[原创]如何组织好蓝图确认工作

从8月28日起，CRM核心组开始了蓝图确认工作，9月18日蓝图签字确认工作完成。蓝图文档共更改了7版，持续3周。
蓝图文档是针对本次实施的crm系统的功能描述，应该根据需求定义，确定CRM实施的边界、内容，及实施方式。一份蓝图文档打印出来一般是厚厚的一本，阅读起来也不像小说那样引人入胜。蓝图的确认工作搞不好就会流于形式，除了项目经理也许会完整的看一遍蓝图文档，其他人估计也就翻翻自己相关的模块，心情好的可能挑出几个错别字，心情不好也许就看看画（屏幕截图），脑袋大的一旦签了字，其他人也就跟着纷纷下笔签上自己的大名。

如何使蓝图确认工作更为细致、有效呢？

首先来看看蓝图确认都要确认什么内容：
1)蓝图中功能模块设计描述与业务需求是否相一致。这条最重要。
2）系统设计方案是否符合公司的条件。例如现有带宽是否满足需要，服务器采购方案是否在预算内，等等。我们就因为带宽问题，经过多点测试，最终放弃了VPN连接服务器的方式，而选择了远程访问方式。为此多支付了近9万的远程访问license费用。
3）ERP集成的技术确认。做一个或几个小的例程，实现SAP与CRM的集成，确保集成方案切实可行。

其次再看看如何组织确认工作：
1)避免先找脑袋大的，防止发生本文开始时描述的情况发生。
2)可以先抛开核心组，找关键用户进行沟通，让他们先对蓝图的相关内容进行阅读和确认。必要的时候，给关键用户集中进行讲解，讲解的过程本身又是对蓝图理解的过程。
3)核心组各自负责相关内容。因为核心组的组成本身就代表各个方面的业务部门。其中，IT经理要对系统的技术架构设计以及ERP的集成方案等内容进行蓝图确认，市场总监负责市场部分及客户服务体系的蓝图确认，业务员代表对销售日常管理部分进行蓝图确认，而核心组中脑袋最大的首席运营官则除了需要对销售管理部分的蓝图进行确认外，还需要对蓝图整体进行把握。
4)明确了各自的责任后，便是确定Deadline了。虽然有了Deadline，作为项目经理绝不可掉以轻心。刚开始的时候，只是快到deadline时，我才对核心组的成员询问工作进展情况，发现因为每人每天都各自拥有成堆的工作，蓝图确认工作进展的并不顺利。Deadline只能推迟，就这样Deadline修改了2次。后来我采取了Daily review的方式。每天下班之前，走到每个核心组成员的办公桌前，询问文档阅读情况。当然，这绝不是单纯的监督与施压。因为每个人在蓝图确认的时候，或多或少的会有一些疑问，这时要及时做好核心组与顾问之间的沟通桥梁。当问题比较集中时，会安排一个固定的时间，让双方集中进行沟通。这样工作效率确实提高不少。终于在最后的一周完成了蓝图确认签字工作。

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