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如何让会议更高效

AMT咨询观点

要做到会议组织有效率，最重要的就是需要对不同的会议进行分类，明确各种会议之间的逻辑关系、会议时间和参与人。那么如何进行会议分类呢？从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理会议类型。一个企业，决策的思考和决定存在规律性。根据对许多企业实践的总结，主要有三类决策：时间触发型决策、流程触发型决策、事件触发型决策。

时间触发型的决策，举例来说，CEO每年或者每半年就要对当年战略执行效果进行评估，销售总监每月都需检查销售计划的达成情况，这样的决策形成固定周期的管理例会。

流程触发型的决策相对来说比较复杂，不同的企业，流程的特点也会有所不同。部分行业，例如服装行业，业务呈现出季节性的特点，此类的决策也有季节周期性。一般来说，企业的日常决策都有战略层和业务运营层两个方面。战略一般从公司财年的中期开始，此时CEO和管理团队聚在一起开会，明确阐述公司的战略愿景，并重新调整战略规划，确定公司及各部门预算，对员工进行年度绩效评估。业务运营方面，市场、产品研发和开发、采购、生产、销售等环节通常是常年需要做的。除了日常决策，企业还会启动若干大大小小的项目，项目立项审批、关键里程碑以及项目验收也需要高层介入进行决策。因此，可以把流程触发型的决策分成三类：战略管理流程上的决策、业务运作流程上的决策、项目管理流程上的决策。这些决策引出了战略会议、业务运作会议、项目管理会议这三类会议。

事件触发型决策是指当企业各业务负责人发现问题需要紧急进行决策，需要召集相关人员开会。在公共关系领域，有时某个新产品出现问题或者媒体披露某件有不良影响的事件，这时需要开会讨论用何种策略进行危机公关。

对于每一类决策，确定各类会议的先后逻辑和时间安排。值得注意的是，会议的时间有时会出现冲突，需要协调，这时，要优先安排高层（CEO/cfo target=_blank class=link_tag>CFO及其他高管）的时间。会议的安排还会受到节假日等因素的影响，需要对时间进行调整。

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