刚才翻帖子,找到了一个讨论:如何组建一个独立的部门?

1,组建独立核算的部门需要给部门经理多大的权力?

2,新建的独立部门如何处理原先部门和业务交叉?

       而我就刚刚完成了一次上述过程,真实地实践了这两个阶段,但是我从来没有想过对这个过程进行总结,看来还有点失误,考虑到自己非咨询业的专业人士,不敢贸然在那里讨论,因此回到自己的地盘上回忆一下,希望各位帮我进行理论描述,并指导。

      起因:公司一度取消了金融业务部,因为没有销售额,人员流失过快,去年一直由一个副总兼任。但是由于没有团队独立负责,反而变成三不管地带。去年我是政府业务部的经理,而当年有一个政府大单延迟了,为了完成部门任务,我染指了金融,与竞争对手火拼了一个订单,超额完成了公司的任务。
      基础:这个项目的巨大成功,让公司更加明确,金融行业是一个巨大的市场增长点,也让公司下定决心,必须要成立一个独立的部门,并认为现在也有了将该部门独立出来的基础。
      竞聘:金融业务部的经理走的是公开竞聘的程序,去竞聘的有原兼职副总,原金融行业产品经理,一个其他部门的经理,还有研发的一个什么人。
    我原来是政府业务部的经理,并专注于政府行业有8年,而且这8年一直在这家公司工作。当时,公司发出竞聘通知,我很生气,根本没有想去投简历,我记得当时我在海南参加税务会议,突然得到通知,也不知怎地,哭的稀里哗啦的,觉得很委屈吧,归类一下,主要有2个方面的原因:
1)公司实际上的金融业务都在我部门,而且都是我去投标入围的,如果成立金融业务部,势必要交出我部门的金融项目,非常舍不得。
2)公司的这个决定并没有跟我商量。我原以为成立的金融业务和政府业务合并,业务范围受到损失。
     因此,一开始,我并没有打算去投金融经理的简历。结果老总派人找我谈了3次,让我去应聘金融业务部经理的职位,并说要有不同部门的任职经历的经理,才有上升的机会,难以抗拒之下,我没有完全想好就投降了。
   组建:部门经理选好后,要开始选人,这个公司交给我了。
   这时的金融行业一穷二白,只有一个大项目,大家都知道五子棋,一个子没法蹦跶。
    因此,我希望选有经验的拓展型的人,我可不希望在这个阶段都去培养新人。想到我花在政府业务团队2年培训的心血,我决定要回我的部门,尤其是原来部门的管理委员会成员(原来,我成立了部门管委会),一个是我的技术搭档,有经验和责任心;一个是我的销售拓展先锋,还有2个是我刚从技术队伍里挑出来培养出来专门维护项目的销售。困难是:由于我要去别的部门,我原来的职位空缺了,他们有一个升职的机会。
    既然是部门管委会,我们为此事一共召开了2次大型讨论会,通过分别动员做工作和互做工作,最终大家达成共识,决定再一起拼一次。
   从此,我的新部门的核心班子搭建起来了。
   团队很重要,一个人再能干也只能是一个人,现在我不是一个人在战斗了,而是一个团队。
  时机:我觉得公司选的时机很好,1月1日前,完成组织结构的调整,1月4日完成竞聘,然后就上岗了。这样一年度正好完成,不会影响当年度的业绩,也可以趁春节前进行年拜,一般这个时候很少会有项目,客户都在年终总结。
  权力:公司给我的权力是自己挑选成员,给他们定级,人员分工。制定年度销售目标值,行动方案,行动计划,人员编制,培训,费用预算,60%的绩效考核。并对这些指标进行内部宣讲,然后跟公司进行核定。核定后,在这些范围内,公司对我是完全放权的,我向公司进行周报,月报,季度考核。
  原先的部门:原先的部门经理也是竞聘上岗的,是另一个有点夕阳行业的部门经理。说实话,我觉得他并不能胜任,但是我又不能身兼两职,有什么办法呢?开始我有意向留给我原来的手下,后来想到好兵要带着打江山,因此舍不得了。结果将原来的销售助理留给了新的经理,我觉得新经理也非常希望用他自己熟悉的人,这是我觉得他不明智的地方。
  交接:其实,我觉得最简单的就是交接项目。没有交不出去的,只有看你愿不愿意交接。平时,我们的管理有几张表比较重要。
  月度销售预测表:这张表上有所有发货客户的产品,名称,项目档案,单价,型号,1-12个月的滚动预测。
  销售情况完成表:这张表是给领导看的,上面有客户,项目,每个季度销售额预测,每个季度实际销售完成情况。
   ERP和OA:上面有这个客户有史以来所有的销售记录,项目档案,回款,发票开具,退换货等资料,发货地址,开票信息,联系人等。
   每月销售财务报表:财务提供的每月部门所有销售收入,成本,应收等重要财务指标。
   费用报表:每月财务提供部门费用,主要是日常费用。
   客服部:有占据部门80%销售额的20%重大客户的各种动态档案。
   销售主要交接的是销售关系,和一些销售机会。如果交接的人很诚心,职业操守好的话,交接本身并没有什么难题。我用春节前一个月的时间对重大项目进行了当面交接,并连续2个月帮助对交接后的项目进行销售预测,并随时解答问题。因此,我个人觉得交接很顺利。
  
