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2021/12/30 18:38:23

如何管理长期的项目任务

有一些项目管理任务是长期的,或者以一种不符合每日或每周节奏的方式反复出现。这些项目管理任务过程中可能包括以下:

 

项目管理工具

 

利益相关者参与及沟通

作为沟通计划的一部分,你可能需要向更广泛的利益相关者提供更新。这可能包括发送给最终用户和受项目影响的部门的相关更新,以及向安全团队、合规团队和监管机构提供演示。

这里的最终目标是在整个项目生命周期中定期地进行社交更新,征求反馈,并管理关键涉众群体的期望,以便在项目接近完成时减少冲突和不受众的意外。

风险管理任务

风险管理是一个由项目经理驱动的循环任务,但它最终需要与项目团队、项目涉众、项目问题专家和项目发起人进行协作性沟通。

你应该定期与你的团队确定风险并将其划分优先级,促进风险响应计划的创建,并与风险所有者一起跟踪风险概率和影响。

发票

随着项目的进展,你将希望保持财务管理的组织性。这意味着理解你的供应商付款条件和相应地汇款。如果你是在一个客户服务组织,这也意味着要根据你的参与模式积极主动地为你的客户开发票。

如果这是基于里程碑的账单,了解这些里程碑在你的项目时间表中的位置。如果是时间和材料方面的问题,一定要核对和预测每月的发票金额。

创建变更请求和驱动审批

尽管监控范围的变化被列为日常项目管理任务,但现实情况是,有时会出现更大的范围变化和其他业务机会。

这些事情很可能不会在一天之内得到批准。它们都围绕着这样一个问题:我们是应该现在就做这件事,还是应该把它作为下一阶段的一部分?

这听起来可能更像是客户经理或业务开发主管的工作,但这是数字项目经理如何传递价值的关键部分——利用我们与项目工作的接近程度,以及我们为更战略性决策提供建议所建立的信任。

项目收尾任务

最后,还有一个项目收尾的过程。这也是一种思维模式的转变,从监督工作的执行,到衡量影响,总结经验教训,并展望未来。这些项目任务通常包括以下:

1.最后一次对账

在某些情况下,你将被要求报告你的项目在现实中与预期相比的表现如何,所以要提前进行。对预算进行最后的核对,并发送最终发票。确保你有自己的项目报表来讨论事情偏离轨道的地方,以及对范围、时间线和预算的计划更改。

2.组织项目回顾

有了最终的项目数据,你可能想要与你的项目团队和关键涉众一起进行项目回顾。在公开和保密的情况下提供获得反馈和见解的方法,利用这些信息来吸取教训。

3.获取经验教训

项目在最后交付后,应谈论什么做得好,什么可以做得更好是非常重要的,但如果这些经验教训没有被写在某处并付诸实践,对任何人来说都是没有用的。一定要记录所吸取的教训和改进未来项目的行动计划,并将其归档到其他项目经理可以利用这些见解的地方。

4.归档项目

当时机成熟时,你将对项目进行归档。这意味着收集所有的资产和可交付成果,将它们放在你可能使用的任何归档系统中,并整理不再需要使用的工具和环境。

最后的话

成功的项目代表了可以为公司建立竞争优势和提高利润,能与对手公司拉开距离。对于长期项目的管理关键不仅仅是选择正确的方式,而且是以一种熟练的方式去执行该方法。如若在项目计划和执行期间,利用合适的现代项目管理工具配合去管理团队也是个很好的主意,能让项目过程中达到事半功倍。

采用像8Manage PM这类自动化项目管理工具,可以为你在项目过程中提供最佳的工作流程,并且能最大限度地提高每个项目的投资回报率。该工具能为你提供各方面的实用功能:

○ 项目活动的计划及成本预算的审批

○ 追踪项目进度、问题、变更及影响

○ 可交成果的计划、质量及交付管理

○ 问题与风险自动跟踪与上报

○ 收款、发票管理、客户满意度及续约管理

作为项目经理的你,需要精确的管理项目团队所需的一切,也需要从项目管理中不断吸取经验,才能更好的为公司带来更多效益。



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