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2013/9/16 11:59:40

[原创]怎样实施预算管理模块更容易获得客户认可?#隔壁老王说ERP#

作者:金蝶软件,王晨光。欢迎转载,请注明出处

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有两年的时间没有参与ERP的交付项目了,日前,到一个实施接近尾声的客户处走了走,发现了一些问题,谈谈自己的看法。

这个项目需要实施交付的功能范围比较大,包括供应链、财务、人力资源、OA等多个子系统。经过近一年的时间,在客户总部及10个左右的分子公司中先后上线。总体来说,客户是满意的,唯独对于预算管理这个模块,客户表示怀疑,认为“没能体现管理价值”,这个模块“实施的没有意义”。

在现场,我们看到客户的应用情况:(1)根据自己的业务逻辑,客户设计了从产品、产能、销售、库存、采购、成本、费用,一直到财务成果预算等几十种不同的预算模版,包括总部、下属分子公司、各职能部门所适用的预算方式。(2)在年初,客户从下属公司、职能部门等各级责任中心开始,编制了涵盖上述各方面的“全面预算”,并按照业务特点分解到了每个月。(3)在日常的业务执行过程中,对各责任部门的费用加以控制,超出预算的费用,要么拒绝执行,要么追加预算。(4)每个月度完毕,预算管理部门根据实际执行情况,分析并发布《预算执行情况表》,要求各责任单位根据数据、对偏差发现原因、寻找改进办法。

看上去,预算管理系统已经“上线”了,但是,客户就是觉得“没能体现管理价值”、这个模块“实施的没有意义”。这到底是为什么呢?

经过与客户的管理人员进一步沟通,老王认为原因有三个方面:(1)最直接的原因,对于各级管理人员,这个预算系统只是在年初编制所谓的“全面预算”的时候才使用,平时,只是在费用申请(报销)“超出额度”时、或者月末收到《预算执行情况表》时,才会间接使用它提供的数据。所以,对于一个“一年才用一次”的系统,有多少人能发现它的价值和意义呢?(2)最重要的原因,是软件系统、系统中产生的数据并没有真正与客户的管理实践相结合。客户的各级管理者在每月、每周的例行会议中,并没有真正按照年度预算任务(或者当月的分解任务)推进工作,有了软件系统的“预算表”,仍然只是“预算表”,并没有成为管理者的工作任务、工作责任清单。(3)更为尴尬的是,管理者们感觉自己落入了一个进退两难的尴尬境地。如前所述,预算系统的实施并没有能推进管理者更好地执行自己的任务。反而,如果管理者要做出组织变革、短期目标调整等举措时,却要受到预算系统的限制。所以说,管理者们感觉自己落入了“推进无力、改善受限”的尴尬境地。

无论用不用软件,企业中最常见的“预算场景”是这样的:(1)年末年初,大家为了下一年的考核指标而编制预算,预算编完了,指标定下来了,也就放一边了。(2)为了统一标准、集中控制公司各个部门的日常费用而编制预算,既然不能超标,自然每个部门都会争取在当期用足额度。(3)月末月初,各下属公司、各直属部门为了统筹调度资金而编制预算,也称资金计划,上级单位会按照预算(计划)拨付资金。无论有多少部门、多少人参与,无论精确到多小的额度、多明细的科目,这都不是全面预算。无论用多么先进的工具、方法实现它,都未必能够带给客户更多的“价值”与“意义”。

所以,在实施预算管理系统的时候,我们需要注意如下几点:

1)实施的重点应该与企业管理者的目标、期望相一致。企业为什么要上预算管理系统?企业管理者希望预算管理系统在哪些方面帮助到自己?无论是复杂的“全面预算”、“经营统筹”,还是简单的“考核指标测算”、“资金调度计划”、“费用控制额度”,都应该以管理者的目标、期望为准。要知道企业管理者“想要什么”,而不是交付者“擅长给什么”。

2)应用中尽量安排一些使用周期短、频次高的场景。例如月度预算、周(月、旬,甚至是日)资金计划等等。如果是管理者天天都需要使用的系统功能,依赖程度高,适应了之后的满意度就会高。小品里说的“电视剧演员,演技好不好再说,先混个脸熟”也是有一定道理的。

3)想方设法将预算系统的应用与企业管理实践融合在一起。例如,帮助企业建设一套制度与方法,让预算成为企业每个月(周)的经营调度会上的一项常规议题。包括但不限于:对上一周期的预算执行情况进行回顾;对预算执行中发现的问题分析、解决、问责;会议现场落实下一周期的预算数字,这可能需要与会者在会议前的周密准备,效果比会后安排助理、内勤去编写预算要好的多,因为它可以当场协调、当场明确任务与责任。

4)注意将权责发生制的预算与收付实现制的预算区分开来,否则在执行中会给管理者、系统使用者带来困惑和麻烦。

5)注意将用于绩效考核的预算指标与用于实际资源调度的预算指标区分开来,否则无法建立预算的权威性。

6)注意区分不同层级的“可控成本”与“不可控成本”,它直接影响各级管理者对预算的态度——认真负责还是一声苦笑。

7)力求简洁。方便、有效就是最好,模型的复杂度、全面性是手段而不是目标,也就是说,建立复杂、全面的模型是为了解决那些非此不可的问题,如果有简单、简洁的手段取代它,就坚决取代。



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评论

值得学习

发布者 陶玉净
2013/9/17 10:50:20


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