近几年，广告标识行业的竞争越来越激烈，标识网的行业景气度调查初步统计，6成认为与去年基本持平，近2成认为差于去年；另一方面，客户也越来越成熟，以前通过展会与广告宣传才能找到产品供应信息，现在网络普及了，客户登录一下中国标识网，就可以查询到各类雕刻机、冷裱机、喷绘机等信息，几乎想要的信息随时都可以找到，这样把供应商的竞争提到同一个桌面上，技术公开后就是价格与质量的竞争，要生存发展，就必须提升企业竞争力。开源节流是标识广告行业的企业家所要考虑的，如何利用协同管理软件来提升管理水平，降低运营成本，是本文的主题。

经过近10年，政府、媒体、管理软件商的宣传与推广，像ERP、CRM、OA、进销存、SCM等管理名词大家已经是耳熟能详了，但也有这样的声音：“只要根据企业实际情况，按照科学管理方法，规范企业管理，不上管理软件也照样可以管好”，这也是很多中小型企业不上管理软件的原因之一，那为什么还要上管理软件呢？打这样一个比方，当企业还很小的时候，企业领导就像骑一辆自行车，对自行车的情况心知肚明，知道什么时候发力，什么时候休整；但是企业发展了，企业领导骑的是摩托车，处理的事情多了一些，什么时候加油，去哪里加油，交养路费、维修等等；到了开小轿车的阶段，企业领导就需要熟悉轿车的操作，甚至要请专业的司机；到了开飞机的阶段，复杂的仪表操作起码要几个月时间去熟悉，周围环境变化更大，如果操作不好就会出大问题。管理软件就像是仪表盘，实时告诉你企业的现状，而且随着企业的发展，管理软件在企业管理的作用越来越大，没有管理软件会让管理的效率与效果大大下降。

那么当前企业有哪些管理问题需要软件来解决？首先是客户资源的管理，“客户私有化，资料太分散”，我们看到大部分企业都只是管理到成交客户的交易信息，至于客户有哪些联系人，有哪些交往信息，基本上是分散在各相关员工的手上，就更不要说潜在客户的管理了，这样就很容易造成人走资料走，最终带走了客户，像便携展具行业，业务员自立门户的现象很普遍。我服务过一家客户的情况很典型，公司通过展会收集潜在客户资料，然后分配给业务员进行跟进，靠业务员每周汇报工作，后来业务员走了，新招的业务员又去跟进这批客户，几乎是重新来过，因为没有之前对每个客户的跟进记录，也不知道有哪些联系人，这样就贻误了商机，客户是不会等你慢慢来的。后来他们要求员工登记客户拜访记录，但是面临如何找资料，如何归档资料等问题，这些工作的效率太低，找一个客户的相关资料要花一段时间，结果领导也放弃这方面的管理了。

其次是数据统计及分析，“预测凭感觉，决策拍脑袋”，因为针对企业市场销售的分析数据滞后，现在我们大部分都是依赖财务部与销售助理在月末的统计，每次领导要一个不常用的分析报告，例如换个角度来分析数据，看看某个产品在华北区域的销售趋势，销售部就要花几天时间从多个Excel表中取数据统计，不仅耗费大量时间，而且还容易出错，实际上领导看起来也很不方便，因为每次有一些想法，都是希望能够立即就从市场销售数据中得到验证，要等个一两天的话，黄花菜都凉了，很郁闷。拍脑袋有时也是没办法的事情，只能是靠自己的感觉了。同时我们也可以看到，助理每月不单是为领导提供报表，还要统计客户应收款、对账单等等，工作量非常大，而且领导一个想法，就要搞个几天去统计数据，同样是很郁闷。

第三是日常管理与监督，怎样规范企业流程，怎样提升运营效率，降低企业风险，都是困扰管理层的事情。我们一家用户谈到这个问题就很感慨，每次要员工登记工作情况时，老员工就会说我们又不是没干活，登不登记我们都是在努力做的，以前也这样做事，不是挺好的吗？中国人讲究人情面，领导也拉不下面子总是说这个问题。所以制度执行往往是一阵风，过后又是老样子，这个就很容易造成内部沟通不畅，职责不清，部门往往各自为政，遇事推诿，内耗严重。另一方面，随着企业迅速发展，业务队伍不断扩大，分支机构不断扩张，营销网络在实际运营中在人、财、物方面出现了很多黑箱操作，老板在某种程度来讲就是睁眼瞎，就算知道有问题，但是无从入手，无可奈何，这种情况严重影响了企业的稳健迅速发展，我们一家用户有4个分部，广州、北京、成都、沈阳，上了软件的目的就是希望可以解决分公司的管理监督问题。

