协同软件，馅饼还是陷阱

 

认清概念是前提

 

在实际工作中，许多人对协同软件即爱又怕。爱的喜欢协同软件的应用理念和功能，怕的是担心协同软件的应用价值能否达到预期。这一态度主要来源于对协同软件的认识比较模糊，这也是目前许多用户面对协同软件时所存在的普遍现状。面对协同软件，如果不认识清楚其概念，可能会错过协同软件最佳选择时机，甚至可能会掉入“协同”陷阱。

 

那么什么是协同，什么是协同软件？协同在汉语字典里的定义很简单，即：互相配合。望文生义，协同软件就是互相配合的软件。例如说：财务管理中，会计的“记帐、算帐、编制报表”，这一系列工作可以由一个人完成，支持这些工作的软件就很难说是协同软件。同样是财务管理，一个借款经历“申请、批准、审核、支付”等多个过程，这几个过程又可能涉及不同部门和不同人员，要用计算机来支持这一系列工作，协同软件是最佳选择。

 

从上我们可以看出，协同软件是：辅助多人多组织共同完成事务的管理软件。协同软件常见的功能包括了：公文与档案管理、个人与资产日程管理、信息门户、知识管理、信息采集与应用集成、流程管理、即时消息、电子邮件等等，这些功能可以应用在行政办公、财务管理、项目管理、人事管理、客户管理、物流管理、产品数据管理等方方面面。协同软件有自己的功能与应用价值，不能与ERP、CRM等软件混淆。并不是使用了ERP、CRM等软件就不能使用协同软件，同时协同软件也替代不了ERP、CRM等软件。不了解协同软件的功能与应用价值，就会对是否该实施协同软件有困惑，甚至会怀疑：“我们已经上了ERP、CRM，还需要什么协同吗？”

 

为避免对协同软件的困惑，信息化工作者应该认真阅读一些有关协同软件的理论和应用资料，结合自己单位的实际需求，再考虑本单位是否应该实施协同软件、该实施哪款协同软件。只有了解协同软件的功能与应用，对照自己所在单位的管理需求，才能够知道自己单位对协同软件的需求现状。没有对协同软件进行必要了解，对协同软件一味地拒绝和不假思索的接纳都是错误的。

 

 

 

避免悲观与冒进

 

目前，协同软件呈现产销两旺的势头，甚至被媒体称之为“井喷”现象，表明协同软件被用户和厂商普遍认可。据预测，未来三年内协同软件需求增长率将超过ERP，成为用户管理软件的首选。对协同软件的观望甚至悲观的心态，可能会使具备潜在需求的单位，错过协同软件的最佳实施时期，从而错失一个信息化的美味“馅饼”，影响本单位的信息化建设和管理工作改进。所以，对协同软件持乐观态度，积极去接纳这一新的管理软件，这种心态本身值得肯定。但如果未加辨别一味“吹捧”协同软件，可能会影响新生的协同软件产业健康发展。

 

现实工作中，有些人不加思考地对协同软件一味吹捧，对协同软件的发展客观上起到了一些积极作用，但也要防范这种态度所带来的负面影响，更要避免误认为协同软件“包打天下”的情况出现。事实上，协同软件的核心思想是“协作”，与ERP软件关注“计划”、CRM软件着重“关系”的管理思想有着本质的不同，并不能实现ERP、CRM的所有应用功能。但随着管理软件的发展，各种管理思想都会在同一软件中有所体现，例如协同软件可以实现客户管理功能，也可以实现一些生产制造的功能，但这些功能并不能体现完整意义上的“关系”管理和“计划”管理。因此我们在选择协同软件时应该注意，不能盲目冒进，误认为只要应用协同软件了，就解决了信息化管理的一切问题。盲目冒进的结果，不仅不能吃好协同软件这个美味“馅饼”，甚至是可能掉入“陷阱”！

 

 

 

协同软件，适用的才是最好的

 

协同软件以其实施成功率高、投资回报期短等特点，倍受用户青睐。据调查数据显示：巨大的市场前景，吸引了中国近500名商家投身协同软件，其中复旦协达等以工作流应用为主的产品，和点击科技等以即时消息应用为主的产品，是中国协同软件市场的两大主流力量。面对迅速兴起的协同软件市场，IBM、Oracle、Microsoft等国际厂商也耗费大量人力物力投身其中。

 

面对国内外众多的协同软件产品，用户在选择协同软件时，应该从自身的需求出发，选择自己适用的软件。在了解各个软件的功能与特点时，不能仅仅听凭厂商业务员粗浅介绍，应该多听听专业机构与媒体的评价，当然，最为重要的是在产品与需求之间，要找到契合点。

 

目前，各个厂商提供的协同软件产品在管理思想和应用功能上各不一致。例如复旦协达的协同办公、协同商务、协同政务等应用，是以自主研发的中国首套SOA协同软件ctoP为基础的平台化软件，可以灵活地实现基于协同管理思想的多种管理功能，体现人员、组织、系统之间三个层面的协同应用。另外，市面上也有许多协同软件各具优点，有的在视频与语音通话方面比较强，有的在ERP相关的应用上体现比较好，还有的在实现CRM的关系应用上有优势。

 

    作为新兴的协同软件，虽然各个产品在基本理念与应用功能上有许多类似之处，但目前在国内外都未建立起统一的理论基础和应用标准。因此，用户在选择协同软件时，广泛参考权威机构与媒体发布的资料，认清各个协同软件产品的价值与特点，才能找到自己适用的协同软件产品。 

 

 

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