关于回单时间的思考

    昨日跟着一班公司领导到公司RDC仓库开会，讨论的是有关于销售回单的问题。运输到货的签收回单是物流部门日常跟进工作的重要内容之一，之所以重要不只是可以通过签收回单了解货物货物运输具体到货情况，更重要是签收的结果将直接影响到财务部门的各项结算工作（比如跟经销商、KA结算货品费用；跟运输商结算运输费用等）。回单时间越长，财务结算时间也越长，滞压的货款也就越多，将影响到公司资金的流动性。公司资金的流动性的好坏又将影响公司的经营状况。

在流动资金这点上，不仅是生产、销售企业，物流公司的体会也是相当深刻。目前许多物流公司之所以最终经营不下去，其中一个重要原因就是跟所服务企业结算时间拉得太长而导致资金断档无法继续经营下去，部分企业还不得不将艰难才开发出的业务转让出去以争取资金回笼的时间（目前一般企业是当月结上月费用，部分企业会结一月压一个月，而有些大企业条件就更加苛刻，有的三月一付，还要根据线路不同再收取金额不一的押金，变相利用了供应商的资金做为周转）。

回单的跟进并不复杂，却有一些技巧或要点需要注意。一般情况下，运输商将货物遇到相关客户手中，拿到签收单（或者验收单）随车返回，有直接给回到发货单位的也有月底集中后再给到发货单位的。虽然长途运输在途时间会更长但却不一定是最难控制的。一般企业最难管理的都是对KA大卖场的配送，其中也包括回单的问题。KA在跟销售企业的交易过程中多数处于相对强势的地位，造成很多销售企业被迫接受一些不合理的东西。配送大卖场配送时间严格限制，到场后等待时间长，拒收情况多，而且部分退货并不能第一时间带回（有些退货其实是过往大卖场在存储过程或售卖过程损失，跟到货并没有直接关系。甚至作为销售企业连退货的货物状态都没法看到做进行确认。这就给部分退货的确认和订单回单也造成了一部分困难）。

在回单问题上沟通其实至关重要，RDC目前存在的回单问题跟没有做好沟通是有一定关系的。回单跟进工作所沟通的对象需要包括：大卖场、经销商、物流服务商等。跟卖场的沟通过程中虽然企业处于劣势，但必要的沟通对于提高回单速度还是有所帮助的，其中也包括拿回退货，减少退货损失（退货如果只是外包装破损，或者个别产品破损，及时拿回进行重新包装或处理，部分还是可以重新利用，但如果时间放长了则取回的退货就没什么意义，还会增加退换货的运费）；及时沟通对确认退货所对应的产品品类和订单号码也会有所帮助（因为卖场部分退货是不定时的，所以及时沟通对订单管理会有所帮助），如果无法尽快取得具体的收货信息，财务就很难对帐开票影响结算时间。跟物流服务商的沟通，企业会略处于强势地位，而沟通的重点应该是服务标准的制定，对回单时间的考核将有助于提高回单的效率。由于部分物流服务商是将订单集中后在月底再统一交回给企业，这样虽然管理简单但存在三个问题：1、集中回单，留给财务部门对帐结帐的时间就少了2、如果回单单据不齐全再追单时间就更不允许3、确认退回产品实际数量，部分异地运输退回的货物只会放在当地集中再退回发货单位，所以回单将影响退货的确认。

而解决这些并不困难，目前多数物流服务企业为了迎合发运单位需要，通常会采取这样的方法：长途运输的签收后用EMS将单据先行寄回（该邮寄费用物流服务企业会计入运费给到司机，EMS袋也是事先填好，避免司机填错单位地址，避免错寄），或先发传真签收单据。短途的配送运输则基本采取一周一送，或者先行传真的方式。这样发货单位的客服部门能更好监控货物到达情况，财务部门能分批对帐，对发生的异常及时加以跟进，传真件也成为核对签收回单（原件）情况的一个依据，可以在较短时间内核对出保存过程中丢失的单据，方便采取补救的措施。另外定期的业务回顾，对加强物流服务商的服务意识或是与密切大卖场合作关系也会有所帮助。