[原创]日程管理的最佳实践

有过日程管理软件或CRM使用经验的人，很清楚如何进行自己的日常活动安排及管理，或是帮助别人安排日常工作等等。我们经常会根据事情时间、事情的优先级、重要程度来安排我们的日程；并且我们已经习惯于于计算机或现代数码设备一起生活和工作。 

我们或许会选择一个日程管理软件（例如：Microsoft Outlook的Calendar 模块、 CRM软件的Calendar 模块,），一个数码设备（我们的手机、PDA或Pocket PC）来计划我们的日常工作，设置提醒时间。我们会在美妙音乐的提示中开始我们有条不紊的工作。

关于日程的计划, 提醒, 执行等等帮助我们有效的安排和利用了时间，提高了我们的工作效率。 可是我们是不是经常也会有下面的苦恼呢？
1.  我们按时去做了我们计划的任务，可是往往任务做的很不理想？比如：公司安排一个新入职不久的服务人员进行上门服务，有经验的服务人员可能4个小时就应该完成的事情，他却做了8个小时，该如何处理呢？ 我们可能首要想到的问题，就是经验不足，可是如何快速提高他们的专业性呢？
2.  公司的知识无法有效的共享？ 比如：还是上面的那个案例， 公司该如何将服务经验实现共享呢？ 如何将老员工的销售经验、服务经验、甚至是商务经验该如何共享呢？ 
3.  销售会议上经常讨论一个非常类型的问题，比如： 如何跟客户通电话？什么时间打？ 客户若没有接，我们该咋办？。。。

对于这样的问题，我们该如何处理呢？  可能有人会说这个问题很简单，实现知识库管理吗？！！！ 不，你只是回答了一半。 我们常见的知识库是如何做的呢？在公司内部的文件服务器上建立n个文件夹和子文件夹， 不同的问题放在不同的目录中。 或是采用一些KM的管理软件将我们知识放在一些目录中，供我们去学习和使用。 试问有多少比例的人浏览了我们建立的知识库？   又有多少人员正在理解和领会知识的内容？

讲到这里有人会问了，现状是这样子的？ 可是该如何做呢？
在我们的日常工作中应用这些知识！看看下面是如何做的吧！

2003年秋，某国际知名软件公司北京分公司应用CRM软件时，希望将工作经验形成知识实现共享。前期我给建议了知识库总结并共享的方案，哪位员工需要进去查就行了。可是他们需要在日常工作中能给员工一些指导？ 比如他们要去给航空航天的客户，做自己产品的演示。 都要演示什么内容？ 要问客户什么问题？ 演示的时间安排是什么样子的？

总结此客户的需求，查阅我们公司内部的知识库。经过多天的查找，终于查到我们有一个澳洲的客户有类似需求的应用。日常活动管理中的知识库应用方案如下：

1. 建立工作知识模板
建立一个和活动管理管理的活动知识模板。在此模板包括中活动目标、 了解的问题、客户的问题及目标、活动子内容安排，需准备物件列表等等。

2. 在工作安排中应用知识模板
当我们计划一个活动后，可选择合适的模板应用到这个活动上。应用后我们可以按照此模板内容进行此活动的执行。或者将此模板打印出来作为活动执行中的指导。清晰我们要如何问什么问题？我们活动内容是什么？我们在完成活动后，完成此活动结果的记录。

流程归纳为： 活动计划 -> 活动知识模板的应用 －> 活动准备 -> 活动执行 -> 活动监督 -> 活动分析 。

此方案已提出，立刻得到了此客户的认可。直到今天一直使用着并为我们做着口头的宣传。这两年此方案受到其他很多客户的欢迎，并帮助他们有效的实现了经验的积累、应用和提炼。提高了他们的工作效率， 从一定程度上也帮助他们实现了核心竞争力的积累。

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