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2011/3/30 17:34:01

[原创]召开流程评审会重在会前准备

 

                               召开流程评审会重在会前准备
  自从公司启动了流程梳理与优化项目后各部门都开始如火如荼的开始按照既定的计划开展流程梳理与优化工作。截止目前为止,我参加了很多场流程评审会,发现了一些普遍存在的问题,下面和大家分享几种常见的场景:
1、参会的人很多,经常是每个部门都有代表来参会(与其说是参会,倒不如说是旁听更贴切),但评论的人很少,需要决策的时候,一般都是决策人不在现场……
2、评审的时候经常都是会议召集者将文件从头到尾一字不漏的念一遍,然后大家再开始评论,结果就会出现到了后面忘记了前面,又回头看前面的内容……
3、针对某个文件召开第二次评审会的时候,又会有人将之前讨论确定过的事情拿出来说,结果就出现了该讨论的事情没有讨论,之前确定的事情又反复修订,无休无止……
这些典型的场景屡见不鲜,正是由于这些场景的存在导致了我们的流程评审会开得效率和效果都欠佳。为了确保流程评审会的效率和效果,不让流程评审会流于形式,个人觉得会前准备非常关键。究竟会前应该做哪些特别的准备呢?个人建议如下:
1、明确会议讨论的内容,确定合适的参会人员。所谓合适的参会人员,我觉得应该符合如下条件:
1)和所需要讨论的内容强相关(或对所需要讨论的内容关系密切)
2)作为某一方(或部门)的代表,具有决策权
【注:依据笔者多年的经验,对于评审制度类文件,应该邀请监管部门及强相关部门(影响比较大的部门)人员参加评审会,对于适用部门(即制度文件的遵行部门)只需提前收集意见即可;对于评审流程类文件,应该邀请流程文件对应的业务参与部门实际操作人员及部门负责人参加评审会】
2、提前发会议通知,准备会议资料。对于会议通知的相关内容和其他类型的会议类似,在这里我就不多说了。对于流程评审会会前应特别准备如下文档资料:
1)《流程文件说明》。对于首次流程评审会应把流程的主要内容及关键点提炼形成《流程文件说明》文档(最好是PPT的形式)。《流程文件说明》可以让参会人员从全局的角度熟悉流程文件以节省参会人员的阅读时间;
2)《待讨论问题清单》。会前应让参会人员阅读相关会议资料(含待商讨的流程文件及《流程文件说明》)收集大家的反馈意见,形成《待讨论问题清单》文档。此份文档将作为会议讨论的重点内容;
3)《会议纪要》。对于非首次流程评审会还应将前次流程评审会的会议纪要(主要体现前次会议的决议)发给与会人员。《会议纪要》有助于参会人员会议回顾前次会议的成果,明确哪些内容是决策过的,还有哪些内容待决策。
     很显然,有了上述的准备后,由于邀请了合适的人员参会,并在会前让所有参会人员用更便捷的方式了解了流程文件的内容(《流程文件说明》的功劳),同时明确了会议讨论的范围(《会议纪要》及《待讨论问题清单》的功劳),因此在召开流程评审会时就可以做到有的放矢,从而就能够提高流程评审会的效率和效果了。
    PS: 关于《流程文件说明》如何制作,如果大家有需要我可以提供参考,需要的朋友请与我联系】


评论

谢谢楼主,需要《流程文件说明》如何制作文件,
邮箱jackhamy@hotmail.com
谢谢

发布者 jackhamy
2012/3/18 15:18:39


引用 jackhamy 发表于 2012-3-18 15:18:39 的话:
谢谢楼主,需要《流程文件说明》如何制作文件,邮箱jackhamy@hotmail.com谢谢

             已发到邮箱,欢迎学习讨论
 


发布者 jacklfj@126.com
2012/3/19 11:03:26


谢谢大哥的分享,在刚做的一个项目中 体验很深

发布者 Brian.ye
2012/3/21 9:50:19


谢谢分享
我也需要这份文件thomasfang1977@126.com
谢谢!

发布者 fangthomas
2012/3/26 20:23:06


博主的实施方法和对人性的了解值得学习。
值得高技术和懂理论的人期待。
fisherhetao@126.com

发布者 育林子
2012/3/28 11:10:36


引用 fangthomas 发表于 2012-3-26 20:23:06 的话:
谢谢分享我也需要这份文件thomasfang1977@126.com谢谢!
已发到邮箱,供参考。希望有所启发和帮助


 


发布者 jacklfj@126.com
2012/3/28 11:49:56


不错,需要不断提高会议的效率。我需要《流程文件说明》,请发到 41721491@qq.com 谢谢。



发布者 歆满意竹
2012/3/28 21:24:46


我也需要《流程文件说明》,请发动guoq78@126.com

发布者 yiqa
2012/3/29 15:45:27


我也需要《流程文件说明》,请发动guoq78@126.com

发布者 yiqa
2012/3/29 15:45:32


引用 歆满意竹 发表于 2012-3-28 21:24:46 的话:
不错,需要不断提高会议的效率。我需要《流程文件说明》,请发到 41721491@qq.com 谢谢。

            已发到邮箱,希望有所启发和帮助
 


发布者 jacklfj@126.com
2012/3/30 8:28:18


引用 yiqa 发表于 2012-3-29 15:45:32 的话:
我也需要《流程文件说明》,请发动guoq78@126.com

    已发到邮箱,希望有所启发和帮助

 


发布者 jacklfj@126.com
2012/3/30 8:28:45


Hi, 你的【PS: 关于《流程文件说明》如何制作,如果大家有需要我可以提供参考,需要的朋友请与我联系】
是否可以分享到fisherhetao@126.com,thx.

发布者 育林子
2012/4/6 16:32:55


想要《流程文件说明》,请您发送给我:syx160@sohu.com 谢谢!!

发布者 hdsunny
2012/4/7 21:47:41


引用 hdsunny 发表于 2012-4-7 21:47:41 的话:
想要《流程文件说明》,请您发送给我:syx160@sohu.com 谢谢!!


 

已发邮箱。希望有所帮助


发布者 jacklfj@126.com
2012/4/9 14:53:55


引用 育林子 发表于 2012-4-6 16:32:55 的话:
Hi, 你的【PS: 关于《流程文件说明》如何制作,如果大家有需要我可以提供参考,需要的朋友请与我联系】是否可以分享到fisherhetao@126.com,thx.


 

已发邮箱,希望有所帮助


发布者 jacklfj@126.com
2012/4/9 14:54:19


学习了
会议组织,看似简单,做好不易

发布者 thz706
2012/4/28 15:15:37


前辈,其实在这类会议中,还存在一种现象:员工(流程实际执行人)对流程运行的实际情况及存在的问题非常清楚,部门负责人(流程实际责任人)对前述情况不清楚,只是起到签字作用,这个时候,会议召集人很难把部门负责人、员工(实际执行该流程)组织到一块儿来开会;而且即使来啦,也是员工在说,而部门负责人很少说,搞得好像这个员工是负责人(实际有决策权的人),这样会议很难获得一个达成一致的结果。
另外,请将流程说明发一份qxj18981@163.com。多谢!

发布者 qxj18981
2012/6/5 11:50:05


谢谢楼主,需要《流程文件说明》如何制作文件,邮箱taotao5016@163.com谢谢

发布者 楚男058
2013/2/21 9:41:14


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