[原创]召开项目会议心得总结

    无论是在咨询项目还是软件实施项目中，沟通都是贯穿始终的。我个人认为，相对于软件项目产出看得见、摸得着、比较实在而言，在咨询这种产出相对较“虚”的项目中，沟通显得尤为重要。

项目中有各种形式、各种场合的沟通，包括电话、书面、一对一面谈……单单在会议这个情境下的就不胜枚举，而这也是非常重要的环节，关系着许多工作的成败。《完美咨询》提到人际关系技巧包括用语言表达观点的能力、倾听的能力、支持帮助的能力、有理有据地反驳的能力以及维持基本关系的能力，这些能力在会议这种场合中都能体现，另外，我还想加上察言观色以及借助身体语言来表达的能力。

项目会议有哪些呢？从项目阶段划分，可以分为调研访谈会议、方案讨论或确认会议、项目峰会（即给高层汇报）；从交互的性质来分，可以分为客户阐述为主、顾问阐述为主、双方阐述等，还可以从其它维度划分。

除了考虑会议的性质、形式外，我觉得在准备会议以及在主持会议的过程中，考虑你要达到的目的或者说你要的结果是重中之重，也就是以终为始。

 

一、如何选择适当的参会方、参会人数

一般来说，参会方、参会人数越多，场面越难控制，原则上要尽量避免。具体情况分以下几种：

n         一般选择与议题相关的部门领导、骨干员工，甚至供应商、合作伙伴等外部客户。

n         如果预计议题的确认有困难，需要上级领导出面，或该议题需要上级领导确认，则邀请领导参加，例如在推行销售标准化管理制度的时候遇到来自一线人员或中层管理人员的阻力，此时需要总监或老总级领导参与。

n         有些议题与某些人员无直接关系，但是该人员在事件执行过程中有可能扮演协调或参谋的角色，则不能忽视该人员的想法，例如总经理秘书，虽然有些在IT系统中流转的审批流程不会经过他，但是纸质审批文件在此人处，他会判断事情处理的优先次序或提出相关建议，并且地位比较特殊，这些状况都会或多或少地影响流程的处理，所以在前期讨论的过程中需要征询该角色人员的意见，否则有可能造成抵抗情绪。

n         议题涉及到众多部门，需要多方同时确认，但参会人员对议题持有完全相左的想法，甚至会上可能产生冲突，或者参会人员性格强硬或喜欢挑刺，预计难以协调达到预期目的，则不能安排此类人员同时参会，宜采用逐个击破的方式。

n         议题涉及到众多部门，需要多方同时确认，而且时间紧迫或人员协调困难，不允许分组进行，这个时候就不可避免组织多人会议了。

n         如果该议题的会议按事情进展召开，必须保证每次参会的人员了解前期会议的结果（最好是同一人），如果该部门领导未能参加，必须保证参会人员了解领导的想法并在会后向领导传达。

 

二、如果你要客户认同你的观点

要达到这一目的，必须在会前考虑客户可能会提出的异议，针对异议有两种可能的解决方式，一种是直接提出自己的想法，另一种则是婉转地提出，表面上没有直接反驳，而是利用问题或者事实把客户引导到你希望的方向上，让客户自己说出你要的答案，这种方式是比较难的，很有挑战。

 

三、如果客户提出要求

首先判断客户的要求是否合理，这里要根据项目情况分别考虑各种因素：项目范围、项目进度、对于项目推进的意义、业务可行性、实现难度、实现时间长短等等。然后与客户沟通，如果能判断结果是明确的，则告诉客户；如果结果不明确或者结果明确但表达时机不合适，可以提出需要会后进一步讨论确定再给予答复。

 

四、如果你要面对可能难以控制的多人讨论场面

n         如果可以，安排发言顺序，避免同一时间多人发言

n         适当时候予以阶段性总结，避免参会人员在同一问题上过多纠缠

n         如果出现多人同时发言，适当时候予以打断

n         最为关键的是顾问对议题有准确的判断，否则上述方法用处不大

 

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