[原创]企业信息化－规避风险，借力扬帆

 

企业信息化——规避风险，借力扬帆

张颉  2007年5月11日

 

信息化是企业管理在发展过程中无法阻挡的一个重要步伐，企业在信息化建设的过程中也投入了大量的人力、物力和财力，然而众多的国内企业在信息化的道路上却频频受挫，而且越是与管理紧密关联、集成度越高、规模越大的系统，其失败的概率就越高。针对这一现象，本文首先对企业信息化失败的一些典型原因进行了分析，之后提出了适合中国企业快速发展特点的管理信息系统建设方法，最后建议企业引入第三方的管理咨询顾问与软件公司共同规划，确保管理体系与信息系统的顺畅衔接。

 

企业信息化失败的原因分析

许多管理软件在实施过程中都存在较高的失败概率，ERP软件的高实施失败率就是很好的示例，据国际化工业研究显示：ERP项目70％以上都不成功，平均成本超过预算240％，安装时间超过预计178％，许多企业已经将ERP系统视之为鸡肋。根据企业对信息系统实施失败原因的统计，因软件选择失败占67％，因实施步骤不妥失败占9％，因人才流失失败占8％，因软件厂商服务支持不力失败占3％。然而，企业往往忽略了最关键的原因，即企业自身的原因：对信息化实施的难度估计不足；盲目相信产品化信息系统功能强大；将信息化看作是解决企业管理问题的灵丹妙药；而这些问题恰恰是信息系统实施失败的最关键原因。

 

1.         一步到位的思想，追求大而全的产品化信息系统

企业在规划信息化系统的时候，对系统的期望值往往较高，而对系统的实施难度却估计不足，加上软件公司更倾向于向用户销售其成熟的产品化系统，因此企业往往会抱着一步到位的思想，追求功能面面俱到的信息系统。然而，由于信息系统的实施涉及到企业的方方面面，在任何地方都可能遇到存在风险，在任何地方也可能存在阻力，因此，信息系统涉及的内容越多，其遇到风险的可能性也就越大，其遭遇的阻力也就越大，也就越容易导致失败。假设涉及的内容有10项，每项的成功概率为90％，那整个项目的成功概率(0.9^10)就不到35％了，如果内容更多，则其成功概率就更小。而且，不论是产品化的系统，还是定制开发的系统，都不可能一次建设，受益终身。随着企业发展阶段的不同，所采取的管理模式必然会出现变化，而信息系统也必然随之变化。因此，企业在建设信息系统时的大而全思想本身就是信息化失败或建设成本过高的原因之一。

 

2.         产品化的系统，功能全面，物超所值

由于企业自身缺乏对信息系统的深度开发能力，而产品化的信息系统其功能有很强的通用性，而且涉及的功能较多，让企业有物超所值的感觉，因此这类系统往往较易被企业所接受。然而，这种物超所值的感觉在很大程度上是不真实的，由于信息系统并非依据企业的管理体系而设计，企业员工会感觉使用起来不顺手，某些业务功能无法实现，而某些业务功能又感觉多余，这就可能导致信息系统还是要和手工作业相结合才能完成全部工作，不但没有提高工作效率，反而增加了工作难度，久而久之，员工就可能弃而不用。而另一方面，系统自带的众多功能由于企业并不了解其用途而无法很好地加以利用，这些功能其实是被闲置着，并没有发挥其作用。这些看似超值的系统用到最后往往犹如鸡肋，食之无味，弃之可惜。

 

3.         希望借助信息系统引进先进管理模式

由于软件公司的众多客户名录和其对最佳管理实践的诠释，企业往往会产生一种错觉，认为软件公司所提供的信息系统内包含的是成功企业的管理模式，自己的企业一旦采用了该信息系统，目前管理上存在的诸多问题将迎刃而解，管理水平将会出现质的飞跃。然而，企业的发展是有阶段性特点的，违背企业的发展阶段而盲目追求所谓的先进管理模式，无疑是饮鸩止渴，不但无法把企业带到一个新的高度，反而会令企业出现致命危机。把这类信息系统的实施失败归罪于企业不能接受先进管理思想和业务模式显然是不中肯的批评，真正深刻了解企业现有能力，能够确定企业经营管理模式的恰恰是企业的经营者而非软件公司，而信息系统在企业管理中的正确位置应该是管理体系的承载平台，而非管理模式的引领者。企业要真正用好信息系统，首先就必须摆正信息系统在企业管理中的位置。

 

企业信息化的未来之路

虽然信息化建设失败的一个重要原因是在于企业对于信息化认识上的误区，但现有的管理信息系统本身也存在着诸多的问题。由于开发信息系统的软件公司所关注的是产品广泛的适用性，同时面对激烈的竞争，软件公司更倾向于开发功能强大、集成化程度高的产品。然而，这类系统的开发成本较高，实施时间较长，且可拓展性相对较弱，而在中国企业快速发展的大环境下，这类产品的适用性问题就会尤为凸现。因此在建设信息系统时，能够灵活应用和集成，并能够随着企业未来的发展而自由扩展的系统将会是未来信息系统的发展方向。

 

1.    个性化的小而灵活的系统

在管理信息系统建设过程中可以找到这样的规律：系统规模越大，集成度越高，其风险也越大，失败概率也越高。从这个规律中不难总结出这样一个结论：在目前中国企业快速发展的大环境下，大而全的信息系统无法适应企业管理不断迅速发展的需求，这也是国外软件在中国水土不服的重要原因。由于企业在快速发展过程中的不同发展轨迹，必须采取与企业管理相适应的个性化系统，从而使管理信息系统真正能够提高企业的运营效率，而不是削足适履使企业适应信息系统。同时，由于快速发展的需要，管理信息系统尽可能设计成功能较为简单，结构较为独立的一个个小的系统模块，在企业管理发展的过程中，当一个管理功能发生变化时，仅仅需要修改一个系统模块即可，不会影响到其他系统的使用，从而确保了系统的整体稳定性。

