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2018/7/26 15:47:04

[原创]电子签名在K2中的应用

全球越来越多的企业开始使用电子签名(即eSignatures),在减少碳排放的同时简化业务流程,提高文档安全性,便于记录保存,并降低企业成本。在美国法律下,电子签名具备等同于手写签名的法律效力。

 

什么是电子签名?

简单来说,电子签名主要应用于电子文件或文档传输中,它具备与手写签名同等的法律效力。重要的一点是,电子签名需要让人能够识别出签署者的身份,一旦签名即表明签署者认可所签署的文档内容。

使用电子签名最明显的好处是无需打印出文档,签名、扫描后再返还。 毫无疑问这节省了大量时间,资金和纸张。并且电子签名还具有合规性,审计,跟踪和安全性等优点。电子签名适用于有文档需要一个或多个签名的业务场景。一些典型的用例包括:

  • HR文件,如雇佣合同和员工入职文档
  • 商业文件,如保密协议和买卖合约
  • 房地产文件,如租赁协议、买卖合约

电子签名适用于许多K2应用程序,例如用K2工作流进行员工入职流程管理,系统会自动生成雇佣合同文件,将其发送给新入职员工进行电子签名,等签署完成后系统会通知您进行余下的流程( 例如创建IT帐户等)。

 

 

如何在K2中使用电子签名?

首先,您需要选择一家电子签名供应商并创建一个帐户。市场上的两大领先电子签名技术分别来自DocuSign和Adobe Sign,但网络搜索一下会发现更多选择。每个供应商都有不同的产品特性,但它们的核心都是能够将文档发送给一个或多个收件人,等待他们以电子方式签署完文档后再返回给您。大多数供应商会自动归档已签名的文档,以便日后进行检索,并提供审计跟踪,让您可以查看文档的动态。另外您要看供应商是否能够将文档嵌入网页表单(例如K2 smartforms)进行签名。

一旦您选择了一家供应商,您需要将其与K2集成。这就和打开K2 Management中的一个功能(例如DocuSign)一样简单,也可能涉及与供应商API集成的一些更复杂的工作。

 

现在,您已经选择了一家电子签名供应商,并与K2进行了集成,那如何将电子签名整合到您的K2解决方案中?

获取文档电子签名的基本过程是:

1.选择一个或多个要签名的文档。 这些文档可以来自您的文档管理系统,本地文件系统或云

2.选择一个或多个收件人签署文档

3.发送要签名的文件

4.等待文档签名

5.接收并存储签名文件

6.继续您的业务流程

您可以通过使用K2工作流,SmartObjects和SmartForms将此文档签名过程与业务流程相结合,构建解决方案。

 

作者:

K2全球解决方案架构师

Andrew Blinco



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