[原创]设计院发展核心动力探索之三

 设计院发展核心动力探索之三

1.        知识管理体系

张颉  2008年4月

设计院作为智力产品的提供者，属于典型的知识型企业。通常在设计院中，知识是一种存在于设计人员个体身上的隐性资产，一旦该设计人员离开设计院，他所携带的知识将随之失去。因此设计院的整体知识能力是不稳定的，是由当前设计院所拥有的设计人员的知识水平决定的，这对于设计院的稳定发展显然是不利的。

知识管理体系的作用是将设计人员个体的隐性知识显性化，并且通过信息系统进行固化，进而通过建立知识的分享机制使知识能够在企业内部得到传递，并且在传递的过程中不断融入设计人员对知识的完善和创新，从而使个人知识组织化，组织知识个人化，在这种交换和创新中使设计院的知识形成螺旋型上升。因此知识管理体系是能够令知识汇聚、熔炼和升华的动力源泉，是设计院保持持续发展的战略级体系。

3.1.    项目成果知识体系

设计院在日常生产过程中产生的最大知识成果就是各个项目的电子和纸制图纸档案，对于这些知识资产的有效利用能够令员工的工作效率得到大幅度提升，对新员工的培养也更容易显现成效，因此在建设知识管理体系时，需要关注如何提高成果文件的利用率，为了实现这一目的，有一些环节是需要被重点关注的。

Ø  标注成果文件特征，建立分类检索功能

成果文件利用率不高的原因之一就是成果文件的信息量过于庞大，使用者在使用时往往需要花费大量的精力在有效信息的寻找和鉴别上。根据员工通常在搜索信息时所采用的标准设立成果文件的特征词典，要求设计人员在交付成果文件之前在特征词典中选取合适的特性对文件进行标识，由于设计人员对于自己的工作成果较为了解，因此这项工作对于设计人员而言需要花费的时间很少，但这项工作对于使用者而言却可以节省大量的时间。这就好比在储藏箱上贴上箱内主要物品名称的标贴，使用者不用打开每一个箱子去看里面的物品，而是可以根据标贴判断箱子里的物品是否是自己所需要的。然而，尽管在箱子上贴上了标贴，如果储藏室里有相当多的箱子，那么找寻所需要的物品工作量也是相当大的。因此需要将箱子按照储藏物品的不同分类放置在相应的区域内，并通过放置位置示意图使所需要的物品相当容易被找到，这就是文件分类存储和检索功能的作用，而通过信息系统平台，这类检索功能将能够更加迅速地实现。特征检索功能作为最基础的知识管理工具，应该在所有的项目中普遍推广。

Ø  建立标准图库，固化创新成果

在特征检索的基础上，对成果文件进行加工提炼能够进一步地提高成果文件的价值，其中包括标准图库的建设和创新成果的固化。标准图库里收藏的是一些经过加工的成果文件，从而使这些内容可以适用于较多的项目，从而为今后项目中设计人员通过调用标准图纸提高工作效率奠定基础。标准图库的使用还能够使资历较浅的设计人员能够承担更多的设计工作，从而使资深设计人员能够有更多的精力致力于项目中的创新。在创新之后，通过知识管理体系将创新成果进行固化，从而使个人知识组织化，使整个组织都能够运用创新提升工作效率。因此标准图库的建设和创新成果的固化是知识管理中知识价值提升较快的方法。

3.2.    项目管理知识体系

设计院向工程公司转型已经成为了一种必然的趋势，工程公司的价值链较设计院更长，这对于设计院的项目管理能力提出了更高的要求，因此在设计院的知识管理体系中，如何对项目管理的经验进行总结，并在此基础上提升将是设计院核心竞争力培养的一个重要方面。

Ø  进度控制

进度控制的有效与否直接关系到整个项目的效率，也是设计院设计产能的重要体现。项目效率的高低与项目经理和专业负责人的进度控制水平有着直接的关系。在项目过程中，项目经理控制着整个项目的进度，每个环节则是由各个专业负责人控制各环节的进度，不论是项目经理还是专业负责人，都必须通过各环节中的有效计划、协调和控制来确保进度的完成，并在经验的积累中不断提高项目管理水平，从而优化项目进度管理，提高项目整体效率。通过信息系统使项目经理和专业负责人能够将其在项目进度控制上的经验积累在知识管理体系中，能够帮助缺乏项目经验的项目经理和专业负责人尽快掌握进度管理的方法，同时也可以令成熟的项目经理和专业负责人在互相的学习中快速学习其他人员进度管理的经验，从而提升进度控制的水平，这对于项目经理和专业负责人的培养是具有非常大的价值的。

Ø  质量控制

设计人员的经验是在自己的工作中慢慢积累起来的，在工作中所犯的错误即是为这份经验积累所付出的代价，如何让这份代价能够获得更大的价值回报是设计院应该考虑的问题。通常来说，设计院付出的这份代价仅仅是让犯错的设计人员获得了经验，其他设计人员是无法从中获得经验的，即使是这位犯错的设计人员，也很有可能在以后的工作中由于忘记了这次教训而犯同样的错误。知识管理体系在这里的作用就是通过信息系统在项目过程的各个阶段提供给设计人员录入的接口，能够将所遇到的问题和解决的方法记录下来，并将各个设计人员在同一个阶段遇到的问题和解决方法归集起来，制作成该阶段的设计指导文件，每个设计人员在进行设计之前必须阅读该阶段的设计指导文件。这种方法令所有设计人员的经验都积累在组织中，不会因为设计人员的离开而丧失，而且设计人员能够在前人积累的经验上发展，使提升的起点不断得到提高，整个设计院的水平也能够在深厚地积累中稳步提升。

