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2021/10/9 14:11:40

在项目管理中,什么是可实现的?

一个项目的成功取决于很多因素,其中包括从事项目的人员、适当的项目管理人员、用于管理任务的工具以及协调项目的经理。以及其他非常重要的因素,例如资金、期限和技术设施。通常我们对项目的期望与降临在我们身上的现实不同。有时一切都会出错,这是为什么呢?

 

项目管理软件


项目需要管理

项目需要管理。统计数据清楚地表明,具有适当的素质、管理人员的知识和技能的协调人员可以大大增加项目将带来的利润,加快其实施,最重要的是,符合所采用的预算。

项目管理协会 (PMI) 表示,在项目实施过程中使用经验丰富的经理帮助的公司损失的钱少 28 倍。 PMI 将组织分为两组:使用适当工具和知识的组织和没有适当可能性或经验的组织。

对比表明,两组之间存在很大差异。 拥有项目管理方法并使用所有可能工具的公司按时完成了 88% 的项目,在设定的预算内完成了 90%,如果一项任务因某种原因失败,企业遭受的损失在整个预算的 14% 内波动。 另一方面,第二组的统计数据如下:按时完成的项目只有24%,在既定预算内完成的项目占25%,项目失败造成46%的分配资金损失。

大多数公司的现实情况是怎样的? 问题和错误发生在哪里?

首先,在一个组织中许多行动同时发生,不同单位执行的任务不止一项,而且并不总是每个单位都知道其他部门的项目人员在从事什么工作。可能是经理必须协调一项由来自不同部门的十几个人负责的工作。与此同时,这些人被委派到其他任务并同时在多个项目中工作。这种任务的分散对事业的成功有非常破坏性的影响。

另一个问题是访问每个团队成员所需的数据和信息。缺乏管理项目的工具,即使是那些最简单的工具,也会真正阻碍团队中的沟通。除非下级员工必须知道所有与项目实施相关的信息,否则上级经理或项目经理必须掌握这些知识。

对团队来说,最重要的是里程碑、预算、可用的工具和方法。各个单位之间的信息流动也非常重要。对于员工而言,明确定义和可衡量的目标也至关重要。这将使他们知道何时向谁报告已完成的任务以及截止日期。37% 的项目失败正是因为这一点——缺乏可由领导者执行的明确和可衡量的目标。

不断增长的成本

我们已经知道,许多行动最终超出了计划预算。有研究发现,在Liquid Planner所有案例中,50%都发生了这个问题。

这是由很多因素造成的。首先,最大的弱点是信息流动不畅(43.9%的受访者表明)。行动期间成本的增加也是由于对各自行动的费用评估不正确造成的。

这些错误的估计从何而来?这可能有几个原因。有时,我们只是忘记了显而易见的费用,或者我们衡量了错误的指标。例如:我们根据我们公司适用的费率来评估专家的工作,它可能比市场上的费率低得多。此外,材料、必要的技术或知识的价格会发生变化。所有这些波动都可能极大地影响我们实施的最终成本。

计划预算没有理想的解决方案,但我们始终可以在项目生命周期的每个阶段控制它。这不是很困难,通过项目管理工具可以非常有效地做到这一点。你需要做的就是创建一份预算报告并分析成本是否与假设相符。此外,还应包括永久性费用(例如团队报酬或租赁费用)。 这样,我们就有了剩余可用资金的信息,这些信息是根据到目前为止收集的信息计算出来的。

不幸的是,34% 的项目除了活动的大纲外甚至没有准备好的基础,更不用说精心策划的预算和任务计划了。

那么,方法论呢?

如何管理一个项目也很重要,但这并不能决定项目的实施和成功完成。 许多独特的任务在没有使用任何已知方法的情况下就结束了。最重要的是——这是在不超过截止日期和预算的情况下完成的。

这意味着每个项目的主要优势是人员、想法和团队合作。如果我们能在组合中添加控制、管理和清晰呈现的任务,这样,我们就有了成功的秘诀。

所以不管采用哪种项目管理方法,都需要一个协作、灵活且易于使用的项目管理工具来支持你的每一步。

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