IT项目建设过程中的变更索赔因素分析

IT项目建设过程中的变更与索赔因素分析

 

胡云峰

 

对于大型的管理信息系统开发项目来说，由于项目涉及的因素多而且复杂，从技术路线到生产管理、从组织保障到设备设施配置、从计划制订到人际关系协调，每一个环节都离不开客观的内部外部环境以及异常活跃的人的因素。在签定系统开发合同时，要将各种因素都考虑齐全是不可能的；另外，在合同执行过程中，也不可能一切都事事如愿，事先制订的计划或作出的各种承诺很可能由于各种原因而无法兑现，这样，发生合同变更和索赔的事件就成为理所当然的。问题的关键是，发生变更索赔事件的频率、变更索赔对项目进程造成的影响，以及如何处理好合同的变更和索赔、将它们的影响减小到最低的程度，这是项目执行过程中的一个方面的问题。笔者认为，主要的问题表现在如下几个方面：

一、承包商能力的优势无法发挥

在项目的招标阶段，业主由于比较注重投标单位某个方面的特长，在权衡其它各方面的因素之后决定将合同授予该单位，但是在具体执行过程中，由于环境因素改变或者企业决策层意见不统一，后来不得不放弃承包商最初提出的技术路线或管理思路，使得承包商在他们擅长的技术领域无法充分施展他们的能力，以三峡工程管理系统为例，我们选择加拿大公司主要是由于他们的管理经验和大型系统的开发运行经验，但在进行系统总体设计的时候，明知别人的管理方法先进，却不敢下决心大胆采用，虽然由此发生的变更并没有引起合同费用的变化，但承包商的能力优势得不到应有的发挥，这在很大程度上折扣了系统本应具有的先进性。

二、业主对有关的原则问题临时作出重大改变

三峡工程管理系统是一个项目管理系统，是直接为项目管理服务，它和一般的事务处理系统或办公自动化系统是有区别的。但曾经有一个阶段，业主内部有一部分人，受外界一些宣传的影响，希望在系统中增加办公自动化的内容，比如，在文档管理子系统中增加对文件实体的管理功能，在设计管理子系统中增加计算机辅助设计（CAD）的功能，这些想法听起来是非常有道理的，很容易引起一部分人的共鸣，并且的确干扰过系统的设计开发进程，如果采纳了这些意见，这个系统将会变成一个不伦不类的东西，不但会造成合同的重大变更，而且会显著增加系统设计开发的工作量。幸运的是，由于有关领导及时作出正确的决策，避免了可能由此造成的巨大风险。

三、业主素质以及用户配合的积极性

商业合同中一般都有条款明确规定，业主如果不能按照合同规定的要求兑现承诺，包括不能向承包商按时提供工作环境、不能对承包商提交的的意见作出及时的答复等，由此造成的一切后果应该由业主负责。从严格执行合同的角度，业主对此应该予以高度的重视，这是造成承包商索赔的一个主要方面。以三峡工程管理系统建设为例，承包商在完成企业管理现状调查的基础上，向业主提交了三个管理模型的建议方案，按照规定业主应该在提交该方案一个月以内作出答复，但是，由于管理模型的决策是一项十分重大的事件，业主过了三个月还不能最后确定，严重影响了系统总体设计的时间进程。另外，有的子系统用户意见反馈的速度和质量也是影响系统开发进程的一个重要环节，如果承包商在这些方面提出索赔，从道理上是完全讲得过去的。

四、承包商发生成本和进度控制危机

一般地说，软件开发的承包商是比较重视成本和进度管理的，这直接关系到项目的效益和自身的信誉。但由于业主在项目谈判时可能压价较大，承包商为了得到项目可能作出较大的让步，这种情况在国内的承包商中经常出现，发生成本控制危机。让步的结果可能首先是无法保证项目的进度，进而是无法保证质量，形成一个十分被动的恶性循环。在这样的情况下，业主要么考虑增加投资，要么考虑减少合同工作量，或者向承包商反索赔，不管是哪种情况，其实都是业主所不愿意看到的。在三峡工程管理系统建设工程中，这种情况或多或少都出现了，应该说是一个比较普遍的问题。

五、合同条款规定不明确

由于合同条款不明确造成合同变更也是一个比较常见的风险。三峡工程管理系统的坝区及公共设施管理子系统就是一个例子。合同最初并没有规定采用MAPINFO作为该子系统的一个平台，甚至没有提到对坝区设施的管理问题，但随着系统开发的进程，需要增加这个部分，而且选择了作为GIS平台的MAPINFO作为第三方软件，这次变更对整个系统开发来说增加了不少的工作量。最后的结果是，直到整个系统进行最终验收测试的时候，该子系统也只是搭起了一个框架，并没有开发完成，更谈不上测试和验收了。

 

一个成熟的采购行为应该将变更和索赔因素减少到最低的程度，但是由于管理的粗放性和实施的随意性，国内的许多IT系统建设在很多方面都是一本糊涂帐。合同执行过程中的变更和索赔反面的问题还远不只这些，需要我们在今后的实践中加以总结、积累、学习和提高。

 

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