第四是信息无法共享利用。企业多年积累并没有什么体现，没有让员工站在一个更高的起点去做事情，相反要靠员工自己去摸索，只要换个新人，很多工作基本都要重头再来，更严重的是核心员工一旦离职，企业在某个方面的经验积累就几乎一扫而光，就算是不离职，依靠这种师傅带徒弟的模式，也是很低效的，这种情况周而复始地出现，导致团队成长难，企业总在做一些低层次的重复工作，工作效率低下，运营成本居高不下也就不足为奇了。

第五是库存账及往来账。当库存料品的品种多数量大，出入频繁，仓管员就很难做到及时登账，结果就是看得见就有，看不见就找，找不到就买，造成库存存在不当积压，占用的资金大，因为销售采购的数据不能与库存数据连通，三个部门各自为政，仓管员桌面积压着厚厚一叠单据等待登账，一看脑袋都大了，一时半会是搞不定的，不及时是一回事，库存账出错也是很正常的；另一方面，往来账务不能实时生成，不能及时了解到客户的应收款，这样对于月结客户就会出现超过信用额度或者超过账期还在出货，造成货款风险。

企业在发展过程总会不同程度地碰到上面提及的问题，在标识广告行业中已经有不少企业上了管理软件，有两个特点，一是停留在单一部门级应用，例如OA、CRM、进销存、财务软件，二是主要集中在财务与进销存管理。这也说明了标识广告行业的信息化已初具基础。但是我们要注意到，像财务软件与进销存软件，应用对象是助理及财务在应用，是一个对业务结果的管理及统计，提升开单及统计的效率，但并不涉及到管理环节，例如合同审批、客户管理等，都无法纳入这类软件的管理范畴，只能满足粗放式的管理。我们刚才提到的5大管理问题，实际上都是需要一种企业级的协同才能解决，不是说有一个结果统计就可以了，采用部门级的管理软件只能解决部分问题。

在这里我们要谈谈大中型企业与中小型企业在信息化建设上的不同，中小型企业是以销售为核心的业务管理体系，覆盖企业各个部门，因此面向中小型企业的一体化协同管理软件，重点在于以客户为中心，实现客户关系管理+办公自动化+进销存账务的一体化；而大中型企业是以生产为核心的管理体系，为优化资源配置为基础，因此面向大中型企业的一体化协同管理软件，重点在于以ERP为核心，同时实现工作流与客户关系管理。像富雷的周总，在管理软件应用中首先从客户管理入手，打造以客户为中心的市场销售管理体系，然后再逐渐拓展到全公司的管理，这就是典型的中小型企业应用。

接下来我们来谈谈协同管理E-系统在广告标识行业中的应用，E-系统是一款包括了客户关系管理、办公自动化、进销存账务、知识管理、决策支持的协同一体化管理软件，那么协同管理E-系统软件对于广告标识行业的中小型企业管理提供了什么解决方案？总结来讲为4个方面，提高工作效率，提供管理控制，提供决策支持，适应未来发展。

第一方面来讲，提高工作效率。首先是沟通效率，内部沟通方面，通过办公自动化OA，各项工作按照预设的流程流转，谁什么时候收到，什么时候审批，都清清楚楚在系统中留痕，责任分明；公共信息例如公告通知都可以及时做到上传下达，各类知识可以及时分享及查询，达到知识的复用，从而提升员工的工作效率，避免重复工作；外部沟通方面，通过客户关系管理CRM，员工与客户沟通时，可以清楚历史的交往记录及交易记录，从而提升与外部的沟通效率及效果，提升客户满意度。

其次是作业效率，做单与报表。员工只需要在系统开单，报表就可以自动实时地生成，以前工作量最大就是在于每月末对各类报表的统计及分析，通过进销存账务系统，账务清清楚楚，及时准确；仓库账也随着进销存一体化地运行，仓库见单收发货，库存做到实时准确。像前面提到的富雷，以前市场部门月末都要统计客户应收款报表、各类产品的销售报表、客户的对账单等，现在只要直接上软件就可以查询到，或者直接打印出来，效率大大提升。

