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2019/1/28 16:36:14

铸造行业营销专家杜忠:开好部门例会的“三板斧”

目前,大多数铸造企业的市场部人数都不多,却往往被赋予了林林总总一大堆职能,为了高效迅速地完成这些“项目”和“任务”,开好部门会议至关重要。问题是:

1、  有数的几个“虾兵蟹将”有必要一本正经的开会吗?

2、  怎么才能让部门会议开的有效率、有质量呢?

首先要回答的是有没有必要的问题。答案非常肯定:有必要!无论平时部门成员之

间的交流是如何的“亲密无间”,作为市场部负责人,你都有必要定期召开例会、专题会等。

“没有规矩,不成方圆”,即使是“一主一辅”的两人团队,定期召开部门会议也会使部门工作的节奏感加强、凝聚力增强、沟通更顺畅、感情更融洽、战斗力更强。

    其次要说的是部门会议的质量和效率问题。为了让部门会议不占用太多时间,又能充分沟通和达到会议的目的,采用如下“三板斧”式的部门会议组织方法,将事半功倍:

明确主题

部门负责人必须在开会前就定好会议主题和组织方式:

1)本次会议主题是什么?

2)采用哪种沟通方式?

3)需要哪些人参加?

4)选在什么时间和地点?等等。

最好在会议开始前一定时间先将会议主题通知相关人,让其充分了解和做些准备。总之,良好的会议主题设定和策划组织是部门会议成功的基本保证。

确定议程

市场部负责人还应在会议前确定好会议的议程,以避免“跑题”,造成时间浪费,甚至“节外生枝”。一般组织者需要确定:

1)需要讨论哪些议题?如何安排次序?

2)要安排哪些事项,可能会有哪些障碍?

3)要重点抓住哪些“关键人”,如何及时引导讨论方向,控制议程节奏?等等

会议“跑题”是非常容易出现的情况,策划和控制好会议议程是保证部门会议高效、高品质的“法宝”。

总结升华

会议总结是部门会议的重头戏。一方面,要根据讨论情况,提炼出如下要点:

(1)       项目责任人、工作要点、完成时间等

(2)       将讨论达成一致的成果做总结和确认

另一方面,需要安排人做好会议纪要。

最后,“麻雀虽小,五脏俱全”——不要以为“兵少”就不需要鼓舞士气,做“思想政治”工作,尤其是对市场部这种主要靠成就感来激励的部门,一个好“政委”是保证部门工作长治久安的“秘诀”。部门会议进行中、尤其在总结时,千万不要忘了肯定、鼓励和表扬,还要恰如其分的强调当前工作的重要意义、从宏观上展现美好蓝图等等。



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