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2017/4/11 15:00:56

如何构建员工离职管理机制

员工离职,是员工由于种种原因而主动辞职的情况。对于企业而言,员工离职或对员工离职处理不当,不仅可能导致企业正常的运行程序的混乱,服务质量的下降,企业人力成本的增加,经济效益的滑坡,而且还有可能导致员工凝聚力的下降,企业形象的破坏和企业竞争力的削弱。所以,企业应该有效地做好员工的离职管理,构建科学的离职管理机制,人力资源专家-华恒智信结合丰富的咨询实践经验和深入的人力资源理论研究,从离职防范机制、离职挽留机制、离职处理机制三个方面对企业构建员工离职管理机制进行了简单分析。
一、离职防范机制
企业要想有效控制员工的离职风险,最好的办法就是做好员工的离职防范,做到防患于未然。员工离职的原因很多,有个人方面的原因,比如员工不适应企业的管理风格和文化氛围、职业倦怠、与上司或同事出现矛盾、工作压力大、个人或家庭原因,也有组织方面的原因,比如企业薪酬福利缺少竞争力、缺少晋升机制、内部不公平等。对于企业来说要深挖造成员工离职的原因,然后针对性地采取解决措施,有效地预防核心员工流失。具体来说,企业必须抓好以下四个基本环节:
(1)制定科学的人事政策。政策是一种导向,它直接影响员工的行为。企业要想留住优秀员工,就必须做到未雨绸缪,制定有利于优秀人才工作和成长的政策,建立科学的人才选拔、人才使用与人才激励的管理体系,让优秀员工感到力所能及、才有所用、用有所得、劳有所报。
根据我国企业的实际,企业的人事政策,必须特别处理好以下几个关系:一是“空降兵”与“地勤兵”的关系,即外部引进与内部培养的关系。总的来说,企业应该坚持内部培养为主、外部引进为辅的发展,建立科学的员工职业发展规划和相应的职业发展通路和培养管理机制;同时企业还必须处理好引进人才与原有人才的待遇与工作空间的政策。二是薪酬与发展空间的关系,即员工的薪酬水平与工作空间的关系。三是信任与制约的关系,即既要给员工一定授权,保证他们在工作上有足够的自主权;同时又要有一定的制约措施,以限制人性的弱点。四是使用与培养的关系,即既要给员工明确的目标和富有挑战性的工作,给充分发挥员工的才能的舞台,让员工充分地“放电”;又要注意给员工“充电”的机会,让员工不至于“江郎才尽”。五是重点人才与一般人才的关系,即既要让关键岗位员工得到良好的回报,保持他们的相对稳定,以降低流失和替代成本同时又不至于让其他员工感到失落而影响整个企业的士气。
(2)保持正常沟通渠道。一些员工的离职,往往是因为缺乏有效的沟通。几乎所有的企业在发展过程中都会碰到沟通不良的问题,员工的意见与抱怨无法有效传递到企业高层,上下级之间缺乏互动交流。因对企业不满而突然离职的员工,其主要根源之一是企业缺乏适当的沟通渠道造成的,而且员工在离职后往往会发泄对企业管理层的不满,甚至贬低企业的形象。因此,为了防范优秀员工的离职,就必须构建管理层与员工之间的多层次沟通渠道,充分体现企业对员工的重视,使员工意识到管理层乐于倾听他们的建议,增强管理者和员工之间的相互沟通、理解与尊重。
(3)建立人才离职预警机制。对于许多企业来说,某些员工的离职之所以会使企业感到突然,猝不及防,其实都是因为企业内部缺少有效的人才预警机制。所谓的人才预警机制其实是指一系列的人才流失危机预测的预警管理方式,这一系列管理方式主要包括记录员工考勤、结合绩效考核定期观察员工的工作积极性、全面评定员工工作业绩、定期离岗和换岗以及培养接班人等内容。总而言之,人才预警机制就是在企业内部的优秀人才流失之前,企业管理者就要从员工的言谈举止以及行为活动中发现员工离职的倾向,并且提前为员工离职后出现的一系列问题做好充分准备。一般来说,企业管理者只要细心观察,其实是不难从员工行为中发现员工离职前兆的,比如员工的工作积极性突然下降、频繁请假、接听电话时躲躲闪闪等情况一旦出现,此时管理者就要对员工不正常的工作状态进行深入调查。如果众多调查结果表明,该员工确实有离职意向,就要根据具体情况,马上采取措施进行处理,以免在员工离职后企业过于被动。除了细心观察员工表现、认真分析员工离职前兆之外,如果很难打消员工的离职念头,那么企业就应该提前做好员工离职后的问题防范措施,从而使员工离职对企业造成的风险减至最小。
(4)注重人文关怀。每个人都需要爱,需要父母的爱、需要爱人的爱、需要朋友的爱、需要同事的爱,也需要单位的爱。父母给了生命、爱人和朋友给了生活,而同事和单位则给了生机。只有拥有来自多方的爱,每个人的人生才充满期待和阳光。一个好的企业,必然是充满爱的企业;也只有充满关爱的企业,才能留住优秀的员工。