 

2.    互相融合的集成系统

目前现有的管理软件看似功能全面，但各个功能之间缺乏信息的关联性，使各个功能模块成为了软件孤岛，整个管理信息系统缺乏统一的管理思想和管理体系，就像缺少企业管理的灵魂，从而使信息系统的整体价值大大降低。因此，一个真正融合的信息系统不仅仅意味着技术上的融合，更是应用上的融合和管理上的融合。在建立管理信息系统之前，首先要搭建一个具有体系性的管理体系，按照管理体系划分基础的业务模块和管理模块，并考虑到信息在各个模块之间的沟通和共享，使不同种类、不同业务的管理信息系统能够真正集成在一起，实现高效的协同工作。为用户搭建一个融合的，集成化、同质化的信息平台。

 

3.    面向发展的可扩张系统

在建设信息系统时，不但要考虑到信息系统在现在的顺畅运行，还需要考虑到信息系统是否可以平滑迁移到未来的技术上，在不同平台上的可移植性将为企业未来的信息系统升级降低成本。在管理信息系统的建设过程中，即考虑到企业未来发展的方向，事先做出规划，并为管理信息系统未来在功能上的升级预留一定的发展空间。同时，在现有管理信息系统建设的过程中，需要首先搭建整个管理体系的框架，对于目前的系统在未来发展中可能存在的运用有一个先期的预计，对未来的升级事先进行准备，从而避免未来升级时的不便，降低未来升级的成本。

 

管理咨询在信息系统建设中的作用

许多企业在信息化建设时仍采用传统的设备采购方法，寻找多家软件公司前来介绍产品，通过对其产品的了解试图选择一套适合自己的管理信息系统。然而在比较了众多厂商的产品之后，却发现每个厂商的产品都有其适合自己企业的内容，但又不完全适合自己的企业，最后只能通过比价等手段选择一家相对比较适合的产品。其实，企业在进行信息化建设之前，首先需要在管理上对企业进行梳理，进而对管理信息系统的建设步骤进行规划。这个准备工作是信息化建设成功与否的关键因素，而引入专业的管理咨询顾问将能够有效地帮助企业进行系统的管理体系梳理，并制定管理信息系统的建设规划。

 

1.      首先管理现状梳理

信息化的目的是为了提高企业的管理效率，因此，在建设管理信息系统之前，有必要对企业管理模式的现状进行分析，并对现有的管理体系进行梳理，在梳理的同时对于运行不顺畅或有争议的部分进行讨论并优化。由于专业的第三方顾问在管理体系的梳理和优化上具有成熟的方法和丰富的经验，因此能够系统地对管理体系进行梳理，同时在梳理的过程中通过与企业相关人员的沟通和研讨，能够结合企业实际情况进行管理体系优化，梳理过程本身就是对企业管理的一次提升。而在梳理之后，帮助企业明确自己需要什么，找到通过管理信息系统的应用能够明显提高效率，并且实施难度相对较低的部分作为管理信息系统建设的切入点。

 

2.      管理体系发展规划

信息化不但要满足企业现有的管理体系的要求，还需要考虑到企业未来发展对管理信息系统带来的影响。为了确保管理信息系统能够随着企业的发展具有相应的可发展性，引入管理咨询顾问对企业未来的发展战略进行梳理，从而了解企业未来的发展路径，并进行相应的管理体系发展规划的制定是相当有必要的。如果某个职能或某个模块的体系在短期内将发生较大的变革，那就需要考虑是否在变革之后再进行管理信息系统的建设，或者在现在的系统建设中考虑到未来的升级方案。这样做的好处是可以避免在管理信息系统建设时缺乏前瞻性和规划性，从而出现重复建设，或建设后很快弃置等现象，造成管理信息系统建设成本的浪费。

 

3.      信息系统需求分析和规划

在对管理进行分析和规划之后，将管理体系与信息系统进行对接的过程是管理信息系统建设最为关键的一步。目前许多企业在进行信息化建设时对管理信息系统需要实现的功能并没有明确的规划，而更多的软件公司也努力将自己塑造成管理专家的形象，帮助企业进行管理信息系统需求分析和规划。然而，企业和软件公司是处于甲方和乙方的位置，而且软件公司所提供的产品化系统的固化性也决定了软件公司必然用“先进管理模式”、“最佳管理实践”等方式来掩盖系统不灵活，缺乏个性化的致命缺陷，说服用户接受其固化的产品。如前所述，管理信息系统应该是管理体系的承载，因此，企业可借助了解信息系统建设的管理咨询顾问与软件公司建立沟通渠道，并共同编写系统需求分析和规划方案，以确保管理信息系统的规划既符合企业的运营模式，又与信息化的架构能够紧密结合起来。

 

总之，企业在信息化建设的过程中，首先要从领导出发，既对信息系统的建设投入足够多的重视，又要摆正信息系统在管理中的位置，不可对其盲目追随。在建设时不要贪功急进，追求一步到位，而要建设兼顾灵活性和未来发展性的小系统。同时，在自身规划能力不足的情况下，要善于借助第三方的管理咨询顾问为自己做信息系统的规划师，逾越信息技术壁垒，使信息系统能够真正为企业的管理水平提升做出贡献。

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