[原创]发电企业采购管理模式和组织架构的搭建

发电企业采购管理模式和组织架构的搭建

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传统采购管理模式的弊端

    传统发电企业采购管理贯穿的管理思路是基于部门的管理，其管理层次首先是部门，然后是部门对应的工作范围和具体工作。在传统的采购管理流程中通常会出现采购管理、供应商管理、质量验收管理、库存管理由一个职能部门承担的现象，这样会造成缺乏必要的权利制衡和控制机制；同时在这种模式下，物资部（公司）担负着维系发电生产所需的设备材料供给的重任，为保证物资的正常供应必然会加大采购量,这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。

同时在传统采购管理模式里另一个问题就是采购业务信息在企业共享程度弱，通过电话、传真处理的采购业务信息和供应商信息基本上由每个采购人员自己掌握，信息在企业内共享程度和业务可追溯性弱，造成监控困难或者很高的监管成本。有些企业甚至设置两个采购组织一起进行相同的采购工作。同时采购任务的执行效果和真实性在相当程度上取决于个人，一旦采购人员的岗位发生变动对业务的操作影响大。

 

以职责为核心的采购管理模式

    通过以上分析可以看出信息不畅和采购流程不合理是发电企业传统采购管理存在的两个主要问题，解决这两个问题必须应用新的采购模式——基于职责的采购流程管理，同时依赖于强有力的技术手段——电子采购。

    在现代企业采购模式中采购流程是公司采购管理的核心，合理的采购流程需要有相应的组织结构来支撑，这种组织结构应是扁平化层次结构。企业组织架构搭建需要考虑企业采购的集中化和中心化及采购组织与其他组织的关系，它主要解决采购信息如何传递和批复等问题。另一个方面需要考虑企业内部采购的职责划分，来解决采购分工协作和制衡问题。

    在企业内部采购职责划分中一般应遵循申请人、采购人、付款人、收货人分开的原则。任何部门或个人不得兼管上述两项职责，特殊情况须请财务总监或总经理或流程控制部门批准，并且需要定期检查风险是否在可接受的范围。这种设计原则是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到相应人员中，最好将同一职责进行组合成一个工作组或业务部门。

    在企业组织架构中，采购部门（物资部）作为与供应商交互、对供应商作出承诺的唯一窗口，它是连接公司客户和供应商的纽带，其他各个部门不能进行对外采购活动，应把各部门的采购需求汇总到采购部门完成购买活动，也就是采购组织集中化和中心化。

在完成以上两个方面的工作后，通过电子采购系统可以将企业采购组织架构和人员职责权限进行固化，同时可以实现采购信息在企业内部、外部供应商之间的快速传递和共享，解决信息不通畅问题。

 

组织流程在优化中固化

    应用以上的管理模式，我们建议在晨砻采购网电子采购系统的基础上，建立以职责为核心的采购流程，搭建起适合企业采购发展的组织架构。

    工作职责对应人员提出采购请求、采购申请/各部门使用者采购申请批复/各部门主管汇总/提出采购计划/计划发放计划采购交易：询价/招投标询价管理/招投标处理/供应商管理采购、纪检检验入库验收、质量检验质检、库存通知财务付款付款/发票财务、采购通过对职责的划分，各下属电厂采购活动能够规范有序地进行操作，在电子采购系统中可以设定各使用部门物资需求必须经过采购申请和批复，采购申请通过汇总制定总的采购计划，采购员按照拟订的方式进行采购等操作来对采购工作流程进行控制，同时细化采购活动的日常管理，加大对采购业务的管理幅度，杜绝非授权采购活动。

    在采购业务处理过程中，纪检监察、质检人员（不仅指采购部门领导）若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题得到解决为止。

 

 

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