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2014/9/27 12:40:50

[推荐]电商团队协作的三大要领

电商行业在过去十年经历了高速的发展,2013年“双十一”网购狂欢节这天,支付宝总成交金额达到惊人的350亿,释放出令人叹为观止的商业能量。电商迅速崛起的十年间,整个行业生态经历了大浪淘沙般的变化,从草根卖家的天堂,到各品牌厮杀的战场。在多轮行业洗牌中,产品营销的方式发生了巨大变革,瞬 息万变的在线商业对业务敏捷性提出了相当高的要求,传统线下商业五到十年走完的路,在电商领域可能只需要一年。激烈的竞争环境下,不乏有皇冠级卖家,甚至品牌商家出局,唯有在组织、管理、技术、营销等多个环节,进化出适应互联网速度的创新基因,方能立于不败。
  天下武功,唯快不破,打造一个响应迅速,沟通通畅的团队,是电商企业致胜的关键,而协作灵活是这个关键的核心之所在。总结这些年来的观察和经验,发现电商团队协作有三大要领:

Ø积累和打通运营数据
Ø大量削减冗余信息
Ø形成团队成员之间的有机连接

下面将结合电商运营常见场景,看看如何将这三大要领落地实施。

一、积累和打通运营数据
  这两年“大数据”这个词特别火,虽说没有几个人能搞明白大数据是啥玩意,但是没有人敢说自己不重视数据。即便如此,绝大部分人仍然连第一步“积累数据”都没有做到。
   运营当中的企业,每天都会产生大量数据:邮件、QQ、微信是数据,Word、Excel、Ppt文件是数据,工作日程是数据,我们的工作总结也是数据。但是,这些数据十分零散,存储在不同人的不同设备当中。每个人都只能获取一部分数据。我们既不知道存在其他数据,也不可能利用那些数据。
  如果使用企业协作软件,把内部工作沟通全部放到上面进行,那么就可以完整保存企业的所有运营数据!无论是动态、任务、文档、图片、日程,无论是谁、什么时间发布的什么内容,这些数据都被储存下来了。
更重要的是:利用“全文搜索”功能,还要可以检索这些数据。而我们只需要记住几个模糊的关键词,然后就可以找到需要的东西!
  在未来,企业的数据资产将会比固定资产更为重要。一个企业积累的数据资产越多,它的竞争优势将会越明显,因为它的员工学习速度更快,超过竞争对手。

二、大量削减冗余信息
  传统企业组织架构大多采用层级式管理模式,消息上传下达需要经过沟通、汇总、反馈、修改、再沟通等多个步骤。如果涉及到跨团队配合,沟通周期还会更长,这种方式耗时费力,不仅降低工作效率,更严重阻碍了企业发展。
   想想你每天有多少时间花在过滤冗余信息上面:夹杂在工作邮件中的垃圾邮件入侵收件箱;每一封“re:”邮件都带有上一封邮件的信息,必须快速转动鼠标滚轮去略过它们,大量“回复全部”的邮件浪费着我们的时间,花几分钟看完才发现跟自己半毛钱关系都没有;不停闪烁的QQ群消息提醒让你心烦,点开可能和你没啥关系,不点开又总怕错过重要信息。
  为什么每天要浪费大量时间在“为了工作的工作”上?因为我们面对的数据是“非结构化”的,无论邮箱还是即时通讯软件都只有一条时间线。只有把这些平铺的信息分类,才能让工作变得有序。出色的协作工具能够高效实现这个过程。
   一年一度的“双十一”,对所有电商企业来说都是一场恶战,要想在这个网购狂欢节中占尽先机,工作效率至关重要。准备这样一场大型促销涉及到多方面准备,包括:商品策划、采购备货、市场推广、媒体投放、物流配送、会员管理、售后服务……如何更高效地开展“双十一”大促,让线上线下业务实现统一指挥和部署, 是每一个电商卖家最关心的问题。下面我们结合协作管理工具视图,看看在如此复杂的任务面前,如何利用“结构化”方式一步步提升效率:
  1)项目总负责人创建母任务“2014年双十一大促筹备”,将各个相关人员悉数加入任务。
  2)总负责人将任务进行分工,例如:“商品策划及备货”、“促销方案制定”、“市场推广物料设计”、“媒体投放和公关”、“仓储和物流”、“售后服务”。根据分工分别建立子任务,指派子任务负责人并添加相关任务成员,设定任务时间节点。
  