   业务交叉:业务交叉问题这么多年一直都存在,你把杠杠画的太死不现实,据我观察,领导一般同情弱者,如果哪个部门没有完成任务,他就会偏向,不是很规矩。但是大的方面还是按客户划分,就是采购方是属于什么行业,就分给哪个部门。
   
 
 
编辑 | 阅读全文(433) | 回复(7),穆穆 发表于 2008-3-26 16:25
        现在我有点知道我为什么经常处于生气、焦虑之中,而且特别容易失眠了。士兵突击里有过一句话:生活就是一个问题接着一个问题。所以,好消息一定不会天天出现,而问题却每天都不会少,日常大部分的工作就是在处理问题,简单的,手下就可以处理,等堆到你面前的,一定就是困难的、复杂的和不容易处理的问题。
      想想,我有时候也挺可怜的,被那些繁杂的事情搞得寝食不安,压得我喘不过气,夜里失眠……
     而且,事情有的时候就像你想的一样:当你为这件事情的结果感到高兴的时候,也许有一天你也会为这样的结果去擦屁股。 昨天,我们部门目前最大的项目出现了危机(仅用3个月就完成了业内最大的一个订单)。也是因为这个大蛋糕,它被很多人惦记上了,于是一直有很多不同利益的人在运作,当各处的力量一起发生作用的时候,事情就会象谁也想不到的方向发展,也可能是各种利益的一个平衡点。而对于利益最大受益者的我们,必然会受到损失,等待别人来瓜分蛋糕。
      现在就是这样一个现状,我们需要挽救我们的项目。
    
一、针对目前项目的危机问题,我们特成立专案小组
1、组长:WY
2、组员:我和WXL;
3、外协:第三方
 
二、危机事件
1、升级版产品的顺利发行。
2、各地库存老产品是否需要回收升级处理的协调。
3、项目关系的破冰。

三、危机处置方案;
 
1、升级的新产品:还没有合法“身份证”,获得合法身份过程被人阻拦;产品说明书和包装确认总是无法通过,受阻。
——寻求相关人的帮助,尽量协调。
——处理项目中的负面关系,是否需要花费。
——做好产品内功,充分测试,备货准备。
 
2、各地库存问题的处理
——各地库存原因分析:各地今年定了较高的任务,但是目前看来完成情况不好。分析可能原因有:认为各将推广不力的原因归咎于流程复杂造成的,总部因此将快速推行新产品,解决部分流程问题,但归根结底是为了完成全年任务。但是就我们分析其实原因有多种:首先产品发行过程中的申请审批流程就过于复杂,需要2次完成(见广东论坛帖子);没有快捷的客户端程序,客户使用不便;还有就是各地为了花掉去年底的费用多买,或促销失败,与计划有差异;有可能没有开展活动方案;同其他客户相比,宣传没有亮点。
 
