系统分析员的八项修炼(一)
在信息化建设中，系统分析员处于一种非常重要和特殊的地位，一方面，他承担着顶层设计的任务，另外一方面又是用户与程序工作者的桥梁。可以毫不夸张地说，一个系统的成功与否99%取决于系统分析员的工作。
信息化建设要求系统分析员应该做到技术和经济的统一。一个信息系统往往十分复杂，既要满足用户的当前需求，又要考虑相当一段时间的可扩充性，既要考虑技术上的因素，又要考虑经济上的因素，既要考虑技术上的可行性，又要兼顾技术上的先进性。因此，对任何一个系统来说，要做出好的系统分析和设计都不是很容易的，要求系统分析员必须具有系统科学的观点，并运用系统科学的方法和技术，站在全局的角度看问题，做到高屋见瓴，运筹帷幄；同时，又要善于将复杂问题进行分解，找出其内部联系，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，做到提纲挈领，纲举目张。
建设一个大型信息系统，要经过需求分析、可行性分析、初步设计、详细设计等阶段工作之后，才能进入到系统开发阶段。系统分析员在信息系统建设中是重要的组织者和技术带头人。
系统分析员的知识结构对系统分析员本身的影响是很大的，从程序员中产生的系统分析员，其坚实的编程功底、丰富的经验是今后做系统分析的基础。从行业应用中产生的系统分析员，其对业务的熟悉程度也是系统分析的宝贵财富。但无论怎么样，合理的知识结构，语言能力、文字表达能力、技术的全面性等是对系统分析员的基本要求。那么一个好的系统分析员应该怎样提高自己的能力呢？
下面我们从八个方面来谈系统分析员能力提高的方向。
一、关于访谈和沟通
访谈是开展系统分析的第一步，很难想象你没有同用户进行深入的沟通，你设计的系统会满足用户的需求。因此，在与用户访谈之前要做好充分的准备，包括确定访谈的主题；列出所要涉及的访谈要点；对相关问题按轻重缓急进行分类，在此基础上制定访谈计划；选好访谈对象、掌握信息的人、或是有决定权的人、或是有影响力的人；与被访者进行预约，告知访谈的目的、持续时间、地点和你的联系方法。
访谈能体现出系统分析员的艺术，甚至会影响到用户对系统的信心。要始终对被访者充满尊重和善意，做到不卑不亢，随机应变。访谈中要主动、及时地分析对方给出的信息以调整提问方向；还有就是要能够根据谈话方的性格、心情，甚至对方的谈话口气来选择合适的方式和语句。
访谈时通常应再次说明访谈的目的，接下去便按预先指定的计划进行访谈，并对对方的发言做好记录，及时对不清楚的地方或需要详细说明的地方进行复述，访谈结束时最好作一个简要的综述，以确保没有遗漏或误解。访谈结束后应及时撰写访谈报告，其中要分清哪些是对方的语录，哪些是自己的理解，随后让被访者确认访谈报告，根据交叉确认来做一些适当的补充和说明。
沟通也是系统分析员的主要工作之一，也能体现出高度的技巧性，除了与用户沟通之外，还需要与项目组的成员进行沟通，因此应该针对不同的对象，采用不同的沟通方式。有效的沟通必须是能够帮助双方真正发现问题和寻求解决思路的过程，因此系统分析员在沟通的时候切忌只浮于表面，而应该有计划地针对关键问题采取“打破沙锅问到底”的策略。如系统分析员经常会问用户：“你们为什么会有这个需求？”而很多用户会回答说：“因为我们必须这样。”或者是“这是领导定的，我也没有办法。”
有些系统分析员在听到用户这样的答复后，便停止提问了，但问题是如果这是一个非常关键的问题，那么你就应该针对这个问题继续问下去，如：“为什么非这样不可呢？如果不这样将会出现什么情况呢？你们为什么不能？如果你们能这样做了，将会怎样？”从而更好地帮助双方寻找解决问题的思路。
二、全局观念和系统思考
全局观念是系统分析员必须具备的观念。如果系统分析员在分析问题时太注重细节，往往会陷入在某个问题上纠缠不清的泥潭。