二、离职挽留机制 
对于员工的辞职请求,总的来说,应该给予必要的挽留。其基本的途径主要有三条:
一是冷静期制度,即凡是要求离职的人员,必须在离职前的一定期限内提出辞职报告。这一方面可以使提出辞职的员工有一个冷静的思考,避免冲动的离职行为;另一方面也为企业挽留该员工创造了一定的时间;
二是离职挽留谈话,即对提出辞职要求的员工,指派合适的管理人员通过有效沟通,消除之间的一些误解或心结,使欲辞职的员工回心转意,从而改变离职的决定;
三是借用外力,即通过与辞职员工关系密切和有较大影响力的人士,帮助做好挽留工作。
三、离职危机处理机制
随着市场经济的发展,人才市场的开放,使得企业人员流动、员工离职成为常态化,这时企业要做的不再仅仅是针对个案进行管理,而必须上升到组织战略的高度,充分认识到员工离职对企业经营的风险,建立一整套针对员工离职的危机管理机制,从而避免优秀人才的流失可能给企业带来的巨大损失,具体来说包括以下三个方面:
1、危机预防:企业要想进行卓有成效的离职危机管理,最重要的就是企业管理者要有强烈的人才安全意识。其次是制定危机管理计划,一旦发生员工离职危机,企业能迅速根据事先拟定好的程序和计划对此做出反应。最后是建立员工离职危机预警管理系统,对企业人才安全状况进行识别、分析、判断,并做出警示和调控。
2、危机处理:(1)危机沟通管理。危机沟通在危机处理过程中占有举足轻重的地位,实施的好坏往往直接决定了危机影响能否得到有效控制。
(2)空缺职位的填补。员工离职危机发生后,危机管理小组应马上启动人才储备,迅速物色合适人选以接替离职人员,从而保证组织的正常运作。在企业日常工作中,可通过岗位轮换,使员工在熟悉自己岗位的同时也熟悉其他岗位,打破部门及岗位间的横向隔阂和界限,一来使员工具备一专多能,二来使工作丰富化。同时,针对特殊关键岗位要有意识地培养后备力量,一来防范员工离职带来的危机,二来发展了员工职业生涯。通过这些措施,有效避免核心员工离职后关键岗位无人接替。
(3)危机损失的控制。员工离职对企业而言损失是多方面的,其中最主要的是员工离职后带走了公司的资源,如商业或技术秘密、客户资源、业务网络、优秀的管理经验和方法等。对企业而言,要防止这些资源的流失,首先要加强学习型组织的培育,积极开展培训,促进员工之间的相互学习和交流,使优秀的管理经验、企业文化等无形资产固定在组织内,不因个别员工的离职而流失;其次,运用法律手段保护企业的合法利益,如与核心员工签订竞业禁止协议或其他保密协议,防止离职员工带走自己在职期间的职务发明、创造或是泄露公司商业秘密以及其他重要信息资源;另外,建立专门的信息数据库,将客户资源、供应商网络、业务计划、生产技术流程及其他企业重要信息备份在案,确保员工离职后这些资源牢牢掌握在企业手中。做好以上工作后,即使员工离职,只要企业还牢牢控制这些资源,人才流失所带来的损失就能控制在最低限度内。
(4)危机时适当裁员。危机到来时应该适当裁员,对于职位空虚职能效率不高应及时裁员,减少企业成本支出。
3、危机事后管理:危机管理的最后一个阶段就是从危机中获利,因此,员工离职危机事后管理所要做的工作就是发现并利用危机中包含的有利因素。具体来说有两方面:重新审视整个危机过程,对组织结构和人力资源管理活动进行诊断;跟踪管理离职员工,尤其是对于那些核心员工。
四、离职处理机制
离职处理机制一般涉及离职手续、离职谈话与离职送别三个层面。对于经过挽留还是决定离职的员工,企业应该为其办理离职手续,而不要人为设置障碍。如果一名员工打定主意要走,有行政手段也阻止不了,因为留得住人留不住心。同时,在办理离职手续时,应该与离职员工进行面谈,面谈内容根据企业与离职对象不同而有所区别,但至少应该包含以下内容:一是对离职员工以前的工作的充分肯定,感谢其为企业作出的贡献;二是征询离职员工对企业的意见和建议,员工在离职时讲的话一般比较真实,可以为企业管理的调整提供可靠的参考;三是对离职员工提出希望和要求,如工作交接、离职后的行为等。当然,对于某些对企业曾经作出过重大贡献或担任一定职务的员工,还应举行一定的欢送仪式,以表达企业对他的尊重和情谊。同时,企业还应建立离职人员的档案。
对于员工离职,企业要有开放的胸怀和足够的气魄,建立了一套清晰的管理机制、树立了良好的用人理念,为员工提供一个光明的发展前景,并且提前做好离职的管理应对工作,企业就会在离职问题上变被动为主动,为组织的腾飞提供保质保量的人力资源。
 


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