——库存可能引起的问题:新产品对库存的影响;竞争对手利用我们无法处理各地库存,伺机引起我们与总部和各地的矛盾与冲突;批量退回老产品引起恐慌和其他未知的不良影响;来回折腾,各地承担的压力(多订货被领导批评,没有借口)和费用(没有出处,费用都很紧张)。
 
——我们的选择:
1)老产品退回升级。如果退回涉及到收费和免费。
  • 免费(回避方案):客户很满意,服务延伸。公司不会同意,成本太高,流程复杂,可能不予考虑。
  • 收费(第二方案):可能的成本至少5元(货退回公司运费0.2元;外壳1元;扒开外壳,电路板损伤,10%计算;更新产品成本1元;重检及包装盒损坏1元;运回0.2;其他未知成本1元)
2)不退回。(最佳方案
  • 好处:为各地解围;省钱;省事;有可能我们的产品消耗3个月让竞争对手再等待3个月,鼓起的销售热情受阻。
  • 缺点:需要3个月去消耗库存,想办法为各地消耗库存成为主要工作,要跟各地达成默契;有可能被别有用心的人利用;有可能新的客户定竞争对手的。如果总部有人一再拖我们新产品的发行,会激化我们与各地的矛盾。
  • 正当理由:一次性铺开新产品可能会带来风险,有流程不清晰或者生产准备的失误造成的;有来自客户其他竞争对手对此事持怀疑态,是否存在安全隐患?
          而,各地库存数量的不一致,就会陆续在3个月内开始订购新产品,正好相当于完成试点和推广的过程。比较稳妥。
 

四、执行方案
1、重点处理核心问题:新产品、关系和老产品库存的问题。
2、周一WY去总部开始以上三个方面的问题。
3、WXL需要争取取得技术人员的支持,要求陆续完成新产品推广,预防风险。
4、正面理由:强调目前导致购买需求没有上来的其他原因。并说明我们愿意请咨询公司帮助其完善业务流程;并调研收集其他竞争对手的流程供其参考;加大各地产品推广宣传;加大各种媒体上对该类产品的宣传。
5、总协调:我

五、修复提升,预防危机的再次发生
我们的目标是:修复关系,预防此类事件再次发生,请各位做好自己的工作,并及时通报情况。

我目前想的是这些,可是写下来还是觉得很乱,各位高手给提提意见,如何处理危机,有那些关键点?
     
编辑 | 阅读全文(305) | 回复(3),穆穆 发表于 2008-3-22 15:16
        部门与部门之间的协作一直是相互借力,共同发展的重要方式。
        金融业务部成立以来,一直注重部门之间的协作与沟通。
      记得我刚竞聘上任的时候,老总找我谈话,算是一道考题:知道怎样争取公司资源吗?我说:如果我需要的资源,我会一直去争取,不断地说明情况,直到争取到资源,并在之后证明自己的判断的正确性,达到良性循环。
     老总很生气地打断我说,你要通过沟通来达到协调资源的目的,而不是争吵,此外,平时多注意跟同级部门沟通你们的价值观,目标计划等,以求志同道合,让别人愉快地接受,并共同达成目标任务。
      其实老总并是想问我问题,而是想批评我一下。回顾一下过去在政府业务部做经理,凡是我要求的资源,如果遇到阻力,我就反复去争,并告诉手下不要相信任何人,一定自己去落实,甚至不惜吵架,一追到底,不惜一切代价达到目的,搞的别人很害怕,表现的太强势了。
        虽然,一直以来我把资源调配的很好,很多成功的案例证明,我的判断总是异常正确的。但是,我觉得我还是存在一定问题,现在回想原因,主要是当时觉得:我们跟其他部门的年初目标就不一致(我们对自己一向要求特别高),目标不一致怎么能有共同的行动计划,他们很难理解我们的需求,因此资源配制上一直被我们催着赶。主要我把自己看得太重要了,非常自信,呵呵。
      这次被批评后,很反省自己,以后要多注意。至少心平气和,感同身受,然后再志同道合。

