:

“……与客户的管理问题……是另一个问题; 我们有客户代表……他们想确保自己的职位安全,所以他们(过分热心)创造一种情况,以确保自己有一份工作。”

客户代表的这种态度并不能预示项目控制工作和项目的成功。为避免这种情况,所有项目方都必须采取非对抗和协作的方式进行有效的项目控制。

9、非事实报告

不良报告的问题是一个重大而频繁的挑战,需要处理才能使项目控制工作在实践中有效。

从进行的采访中可以明显看出,现场管理小组报告的信息并不总是真实的。造成这种情况的原因之一是,现场管理人员有时会对项目的状态不知不觉地感到乐观,或者在最坏的情况下不诚实地隐瞒真实情况,希望能够使失败的项目重回正轨,而不惊动办公室的高级员工。

因此,在项目控制中进行分析时使用的报告信息,最终会产生无法真实反映项目的结果,并且需要采取纠正措施的区域对于高级经理而言并不明显,从而使时间和成本控制无效。为了给项目控制一个更好的成功机会,重要的是报告要真实和准确。这将确保报告中的信息突出显示真实的项目成本和时间状态,并且可以采取措施使项目回到正轨。

最后的话

随着技术和项目管理软件的进步,现代项目管理工具,比如8Manage PM,具有内置的最佳实践,甚至可以自动计算完成百分比,以使人们保持诚实。

项目计划和跟踪涉及大量动态和相互关联的数据,单靠人工和Excel表格难以处理和控制。

现代项目管理软件是最有用的工具之一。8Manage PM项目管理软件通常用于项目计划、时间管理、资源分配、预算以及实际成本跟踪和变更管理等,帮助公司提高竞争力并设定目标,并使你从行业中脱颖而出。

规范项目管理流程:提供简单审批与验收机制,帮助你跟踪项目进度。项目信息实时准确,问题及确定问题的责任人更容易被发现,让你的团队保持诚实。

计划与执行实时同步:项目计划可以被追溯,用户所使用与共享的当前计划都是唯一的,从而能完全消除由多个版本的真相而造成的误解。当前的计划实时反映项目成员最新的可交付成果及其完成情况。

 8Manage PM项目管理工具


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项目团队绩效管理:协助项目管理者完成从定性的绩效考核到定量的科学管理的过渡,合理管理团队的权责,并自动检测分配到项目活动中每个资源的技能差距,以最大限度地减少不匹配的情况。

正是由于8Manage PM项目管理软件管理数据真实性及完整性的独特优势,实时和随时掌握项目真实情况并及时知道偏差,才能使项目始终保持正轨,让整个团队能更科学更安全地完成项目。要防止项目失控,不能在任一个环节放松大意,更多有效控制项目的对策,请联系我们获取吧。



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