玩ERP

关键字：ERP技术 选型与规划 ERP运维 ERP实施

问：数据如何编码呢？
答：ERP系统中，数据表很多，数据量也很大，为了计算机处理的方便，一般要对数据进行编码。
系统中除了物料编码之外，其它所有基础数据都需要编码，比如设备、部门、员工等等。
一个编码对应着数据记录中一个或几个关键属性（唯一可以确定一条记录的字段），如果需要自动编码，就必须先定义编码的构成，常见的是分段式的编码，中间以分隔符连接，如:a01-b01-c01-0001等，每一段代表一个关键属性的编码；也有不分段，直接用从小到大的顺序码的。
很多人在编码里非要弄出很多意义，其实没有这个必要，编码中只需记录数据的静态属性即可，就跟身份证一样，就那么几项，如果把人的动态属性弄到编码里，就不知要多少个身份证才够用了。
在工作中最常见的是客户要求在物料编码中加入工序代码、库存代码或客户代码，从而导致编码爆炸，因为一种物料的来源、去向和位置变化，简直不可胜数，穷举出来是一个很庞大的数量，这样反而导……

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问：软件开始实施了，如何准备数据？

答：ERP实施是一项巨大的工程，其中数据的准备可能占去60%的工作量，数据质量的好坏，基本上可以决定项目的成败（假定软件选型正确）。

那要如何准备数据呢？以往的实施有一个误区，就是讨论怎么收集整理数据、讨论编码规则的时间长于数据实际收集和整理的时间，其实这是本末倒置，在数据准备好之前，讨论编码规则是没什么意义的。

因此恰当的做法是先收集系统所需的数据，然后对其进行标准化，进行系统的整理（也有称之为数据清洗的），最后导入系统，让系统自动生成所需的编码。

数据收集的范围主要是业务所需的各种基础数据和业务初始数据（截止至某年某月的发生值和结余值）。

数据整理是指将数据表述标准化，消除一条数据存在多种表述的情况，表述标准化包括术语标准化和写法标准化，比如物料的规格，不要一时叫规格，一时叫型号，一时叫型号规格，要一开始就统一为一种术语；

写法的标准化是指术语内容的……

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问:如何区别真正的需求？

答：在需求调研过程中，经常会遇到各种问题，比如同一需求，询问不同的人会给出完全不同的说法，到底谁说的更接近实际呢，这时调研人员就需要仔细甄别这个需求是否是真正的需求，以作出正确的判断，并非每个人提出的问题，都代表一项需求，很多情况下不过是同一项需求的不同表述方式。
需求分为四类，1、显性需求；2、隐性需求；3、体验性需求；4、伪需求。
显性需求是指跟业务处理直接相关的需求，比如表单的输入、检查、计算、输出等等，这类需求必须满足，以便于业务的处理；
隐性需求是指表单之间的逻辑关联和控制状态，受访者一般不会注意，但会严重影响软件的功能，这类需求需要分析师仔细研究；
体验性需求是指不直接跟业务相关，但会影响用户体验的需求，比如软件的界面风格、布局和操作便利性等，这类需求在打动客户方面，可谓居功至大；
伪需求是指用户受其他软件操作习惯的影响而要求与之一致的，过于个性化的界……

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问：请专业人员来写需求如何？

答：请外面的专业人员来写需求，也是一种常见的方式，称之为需求调研，人员大多是软件公司或咨询公司的售前顾问。外面的人来写，好处是专业性强，时间比较集中，可以快速推进，能比较快拿出初稿；不好之处就是太快了，未免走马观花，不能深刻理解业务需求，另外就是有可能对照自家软件的特点来写，会或多或少、有意无意地忽略某些东西。
外面的人来写需求，大多采用访谈方式，填一些调查表，收集一些需求，然后整理成文，然后双方签字画押，成为最终需求，实际上从很多项目延期、跌入二次开发泥潭甚至最终失败的情况来看，这种方式并不是很有效的方式，实际情况会比这个复杂很多。
那怎么办呢？其实任何软件的落实，必须数据先行，不妨从源头的数据收集开始，让数据跟着业务流程走，走到哪，写到哪，这样无论是内部人来写，或者外部人来写，都会比泛泛的访谈更有针对性。
另外很多企业会认为让软件公司免费编写需求是理所当然……

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问：那么谁来写需求呢？
答：列需求这事，就跟穿鞋一样，脚和鞋是否相配，自己知道得最清楚，至于谁来列，就值得考虑了，因为上系统是全局的事，必需以全局的眼光来统筹，因此，列需求的人不但要能列出当前的需求，也要对未来的需求有一定的考量。

具体而言，最好的人选是各部门的头先列出自己部门的需求，搞清楚本部门的主要业务流程和使用到的数据，列出每种业务表单的数据来源和走向，画图是最好的方式了。

各部门的需求上来之后，公司级别上需要有一个人来统筹，对各部门流转的表单进行综合性表达（总体业务流程），以便部门之间的数据可以无缝对接，并考虑如何与现有系统的集成，这样这个人就应当是熟悉业务，熟悉IT，并且具有协调沟通能力的人了，如果企业设有CIO,那么CIO应该是合适的人选，如果没有，那么指定一个统筹能力比较强的人来负责也未尝不可；如果老板有时间精力亲自参与，那就再好不过，这样等于把自己的业务情况重新梳理一遍，便……

