[原创]项目收尾与知识管理

项目收尾与知识管理

我们两个大型项目已临近收尾阶段，难得有一个这么好的机会遇上，趁此机会学习总结一下项目管理收尾阶段的管理知识。

项目生命期用来定义一个项目的开始和结束，决定项目收尾阶段中应包含或不应包含的过渡行为，如技术转移和移交等。通常定义如下内容：

a)在每个阶段所需要进行的技术工作；

b）在项目各个阶段所涉及的人员。

项目收尾是项目生命期的最后一个阶段，项目收尾阶段同时也是项目产品投入使用，或者项目交付结果进入运营期的开始，项目没有一个圆满的交接，必将严重影响今后的运营工作，项目的维修保养也无法进行，项目的商业目的不可能实现，因此，必须做好项目的收尾、交接工作。

项目收尾包括： 1、合同收尾；2、管理收尾。

1、合同收尾

1)合同终止的原因

2)核实合同条款

3)项目移交评审

4)合同文件归档

2、管理收尾

管理收尾包括一系列零碎、繁琐的工作，如收集、整理项目文件，发布项目信息，重新安排项目人员，庆祝项目结束，总结经验教训等。

2、管理收尾

为了保证文档版本的一致性，在项目执行之前就要对文档的输出格式、文档的描述质量、文档的具体内容、文档的可用性进行明文规定，并且要求所有的项目管理人员严格按照规定的要求输出、记录、提交文档。项目经理应事先在项目小组内部指定专门的文档管理员，对于符合质量要求的文档，统一由文档管理员管理；对于不符合要求的文档，全部退回文档输出责任人重新处理。

在项目执行的每一阶段，必须将所完成的文档提交到项目执行小组，如果发现提交的文档不符合要求，文档输出责任人必须对文档进行修改并在项目实施的下一阶段对其进行完善，必须从文档管理员的文档配置库中将文档登记取出进行完善，而不得进行随意修改，修改完毕后再提交审核和入库管理。

项目结束了，需要将项目全过程形成的文档进行汇总、归类和保存。文档管理员必须建立一个项目文档配置管理目录（按照工程项目实施阶段建立），并对各文档进行编号，对不同阶段输出的文档进行版本控制管理，该目录可给各文档输出责任人读取的权限但没有写的权限。

2)项目验收

当项目小组完成项目的所有任务后，还应该协助相关方面对项目进行验收，以确保项目事先规定的工作范围都得到圆满完成，同时检查项目完成的任务是否符合客户的要求，确保客户的要求得到满足。

项目完成至少应包括如下内容：

Ø        项目范围说明书规定的所有任务都已完成；

Ø        事先商定的可交付结果已实现；

Ø        设备安装完毕并能投入使用；

Ø        样件已制造出来并提交；

Ø        过程程序已完成并进行了实验；

Ø        测试已完成；

Ø        文档、资料已提交；

Ø        员工培训已完成；

3)项目总结

项目执行完毕，项目小组的每一个人都应该总结一下项目执行的得与失、成与败。这样做的目的有两个：一是为员工个人的成长积累经验，二是为将来的项目提供借鉴。只有进行总结，这些信息才能指导员工今后的工作，才可以在未来项目的计划和估算中发挥作用。

项目经理对项目的总结报告则应注重项目进度、成本、范围等目标实现情况，项目交付结果的质量情况、团队工作情况、客户关系、项目合同执行情况以及在项目执行过程中成功的经验和失败的教训。

项目经理在总结中不妨询问如下问题：

Ø        这些工作是怎样进行的？

Ø        使用了哪些方法和程序？

Ø        是如何管理问题和风险的？

Ø        是如何平息冲突的？

Ø        用到了哪些方法激励队员？

比较正式的项目往往还要召开项目的总结大会，以对项目的状态进行一个全面的、严格的审查。

项目总结大会的内容包括：

Ø        回顾项目所取得的成果；

Ø        检查、核实项目移交的结果；

Ø        确认并解释为解决未完成工作所制定的计划措施；

Ø        确认并解释为解决仍然存在的问题所制定的计划措施；

Ø        商定并确认关于正在进行的工作或提供支持的责任；

Ø        确认谁对项目效益的监控负责；

Ø        感谢项目小组及其他项目利益相关着的努力和支持；

Ø        感谢客户和发起人的支持和承担的义务。

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知识管理是我们企业有待加强的一个薄弱环节。

项目收尾结算，很多员工的工作需进行内部调动，企业没有一个很好的平台将大家的经验、教训积累下来，导致大量宝贵的资源流失。

因此加强项目收尾阶段的知识管理不得不引起我们的重视！

对企业知识管理，自己仅是一个大概的了解，

无心胜有心.君无心 的“[推荐]借助知识管理应对员工流失带来的损失”写的很不错（链接http://blog.vsharing.com/wxjun/A681293.html）。