系统分析员在分析系统时面临的矛盾是很多的，除了经验之外，总会遇到各种各样的问题。要善于抓住主要矛盾，忽略次要矛盾。系统分析员在分析问题的时候可以采用ABC工作法，即最重要的部分分为A类，次要的为B类，最次的为C类，ABC的分类满足二八原则，A类问题应该占20%,B类和C类的问题占80%。系统分析员的主要精力放在A类问题的处理和分析。只有这样，系统分析员才不会陷入细节当中。
系统分析员在进行思考的时候要注意方法论的应用，对于比较熟悉的系统，可以采用“自上而下”的分析方法，对于那些陌生的系统可以采用“自下而上”，然后逐步求精，这样反复迭代，不断优化系统的设计。
系统分析员在注重全局观念的同时，应该关注细节。“蝴蝶效应”是很多人都知道的，从科学的角度来看，“蝴蝶效应”反映了混沌运动的一个重要特征：系统的长期行为对初始条件的敏感依赖性。在信息系统的建设中不少这样的例子，一个局部的漏洞经过一段时间会造成整个系统的崩溃。西方流传的一首民谣对此作形象的说明。这首民谣说：
丢失一个钉子，坏了一只蹄铁；
坏了一只蹄铁，折了一匹战马；
折了一匹战马，伤了一位骑士；
伤了一位骑士，输了一场战斗；
输了一场战斗，亡了一个帝国。
马蹄铁上一个钉子是否会丢失，本是初始条件的十分微小的变化，但其“长期”效应却是一个帝国存与亡的根本差别。信息系统的建设中也存在大量的所谓“蝴蝶效应”。
三、成功主持有效的会议
系统分析员往往要召开很多会议，有正式的，非正式的。会议是一种有效的沟通途径，它可以促进信息的流通，同时可以更好地利用集体的智慧来为问题寻求解决方案和做出决定。
如果系统分析员作为会议主持人，应积极采取主动倾听的态度，不要过早表态和发表意见，营造一个适合与会者充分发挥和自由表达的氛围，同时要善于以提问的方式诱导发言人把隐藏的信息明确表达出来，而在一些重要观点和结论被指出后，及时复述发言者的思想，以引起听众的重视。最后还要善于综合不同观点，形成多方都认同的有效结论。
系统分析员要避免无用会议，切实提高会议效率；掌握各类会议主持方法，运用脑力激荡解决问题；了解主持会议的优缺点，有的放矢地进行改进；明确会议主持的职责，利用相关技巧成功主持会议。
通常，成功的会议必须具备以下三个要点：主题（Topic）、目标（Objective）和计划（Plan），简称TOP。会议要有明确的目的、主题、计划以及持续时间，作为会议的主持者，须注意平衡与会者的发言时间，如发言离题时应及时将其拉回到主题上来，还应在适当的时候做一些阶段性的复述和小结，提示会议主题；会议结束时总结会议要点并明确会议的后续工作。会议结束后，应及时整理好会议纪要（包括会议主题和目标、与会人员、所作的决定、下次会议的要点等），并将整理好的纪要及时抄送给相关人员。
四、提高文字表达能力
作为一个系统分析员，其文字的表达能力也是非常重要的。
系统分析员要求写的文档应该是非常多的，除了技术上的文档之外，还涉及到大量的非技术文档，比如用户调查的原始记录，项目的备忘录，项目进展报告等等。那么要怎么样才能使文档既规范又不罗嗦呢？
书面交流的目的不仅是传达信息，而且也是培训、鼓动、让人记住、使人产生行动的有效工具，因此，对于一个专业的系统分析员来说，熟练掌握专业文档（报告、讲稿）的编写技巧将是一项核心修炼。
报告的写作通常可以分为陈述事实，评议分析和提出建议三部分。报告写作过程中需要注意的是：1.文章精简：尽量压缩报告正文部分，以保证读者耐心地读完它；报告正文前可以插入一段摘要，以便读者能够快速阅读报告内容；过程文档和参考文献可以放在附录中以备读者查阅。2.结构清晰：语句要简短；内容要有良好的组织结构，段落标题要能反映出段落的内容；重要观点要辅以例证和图表。3.逻辑性强：重分析、重建议、重结论，轻就事论事的陈述。
幻灯片的制作：每张幻灯片原则上只表达一个重要观点，尽量以短句的方式记录要让他人接受的观点。而在表达方式上则要注意的是：字体要大，以便远处的人能看得见；交替使用文字和图表，以方便阅读；幻灯片上只写关键字，将观点和论据留作口头表达使用。
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