3)子任务负责人还可以在子任务下面建立二级子任务,进一步细化工作流程。
  4)所有筹备人员按照任务设置内容和时间节点,逐步完成这个复杂任务。建立母子任务层次关系的意义在于,它可以让一个大任务变得条理非常清晰,把一个看似宏大的任务拆解成为一个个可执行的小任务,让团队执行层始终保持明确的方向感。
另外不得不提到的是,建议卖家朋友们设置任务截止日期,系统会在到期日自动生成一个任务提醒,这样就可以让任务负责人不会遗漏任务,提高执行力。
  用任务中心进行管理,每个任务是m一条独立的时间线,任务下面还可以再分解为子任务,在这种“结构化”模式下,所有的信息都被分类,完全不需要再花时间去进行归档。再也不会出现因为信息混杂造成的信息冗余现象。

三、形成团队成员之间的有机连接
  诸位老板是否敢参与这样一个挑战:随便挑选5个不同部门下属,问他们“你知道其他同事在做什么吗?你知道我在做什么吗?”
  我碰到的大部分人都给出了否定的答案——他们并不知道自己公司的同事们在做什么。
   如果左腿不知道右腿下一步将要做什么,那我们有可能正常走路吗?不能。那么为什么能够容忍在企业当中,不同部门之间、甚至同一个部门不同人之间竟然不知道其他同事在干什么?这样的企业可能有好的协作吗?想打造优秀电商团队,避免各部门之间因为沟通不畅而导致内耗,必须要营造良好的沟通氛围。
   随着社交网络的普及,沟通方式变为越来越扁平化。借助协作软件,这种开放式环境完全可以引入企业日常沟通。员工通过动态(类似微博)互相分享自己的工作,如此一来,企业从原来的黑箱变成了玻璃缸,员工对公司和同事更加了解,这有助于员工提高协作水平,增强员工对于团队的认同,提升整个团队士气。
  新品上架是电商常见的日常工作任务,其基本流程为:
1. 产品经理(或者叫采购员、买手)提出上架商品需求,提供商品信息;
2. 策划人员撰写商品文案;
3. 摄影师拍摄商品图片;
4. 设计师设计商品图片;
5. 产品经理提出修改意见;
6. 产品经理上架新品到各网店(不同店家流程肯定会有不同,这里只是按照一般情况进行假设)。

  按照最极端情况估计,新品上架任务会涉及到4个不同角色:产品经理、策划、摄影师、设计师,通常我们会通过QQ群进行协作,但是QQ群因为并非为企业办公而设计,它有天然短板,如果利用协作工具,新品上架则会有条理得多,流程改进如下:
1. 产品经理创建任务“ABC新品上架”,将策划、摄影师、设计师加入到任务当中,在任务详情当中写上分工和必要信息,例如产品信息、策划思路、摄影要求、设计要求、截止日期。

2. 策划和摄影师在收到任务分工后分头开始工作,他们各自会将自己的文案、照片发布到任务当中,包括产品经理、设计师在内的任务成员都可以直接在任务当中提出自己的修改意见,策划和摄影师根据意见进行修改。
3. 设计师利用文案和照片开始设计图片,产品经理提出修改意见。
4. 4人达成一致,新品上架到各网店,任务结束,点击完成关闭任务。
  和QQ群相比,协作软件有以下明显优势:

Ø每个任务一条时间线,有新消息时必然跟任务成员有关,不用去纠结要不要打开查看;
Ø不会出现多个任务互相干扰;
Ø所有沟通记录都被完整保存,日后随时可以查看。
   管理大师彼得•德鲁克曾说过:“信息革命改变着人类社会,同时也改变着企业的组织和机制。”互联网已经深刻地影响了一代人的生活方式,随着80后一代人 逐渐走上企业管理岗位,随着互联网思维逐渐深入人心,这种影响力已经延伸到我们的办公空间。跟随互联网精神蓬勃发展的电子商务,如果能够顺应信息时代潮流,遵循上述三大要领,在企业组织架构、内部沟通、数据管理、文化建设方面持续变革与创新,从而打造高效协同团队,一定能够迎来下一个十年的高速成长。

 

本文转自电商麦肯锡

 

 

 



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