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2019/6/26 15:12:43

[原创]审批流程如何优化?

当我们询问业务部门的人员,“你觉得哪个流程有问题”时,98%以上的矛头都会指向某个审批流程。之所以会这样,是因为审批流程在日常接触和使用频率最高,好不好用也最容易感知--审批环节多与少、审批时间长与短等。因此,从某种意义上而言,审批流程的优化是流程优化工作中非常重要的工作。因为,它能非常直接的让流程用户体验到流程优化的成效,从而也就更有兴趣投入更多的时间和精力参与到流程部门所组织的其他流程优化工作(项目)中。既然这么重要,那接下来我们就谈一谈如何才能更好的优化审批流程。

一提到审批流程优化,很多人的第一反应就是要下放审批权限或者要把串行改成并行审批……这些都是审批流程优化的方法,但都不是核心,我认为审批流程优化的核心是:减少或剔除不必要的审核(批)环节,因为这才是造成审批流程长的最主要的原因。因此,我提倡审批流程优化一定是要先识别必要的审核环节,再采用一些方法和技巧加以优化。通常我是这么操作的:

第一步,对审批事项进行分析,识别出事项的审核内容(也就是要批准该事项必须从哪些方面进行审核确认),并将履行这些审核责任的环节挑选出来(显然,所挑出的这些审核环节是必须要存在的)

第二步,对剩余环节所履行的审核责任及存在的价值进行分析,看是否可以剔除或改为“知会”性质(理论上而言,剩余的环节应该都没有存在的必要性,但每家企业都有其独特的管理或行事风格,因此,有些特别的环节还需要进一步识别和保留)

第三步,对审批决策环节结合公司的授分权进行分析,看是否可以进行调整【通过权限进一步分级减少审批决策层级】

第四步,将最终保留的各审核节点进行分类;业务类审核、专业审核、审批决策。对专业审核节点进行审视,看是否可以并行处理【一般而言,专业审核节点都是可以并行处理的】,同时依照“部门内部分权处理的原则”对同类的审核节点进一步审视和删减(尤其是专业审核类)以更好的明确和体现出节点的审核责任

最后,当然就是审批流程优化成果的整理、再次审视及报批了

 

通过以上几步基本能够很好的完成一个审批流程的优化了。最后需要提醒的是;审批流程是依附于组织层级、分工而存在的,因此,当采用技术手段进行优化还无法达到理想的效果时,我们应该回过头来看看组织是否可以得到调整和优化

 

 

 



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