[原创]项目文档管理规范！

对于我们售前工程师来讲，所负责的每个项目都会累积下很多文档和工作日志，查找和整理起来很不方便，如果我们又要同时工作于多个项目的话，情况会更糟。所以对每个项目的各种档案进行有效管理很有必要，从公司层面上来说，可以采用版本控制系统（例如VSS、CVS等）来进行管理，从个人来说，可以建立自己的一套文档存放规范，减少文档存放的随意性，把各种项目档案进行合理组织，方便以后的查找和整理。

以下就谈谈我的一些文档和日志组织方式和规则：

1、在项目售前调研、分析等过程中，我们所做的需求分析、调研报告、可行性分析、解决方案都是随着项目的不断深入而调整的，这些文档到最后实施前才能进行确定，有些也还需要在实施时改变，这样就会产生很多阶段的不同版本。所以我一般都是在每个文档的题目后面加上V1，V2，V3或V1`，V2`等。同时为了不影响系统效率，一般这些项目档案文件都不和操作系统盘放在同一个目录。

2、售前人员一般都有笔记本电脑，其分区至少都在3个以上，所以我一般将文档存放于E盘。

3、一般以每个行业作为二级目录，里面又分项目建立三级目录，每个项目又分阶段建立四级目录，存放相关目录。比如E:\Library\uestc\计划阶段，E:\library\scu\调研阶段。

4、建立公司名称目录。在公司名称目录下，建立Document目录，存放公司的一些规范、制度等文件。另外还可以建立Library目录来存放公司的各种通用库文件；建立Resource目录存放公司的其它各种资源文件，例如公司图标等。

5、将工作周报与工作日志分别存放于E:\工作周报中，文档名称后加上日期。同时以项目分类整理成项目经验，存放于E:\项目经验目录里。并发布到我的个人博客和公司BBS论坛中

6、将产品和方案介绍资料分别存放于E:\产品资料和E:\方案介绍中。

7、为了最有效的管理各种文档，最好在公司中建立一个版本控制管理系统，其目录结构和以上描述的一致，这样实现了公司和个人的目录结构一致，维护起来就方便多了。

一个具体的项目文档管理范例如下：

E：＼Kiloway	以公司名称作为公司的总目录，存放公司制度及公司LOGO、证件等
E：＼library	存放图书馆行业的所有项目。
E：\library\scu	存放scu图书馆项目的所有文档。
scu\step1	存放scu图书馆项目第一阶段的所有文档。
E:\project	存放项目管理中所需要的标准文档模板
Project＼document	表示项目管理制度和规范
Project＼plan	表示项目计划阶段文档模板
E:\product	存放所有硬件产品资料介绍
product＼Reader	表示存放读写器资料
E:\solution	存放公司解决方案资料
solution＼logistic	存放各物流系统方案
E:\weekly report	存放工作周报和工作日志
E:\blog	存放工作心得体会并已经发布在blog上