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问:那怎么列需求呢？

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在传统互联网和移动互联网浪潮的拍击下，企业都有不少焦虑，到底要怎么走，才能跟得上时代的步伐？其实我们看到的都是表象，信息广泛传播的基础归根到底还是在于那些基础性的内容建设；对于企业而言，ERP系统就是基础，ERP拥有业务营运所需的一切信息，比如产品、制造、服务、客户、供应商等等；对于企业而言，搭建一个简便、实用、灵活、可随需应变的ERP系统无疑是最迫切的需要了。
1、问：我公司想上一套ERP系统，要怎么弄呢？
   答：上系统前，一定要思考一下，这个系统用来解决什么问题，你可以找一张A4纸，列出你所想要的功能，比如要求销售部分具有调价、打折、打印快递单的功能等等，按业务流程来描述比较好，开始粗线条描述，然后再细化，这样最终你就有一份差不多的需求说明书了，这个可以用来帮助你挑选到合适的软件，所以上系统的第一步就是列出自己的需求。

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单据是ERP系统中最重要的用户接口，用户99%的工作是通过单据完成的。
如何提高填写单据的效率，也是用户最为关注的问题，其中一类就是默认值的自适应。
默认值有几类：
1、固定类，比如日期、时间、系数等；
2、依赖性的，比如根据用户ID，自动填写其部门、姓名、职位等，根据客户ID,自动填写其地址、电话等。
3、计算性的，比如根据日期，计算是否超过预定日期，给出相应的状态，比如根据测试值，自动判断值处于何种状态。
计算性的默认值在ERP系统中具有非常重要的作用，比如将KPI转为感性化的标志时（比如根据销售增长率数据，转为大幅度下降、下降、平稳、有增长，强劲增长等老板喜欢的术语）尤其有用。
系统对默认值的处理，可以取得很好的用户体验，当用户输入某些值，而直接看到相关的其它值，自动填写时，会有一种电脑真有用的感觉，对于不太熟悉软件操作的老板，也会感到软件的神奇。
 

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客户最近提出一个问题，问能不能改进一下订单的功能，仔细了解了一下，原来是这样的：
客户原来的订单流程是：报价->订单->发货，需要做三张单来处理，现在业务成倍增加，操作人员觉得这样操作比较麻烦，希望只用一张单解决问题，不要做三张单传来传去。
要改成他需要的也没什么问题，在发货单上加一个业务类别（报价、订货、发货）字段即可，但他们说打印时也要按业务类别来打印为相应的单名，比如业务类别为报价时，就打印为报价单，为订单时，就打印为订单，为发货时，就打印为发货单，而软件是用固定的单名（设好后不可变动）打印，所以需求就是根据业务类别，产生并打印新的单名，满足这样的需求，技术上没什么难度，一小时内即可完成。
实际上，客户这样的小需求几乎每天都有发生（所谓众口难调），因此软件只有密切跟进用户的使用体验，才能获得真正的进步和好评。
 
 
 

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最近在做一个服装厂的系统，昨天在现场遇到一个单件物料出入库的问题。
客户的面料仓收货是按供应商的送货单录入的，布料供应商的送货单上一般都有每匹布的米数或码数，当然也有总数，面料库房为了管理方便，通常也照此录入。
那么出库的时候，也是要按单件出的，有的还不是一整件，而是剪开后出一部分，这样就要求系统能够跟踪每匹布的进出情况。
本来系统进出库没有分单件进出的，因此需要增加两张单，一张是单件入仓单，一张是单件出仓单，还要建一个跟踪表，以便知道哪件出了多少。
对于智行ERP系统而言，由于系统由足够的灵活性，处理这样的问题当然不在话下，在现场大约30分钟内就可以完成这样的一组功能。
其实这个功能在其他行业也可以用到，比如家具、机械行业的开料处理，为了有效利用板材切割后的剩余部分，每次可以选择性地领取跟需要量相近的材料。
因此，在库存管理中，除了总量的管理外，主要材料的单件的管理也是很必要的。
……

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ERP软件的庞大和繁琐，相信很多用户都有体会，这也是ERP软件使用效果大打折扣的原因。
ERP软件因为肩负着企业管理的重任，因此很多公司不太关心用户的使用体验，往往把一件简单的事情弄得巨复杂，网上有个传闻说，某F软件，查询一个应付明细数据，需要点8次之多的菜单或按钮才找得到，真是相当无语。
这样的用户体验很好么？难怪用户觉得ERP软件不好用、繁琐，其实按常识论，要查一个应付数据，只要知道供应商的名称（或编号),就足也，怎么会要8步之多？
过去ERP软件的开发者往往关注的是功能的实现，而非功能的体验，不单是国内软件如此，国际大牌的软件业也如此，虽然ERP软件讲究数据规范，但在用户操作上，确实要向苹果学习，向手机开发者学习，向柜员机开发者学习，使软件的操作达到最简，无须培训即可让用户自觉使用。
也许这需要一点时间，随着移动应用的深入，其开发理念也会影响桌面软件的开发。