不要让会议成为组织效率的温床

一些企业经常在开大量的会议，中高层管理人员每周大量的时间都泡在会议中，经常是一问某人就说在开会，没有时间，显得多么忙碌和敬业似的。这种现象正常吗？

 

这里首先需要讨论的不应该是会议的效率(Efficient) 和效果(Effective)问题，而是为什么要开这些会议的问题，有些会议是必要的，但是有些事情不是一定要通过开会来解决的，可能存在更好的解决办法，所以需要问一问开会的目的到底是什么？只有知道了做一件事情的真正原因，在此基础上决定需要做什么以及怎样做，才是正确的行为方法。

 

召开会议会议的目的包括交流信息、协调关系、制定决策等，单从这几项内容的表面来说，实际上不通过会议也有可能达到同样的目的，甚至通过其它方式达到的效果可能更好。

 

先说交流信息，这种情况不是一定需要开会来解决的，因为交流信息的方式有很多，比如通过电子邮件、电话，内部交流平台（RTX、MSN等）、ERP等应用系统、问卷调查等，而且可能比开会要有效得多；

 

再说协调关系，也就是协调部门或岗位之间的关系，这种情况也是不一定需要开会来解决的，流程管理可能就是一种有效的解决方法，通过流程打破部门和岗位壁垒，从流程中去发现解决矛盾和纠纷的方法。经常看到一些企业高层领导者为了协调部门之间的矛盾，经常组织相关的部门人员开会，这种情况说明相关部门或岗位之间的职责界限不清，造成类似的问题重复发生，同时使员工养成遇到问题就指望高层协调的坏习惯

 

最后说说制定决策，在会议上制定决策不一定是最好的方法，其中的关键问题是制定决策所需要的信息是否具备，其次是决策制定方法论问题，如果决策缺乏信息和方法论的支持，即使参与会议的人再多、会议的时间再长也不可能形成良好的决策。决策的信息可能来自许多环节，通过设计并实施一个结构化的决策支持系统也许就是一种良好的解决办法，当然这要看这个企业的信息化程度和管理能力。

 

总之，尽管开会确实是一种有效的沟通方式，但有时候开会并不一定是解决问题的做好方法，这取决于企业文化、会议管理以及会议的目的等因素。过多的会议可能造成组织会议的异化，使会议在一些企业成为官僚主义的温床，另外，人们选择开会有时候是某种惰性因素起作用的结果，或者是为了显示权威，结果造成大量的时间浪费、效率的降低和坏习惯的养成。

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