[转帖]BPM项目的前奏曲(一)

许多企业都认识到，通过业务流程管理系统（Business Process Management System，BPMS）对企业内的信息流进行编制和管理是具有战略性价值的。BPMS能够为企业带来流程优化、实时度量、敏捷企业等好处。但是，如何选择率先实施BPM的流程则是一个比较头痛的问题。

本文将列举一些成功实施BPM的流程案例。这些BPM项目分布于不同的行业，都实现了流程的最大化改进。所给出的流程都代表了一个大类，企业可以在自己公司内部找出相对应的流程，并参考本文给出的解决方案来实现这些流程的BPM。

1.为成功而准备

BPMS是实现流程的系统性改进的一种工具，它通过技术支持多个流程参与者的重复活动，实现业务目标。这些适应性的流程软件的定义、创建、实施和管理都是流程改进过程中必不可少的步骤。

在BPMS开发过程中，应该考虑其收益问题：

·成本效率：最低的总拥有成本是多少？

·有效性：这个解决方案完整吗？可行吗？企业规模增大时，BPMS能够适应吗？

·周期时间：流程开发生命周期的开发阶段、配置阶段和维护阶段大致所需的时间。

理想的候选流程是那些法律（如Sarbanes-Oxley法规、HIPAA）要求的流程、客户抱怨的流程，或是企业绩效记分卡上显示需要改进的流程。这些流程实施BPMS后，不仅能带来很多实实在在的收益，还有很多“软”收益也将自然而然地产生。

2.高风险的财务流程

这类流程很容易分辨出来。它们是直接影响到公司财务报表的流程。这类流程的高风险使它们成为BPM的首选对象。

我们以企业登记收入的流程为例。该流程要求：

·一份法定的合同

·交付和接收商品或服务

·对合同商品进行支付

·对交易进行正确的会计处理

这些信息通常都处于几个不同的系统中。合同信息可能保存在合同管理系统或CRM系统中；发货信息则保存在库存系统中；而会计处理通常在ERP系统中进行。收入登记流程得从各个系统中收集这些信息，根据这些信息判断收入是否可以入账。

而且这种判断可能是主观的。销售经理可能希望收入能够直接入账，而财务经理则不希望入账，因为该客户的信用不佳，可能会坏账。企业也可能有自己的审批等级，金额较高的交易将受到更严格的审查。主观的判断是需要的，必须将交易传送给具有相应审批权限的审批者。由于意外情况或欺诈情况而产生的错误或疏忽，可能会导致程序的废止。

财务活动可能要经过监管方（如证券交易委员会）的审查。对于会对财务结果造成较大影响的高风险交易，企业应该实施最强的自动化控制，以降低受到监管方查询或调查的风险。

使用BPMS工具来管理高风险交易时，将建立一个完善的财务控制流程，这样单个流程参与者的错误或疏忽就无法导致流程的废止。从各个系统收集信息的过程是自动化的。第一线审查者的工作效率将得到提高；他们不再需要手工收集信息。交易进入总账时的错误率将降低，因为流程将自动生成交易。流程将交易传送到不同等级的审批者，并创建相应的审计记录，从而保证交易得到可靠的评估。

3.手工密集型、重复性流程

BPMS能够大幅改进手工密集型、重复性流程。这些流程通常比较简单，但又十分重要，因为它们通常涉及到将原始数据输入系统中。根据这些流程工作量的不同，可能有一个专门的部门负责执行这些流程中的任务，他们的工作时间可能是较多的。

抵押银行通常必须从律师、投资者或抵押承受人处收集传真。这些传真收集过来后，要经过扫描、编号，然后传送到相应部门。不可避免的，一些传真（上面还有手写文字）必须输入到系统中。

实施BPM后，抵押银行通常使用这样的流程来管理传真：

·传真软件将传真图像放入一个目录中，流程将自动检测到这些图像，并启动一个实例；

·传真图像分配到流程实例中，由职员进行编号；

·然后传真图像自动存储到内容管理系统，并传送到相应的工作队列。程序对传真图像所在目录进行评估后，就能自动确定传送路径。

通过这个整合的流程，抵押银行能够获得以下好处：

·处理传真所需的人员减少了；

·传真的错误传送减少了；

·能够处理大量的传真；

·用纸量减少了。