第二方面来讲，提供管理控制。首先客户资源纳入了软件的管理，通过协同管理，所有与客户相关的记录都关联到客户，可以清楚了解到客户的基本信息、交往信息、交易信息，不但是成交客户，还包括了潜在客户，让客户成为公司的资产；其次员工日常工作纳入软件的管理，通过员工日历的工作登记，作为主管可以清楚了解到业务的进展及工作情况，像DGI上了E-系统后，领导通过工作日历就可以了解到外派员工与本部员工的工作情况，不再像以前口头汇报，问一点讲一点，通过管理软件，员工有一种压力，总不能在系统上交白卷，主管可是随时都可以在系统中抽查；第三，整个公司包括各个分支机构，运营情况在系统中一目了然，随时都可以查阅，做到事中控制，防患于未然，提升了监管能力。实际上管理控制的关键就在于信息对称，如果公司没有掌握到相应的信息，就很难做好管理。

第三方面来讲，提供决策支持。“E-系统”提供多种方法来分析数据，包括构成分析、排名分析、趋势分析、对比分析等方法，例如分析业务员的业绩排名、产品今年的销售趋势等等。“E-系统”提供多角度观察数据，例如分析某类产品在不同行业的销售情况，或者某个行业内，某类产品在不同销售区域的销售情况等等，通过以上数据分析，全面提升业务数据价值，为企业提供决策支持，“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，领导可以随时查询报表，很方便，下属也很轻松，皆大欢喜。

第四方面来讲，适应未来发展。“E-系统”提供了灵活的自定义功能，能够适应中小型企业的管理需求的变化，满足中小型企业从粗放式管理到精细化管理的渐变过程。中小型企业的发展，都是一人多岗，每个人身兼数职，逐步发展成为一人一岗；管理流程也在不断变化，例如订单审批权限，原来是10万元以上需要总经理审批，有可能调整为10万-20万由主管副总审批，20万以上才由总经理审批。“E-系统”可以比较好地适应这变化。

总结来讲，E-系统在广告标识行业的应用效果表现为降低企业成本，提高团队执行力，提高企业管理的规范性。

刚才谈了E-系统在广告标识行业的应用效果，由于管理软件，首先是管理，然后才是软件，不是说懂得软件操作就可以了，接下来我简单谈一下对信息化建设的一些建议。

首先，要“总体规划，分步实施”。管理信息化应当是一个渐进的增效过程，不要奢望一口吃成胖子，信息化建设与企业当前管理水平、员工素质是息息相关的，员工从认识信息化到掌握信息化，需要一个过程，而中小型企业员工的信息化水平普遍不高，希望毕其功于一役，结果往往是欲速则不达。

找出企业的需求关键点：如果是希望将客户资料及业务员工作情况管理起来，那就先应用客户/联系人/日程；如果是希望及时统计销售账务，那就先应用销售开单+收款+对账；如果是希望及时统计往来账务，那就销售、采购两大块都要应用；如果是希望管好库存，那么库存的应用就要先开始。找出企业需求关键点后，就可以对各个软件模块排出优先顺序了。如果各个模块都同时全面应用，结果用户工作量太大，顾此失彼，抵触情绪很大，觉得软件复杂、难用，降低工作效率。

其次，要“制度配合，领导参与”，像办公自动化、客户关系管理，这些都是原来不上管理软件是没有的，上了管理软件才开始应用，员工会很不习惯，而习惯改变是需要一段时间，这时候如果没有制度来配合，系统就用不好，领导如果没有参与的话，例如不在系统上审批、不在系统上检查工作、不在系统上看报表，那么系统就会形同虚设，反而是一个累赘。

最后，要“流程先简后繁，权限先松后紧”应用时业务流程要从简用起，不要一开始就搞得很繁琐，例如销售订单审批通过后，开销售发货单，而销售发货单生成应收账款，那么应用时最好是允许用户直接开销售发货单，先不应用销售订单，等大家对销售发货单的应用熟练以及销售账务核对清楚后，再应用销售订单就水到渠成了。另一方面权限一开始不要设得太严格，因为一开始用户对管理软件不熟悉，出错机率很大，如果搞得这个不能改，那个查不到，用户就会觉得管理软件很复杂，很不方便。应该是一开始将权限放得很宽，让用户可以轻松地将业务数据录入系统中，等到用户对操作比较熟练的时候，这时再收紧权限，规范权限。

管理信息化已成为解决中小型企业在激烈竞争环境下保持可持续竞争优势的最佳方法，协同管理E-系统在广告标识行业应用也取得了一定的成效，我们将秉承“超出客户预期”的价值观，致力于研发更加贴切广告标识行业中小型企业应用的管理信息化产品，帮助用户成功，为广大用户创造更高的价值。