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2021/11/12 15:19:07

采购中的欺诈风险及其缓解措施

采购对于一个组织的顺利运作至关重要。采购可使组织获得生产、运作和业务连续性所需的重要资源。与其他组织活动一样,在采购供应品和处理过剩品的过程中,存在欺诈风险。

 

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除了这些风险之外,采购经理还应该制定策略,在风险对组织造成灾难性影响之前缓解风险。随着电子采购或互联网采购的出现,风险只会加剧。在本文中,了解采购中最普遍的风险以及管理人员如何减轻其对组织的影响。

内部系统不完善

为了使采购无懈可击并防欺诈,你需要一个清晰、无懈可击的内部系统。这一系统包含透明的指挥链、检查和平衡的网络以及明确概述的审计流程。上述措施的缺乏或不足,为欺诈活动创造了空间。

为了降低这种风险,组织需要找出清晰的采购渠道和集中化的采购系统。拥有独立的审计师也有助于评估采购程序的合规性。

网络安全风险

随着大量采购从实体转移到虚拟,网络攻击者带来的风险是真实存在的。存储在组织数据库中的投标信息可能会被黑客获取,然后黑客利用这些细节来干扰采购,使一些投标者受益。此外,黑客可能破坏整个采购过程,导致采购延迟和运营停滞。

为了减少采购过程中受到网络攻击的风险,组织应该投资防黑客的电子采购系统。为投标提供数据备份也是个让黑客远离的好策略。投资真正的安全软件和防火墙也将阻止黑客。

利益冲突

供应商和采购经理之间的利益冲突对采购构成了真正的威胁。在存在冲突的地方,受到不公平待遇的可能性不容忽视。真正的采购是在合适的时间、用合适的价格购买合适的产品。由于利益冲突,这很难实现。

采购经理应停止与供应商进行不正当的交易。应该声明潜在的冲突。此外,采购过程应由多个级别的决策者做出,而不是由一个人或一个办公室做出。

用技术改善风险管理

具有孤立数据的繁琐流程增加了公司对采购欺诈的脆弱性。现代技术的进步可帮助组织以传统方法无法实现的方式管理风险。

投资8Manage SRM这类先进采购管理软件,可以进行欺诈风险评估、开放信息并共享有关供应商、采购、发票等的数据,从而提高采购流程的透明度并降低欺诈风险。

系统清晰和自动化的采购功能、来自批准和首选供应商的有限目录以及完整交易信息,使潜在的欺诈者很难提交虚假发票或隐瞒腐败。此外,每笔交易都有完整的审计跟踪和完整记录的批准流程,可以增强你的保护,同时更容易将非法行为扼杀在萌芽状态。

8Manage系统还支持管理整个企业的开支,因此你可以放心,你对支出的可见性将使你随时了解任何危险信号。



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