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2021/2/18 11:22:44

8Manage:运行项目时应该跟踪的六大事项

作为项目经理,你的主要工作是领导和协调项目团队,以生产客户期望的成品。在许多项目中,尤其是大型或复杂项目,有许多人致力于实现这一共同目标。他们具有不同技能、不同个性、不同地理位置和不同动机。在任何给定时间也可能要完成几项活动,团队遇到的几个问题,以及客户需要做出的几项决策才能继续推进该项目。本文将分享项目管理过程中,项目经理应该跟踪的六大重点事项。

在运行项目,尤其是大型项目或复杂项目时,可能会出现许多项目经理无法处理的情况:

▪许多具有不同背景和动机的
▪参与者多项并发活动
▪出现的几个问题
▪需要的几个决定
▪缺乏整体组织

当项目中存在这些条件时,它们可能会导致一些问题,例如:

▪误解了项目可交付成果
▪项目进度冲突或工作差距
▪错过重要的项目可交付成果或工作
▪拖延项目问题
▪最终产品交付与客户期望不符
 

 运行项目时应该跟踪的六大事项


作为项目经理,你有责任组织得井井有条,注重细节,并协调项目的许多“活动部分”。如果你跟踪每个项目的信息,那就能够对项目可交付成果有清晰的了解,减少日程安排冲突和工作差距,更好地跟踪项目可交付成果和工作,以及快速识别并解决问题,交付满足客户期望的最终产品。

接下来,8Manage将分享在每个项目中项目经理应该跟踪的六大事项,以提供最佳结果。可能还有其他类型的信息需要分享或跟踪,这取决于正在运行的项目类型,但你至少应该跟踪以下这六大事项。

1、范围、章程或工作说明

对于你运行的每个项目,第一件需要跟踪的事是范围、章程或工作说明。该文档是你、项目经理和要求你生产成品的人(也称为请求者或客户)之间的书面协议或合同。它描述了你将为它们制造或生产的产品,一些常规参数(例如尺寸和形状),以及通常如何进行操作。包括通常负责做某事的人员,例如你的团队负责构建事物,而你的客户负责在整个项目中提供需求和各种批准。

它不应该像项目进度表那样详细,但应包括高级信息,例如总体工时表、所涉及的每个人的总体职责以及总体成本。不过,请不要陷入设计解决方案的陷阱,只捕获客户的需求。在项目的稍后部分,你应该有机会创建更详细的设计。

2、WBS、工作分解结构和项目进度表

WBS、工作分解结构和项目进度表是你同意为客户生产的商定项目可交付成果以及所需的活动和资源的层次分解。这两件事通常是相伴而生的。实际上,许多人将WBS和项目进度表看作是同一件事,但从技术上讲,它们并不相同。WBS和项目进度表应该具有相同的总体结构,但是项目进度表比WBS详细得多。

WBS是范围文档中描述的可交付成果的分层细分。如果范围文档创建正确,那么你应该能够将该文档中的高级可交付结果作为WBS的起点,从而进一步细分它们。项目进度表应包括来自WBS的可交付成果明细,以及计划的活动和生产它们所需的资源。你可以在电子表格中创建WBS和项目进度表,但建议你使用项目进度表软件来创建和管理这些内容。

3、设计文档

设计文档是一份详细的文档或一组文档,描述了你将如何为客户构建或创建成品。现在,设计的大小、细节和格式各不相同,具体取决于你制作的项目类型。它们可以是概念草图、电气原理图,可以是计算机辅助设计或CAD图,也可以是过程流程图,书面文档等。

在构建任何东西之前,请记住要让你的设计获得客户的认可,否则你可能会冒着客户改变设计的风险,并迫使你在以后花费时间和金钱进行重新构造。如果你的客户确实希望在获得批准后更改设计的某些方面,请要求他们重新批准更新的设计,以及从时间或成本的角度考虑更改对项目造成的任何影响。

4、变更请求

变更请求与范围文档、项目进度表和设计文档紧密相关。变更请求是与最初商定的项目范围、工时表和成本估算的任何偏差。你可以将变更请求视为对你的团队和客户之间形成的原始协议或合同的修订。这些更改可以包括范围更改,如时间表或截止日期的更改,或成本的更改。

这些更改可以由项目团队或你的客户提出建议,但是在你解释了对任何时间和项目成本的影响后,应由客户批准。请记住,范围、时间和成本更改可以互斥。例如,你的项目可能会有范围变更,但是可能会也可能不会因为该范围的变更而产生任何时间线或成本影响。将每个变更请求分配给某人,以获得所有权、跟踪和关闭,并在变更请求日志中捕获和跟踪每个提议的变更请求。客户对每个变更请求的批准可以是正式签署的文件,也可以是非正式的“同意”或“拒绝”类型的电子邮件。

5、问题和风险

问题和风险是可能使你的项目脱轨的任何实际或潜在问题。它们可能会令你的团队在达成协议范围时遇到问题,可能导致难以按协议时间范围交付成果,或者可能难以在协议预算范围内交付。

问题和风险彼此之间息息相关。风险仅仅是可能发生的问题。在问题和风险日志中捕获并跟踪这些项目,并在团队中的人员识别出它们后立即执行。快速处理并解决问题和风险非常重要,尤其是在高风险项目中。在日志中捕获问题或风险时,请将每个项目分配给所有者,由其负责跟踪和结束。

6、签字

签字是客户对你的项目义务已经履行的正式确认,包括你捕获并获得批准的所有请求。你需要确定你的项目需要多少正式签字,让你的客户为你在整个项目中产生的每个主要可交付物进行正式签字可能是个好主意。对于具有单个可交付成果的小型项目,你可能需要一次签字,或者对于较大的项目,你可能会有多个签字。范围文档中描述的主要可交付成果、工作分解结构中的主要可交付成果和签字之间应该具有相关性。

签字很重要,因为你应该与你的客户了解,签字后他们想要的其他任何东西都超出你与团队最初达成的协议,并且可能会花费更多的时间和更多的资金。在项目开始时就与你的客户达成协议。这样,他们将从整个项目的审批角度知道期望的结果,并且他们还将了解任何签字后的更改都将付出一定的代价。签字可以采用正式签名文档的形式,也可以采用非正式的“谢谢,看起来不错”的电子邮件形式。

 

8Manage PM项目管理软件

 

此外,现代项目管理软件8Manage PM可以帮助你跟踪这六种信息。8Manage 提供项目总概览、费用、项目阶段、资源、依赖、可交付成果、风险、变更请求、现状调查、关键指标和对比等不同概览,帮助项目经理实时跟踪项目状态,及时发现问题和跟踪解决问题的行动。

同时,8Manage 项目管理工具还提供项目汇总,文档库,提醒,订单,采购合同,变更请求等多种实时显示组件,方便项目人员快速查看各种项目信息,随时掌控项目进展情况。

最后的话

最后,如果你跟踪每个项目的这六类信息(范围、章程或工作说明书,工作分解结构和项目进度表,设计文档,变更请求,问题和风险以及签字),那么你应该与你的项目客户清楚地了解你为他们提供什么以及如何去做。当你的项目没有完成时,应该减少计划冲突和工作间隔。你应该能够更好地跟踪项目可交付成果和其他重要项目工作,更及时地发现和解决问题,并且应该能够交付更符合客户期望的最终产品。



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