      本着这个目的,我们在年初跟市场部和产品部分别开了一个友好的沟通交流会,交流他们的第一季度的目标计划和全年费用安排,看我们是否可以搭乘顺风车。效果初步见效。今天我们在一起协作本年度第一个跨部门的事务:一起去北海参加金融行业的协会会议,各不同部门本着不同目的进行分工配合。
     1、产品宣传和品牌宣传,策划与组织由市场部负责。
     2、关系建立与目标调研表完成由业务区负责。
     3、演讲与技术答疑由产品部完成。
     4、统一服装,会议内容安排由市场部负责。
     费用市场部负责,看来部门协作的好,至少可以节约本部门费用。乐哉!就跟各个公司去发改委等地申请什么研发经费或补助一样。
    强烈赞同协作精神,部门内、外部;客户;竞争对手的多多益善。不过跟竞争对手协作的时候有垄断嫌疑,要注意保密,哈哈。
编辑 | 阅读全文(71) | 回复(0),穆穆 发表于 2008-3-11 19:26
        这几天,部门的大部分人都在各地出差,发生了不少有趣的事情。
        华东组:组长178美女+192帅哥 ,是公司最高的女孩和最高的男孩
        这个小组是年轻创新效率和执行力较高的小组。他们这周的路线是宁波-杭州-上海-苏州-南京-合肥,今晚9:00到北京。
       优点:每日出差小结汇总写的是最详细的,出差目标执行最好,而且收集的情报比较多。'
       缺点:激情时间短,遇到挫折容易泄气。
       反映:客户评价最高。
        表扬:华东区的客户几乎没有欠款,而且计划性很好。
        遗憾:觉得这么富裕的片区,怎么量就比不上华南呢,客户的潜力没有充分发挥出来。

       华南组:组长技术支持5年转销售帅哥男+研发美女2年转技术支持,是部门最老实的一对搭档。
       这个小组问题较多。他们这周的路线是:江西(解决货物问题)-湖北-湖南-广州-深圳-福州-厦门,但是由于新的项目分给了新人,这对人在周四就被我给叫回来了,广东之后的路线没有执行完毕。
       优点:华南区是执行力最好的小组,让干什么就干什么,绝不打折扣。因此华南的销售额是全国的1/3。
       缺点:出了问题解决能力比较弱。
       好笑:他们出去竟然吵了一架。因为研发小MM,总是很磨叽,搞得很直率的5年小帅有点受不了了。
       无奈:培养了一年,还未出师。

       华北组及其他:组长是技术支持转销售已经5年了+技术支持1年新人,此组长是整个JH项目的负责人。因此,情况了解最清楚,是制定整个计划和统筹安排的团队。
      优点:责任心最强。
      缺点:因为觉得自己懂,很少请教,结果由于2人都是技术背景,考虑问题有不全面。执行效果一般。
      表扬:敬业
      遗憾:觉得本应该发挥的更好,但却没有华东组灵活劲。

     华北组针对各个地方反映的困难写了一封鼓舞士气的邮件:
“全国性的大项目,百万套的发货量,目标上亿的销售额,期间的风风雨雨,兵来将挡,火来水淹,发现问题并不可怕,重要的是我们有解决问题的态度和能力,不管前面是地雷阵还是万丈深渊,只要我们心中有克服和战胜的信念,跨越和征服的翅膀就能坚强起飞,起飞?金融业务团队怎能说不!”
  华东组回复:
哇塞~~~我喜欢啊~~~激情男
  华南组由于被调回来负责标书撰写,再次在这上面回复:
各位兄弟姐妹!
    下周一(3.10)1:30--5:00,我们讨论YZ和GD标书的初稿,欢迎各位莅临指导,尤其是有经验的大哥大(例如WXL)、大姐大(例如ZLL)必须参加帮忙啊,呵呵:)
   华北组继续回复:
现在不用大哥大了,都用P800了。大姐大也不用了,用iPhone了。

      呵呵!周五,这些家伙终于都快回来了,话语也轻快许多。

      
编辑 | 阅读全文(94) | 回复(0),穆穆 发表于 2008-3-7 18:11
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