Ø  成本控制

项目成本主要包括设计人员的人工成本和项目中所发生的各类费用，成本的控制是直接影响项目是否能够赢利的重要因素。成本的有效控制具有两个提升重点：一方面需要项目管理者具备成本控制的意识，这可以通过将成本与项目管理者利益之间建立直接关联的方法使其关注成本；另一方面需要项目管理者具有成本控制的技巧，这类技巧可以通过知识管理体系在设计院内部进行分享。知识管理体系在此的另一个作用是积累各个项目各个环节中成本的数据，从而为成本控制考核提供量化的依据，促进项目管理者在成本控制上不断地提升水平，降低成本。

Ø  造价控制

随着设计院向工程公司的转型，造价控制日益被设计院所重视，与进度控制、质量控制、成本控制相比，造价控制水平的提升将能够为设计院带来丰厚的收益，但同时，在造价控制中出现的问题也将给设计院带来巨大的损失。在知识管理体系中，造价控制一方面要建设数据库以存储大量的工程设备价格，并且及时更新数据库信息以使工程报价具有竞争优势；另一方面则需要将工程中进行优化而减少造价的经验积累在知识管理体系中，为今后项目的造价控制提供经验借鉴。

3.3.    科研管理知识体系

技术水平是设计院核心竞争力的体现，也是很多设计院在发展过程中存在的一大瓶颈问题。因此如何对科研项目的立项、实施、验收、申报以提高科研项目的有效性对于设计院而言相当重要，而科研相关成果的归集存档和推广使用则使科研成果能够发挥其价值，因而对设计院更加重要，而知识管理体系在科研项目中就能够起到收集成果和推广使用的作用。

科研成果本身对设计院技术提升的重要性还仅仅只是科研的一小部分价值，科研成果能否被更多的设计人员在项目实施过程中应用，从而为设计院带来更加丰厚的经济回报才是科研成果更大的价值体现，因此科研成果的推广成为了非常重要的活动。知识管理体系可以作为一个有效的平台对科研成果进行推广，通过科研成果的发布使设计人员了解科研成果可以运用的方面，以及可以发挥的作用，从而使更多的设计人员能够使用科研成果。另一方面，可以为科研成果的发明者设立内部专利的形式，一旦其他设计人员使用了其科研成果，知识管理体系会通过信息系统自动记录，并将专利使用所得作为绩效奖金形式转入发明者名下，以此方式鼓励发明者向其他设计人员推广其成果，从而最大程度地实现科研成果为设计院带来的价值。

3.4.    知识管理体系实施成功的要素

尽管知识管理的重要性已经为众多的设计院所认识到，但很多企业在实施知识管理时都遭遇了失败，其中出现的问题包括员工不愿意进行知识共享，知识虽然被存留但是无法有效利用等方面，为了使知识管理体系能够有效地发挥出其应有的作用，有一些因素是必须在实施中被关注。

Ø  搭建知识管理的系统框架

知识管理体系在设计院中能够发挥出多大的作用，在一定程度上取决于知识管理的系统框架。单一用途的知识分享仅能够使知识在一个点上发挥作用，而通过体系的规划，可以将若干个知识点搭建成一个小的体系，从而发挥出知识的整合作用，使1＋1> 2。另一方面，通过系统地规划，使一个知识点能够被多个小体系使用，从而形成多维结构，将这些知识点交织成一张纵横交错的知识网络，随着这张知识网络的不断扩大，每个知识点在其中发挥的作用也在呈几何倍数地增长，从而给设计院带来巨大的应用价值。然而系统框架的搭建是一个困难的过程，必须要组成一个非常熟悉整个设计院各个环节的小组，首先由这个共同搭建知识管理体系的整体框架，然后在整体框架下再搭建细分的各个环节的小框架，从而为建成一个高质量的知识管理体系奠定基础。由于这是个十分重要且艰巨的工作，因此必须引起领导者的足够重视，指定具有丰富经验的优秀设计人员组成小组，并且在此工作过程中给予充分地支持，以确保这项基础工作的顺利完成。

Ø  建设支持交流的信息系统

任何有价值的理念都必须在实施中才能使其价值得到显现，许多知识管理体系实施失败的原因也正是由于其实施体系有缺陷造成的。实施知识管理体系必须在工作过程的固定点上插入知识留存的步骤，这是需要改变设计人员工作习惯的，而习惯的改变往往是会遭到人们潜意识地抵制的。信息系统的支持能够帮助设计人员适应新的工作习惯，根据信息系统的投资预算，有两种方案是可以供选择的。在资金预算较低的情况下，首先将设计人员现在的工作用流程的形式固化下来，然后将知识的留存工作嵌入到现有的流程中，用信息系统提醒设计人员当前需要执行的工作步骤，帮助设计人员及时进行知识存留。另一种投资较大的方案则在使用上更加便捷，从而也就会使实施效果更佳，这种方案是将设计人员在设计过程中需要应用的所有系统整合到一个系统中，使设计人员仅需要按照以往的工作习惯工作，系统会自动地筛选出需要留存的知识保存在指定的位置，设计人员在工作的过程中不需要增加任何额外的工作。设计院在建设信息系统时需要综合考虑实施成本和实施阻力之间的平衡，从而确保最佳实施效果。

Ø  塑造知识共享的文化氛围

在设计院中，知识是设计人员的核心竞争力，与其他人分享知识就意为着帮助别人提高竞争力，从而可能削减自己的优势，威胁自己的地位，因此在内部竞争环境中设计人员往往不愿意与他人分享其拥有的知识。在这种背景之下，文化氛围的塑造就尤为重要了。必须让设计人员了解，由于知识管理体系是所有的设计人员共同建设和共同分享的一个聚宝盆，当知识从各个设计人员处汇聚到知识管理体系中时，每个设计人员也可以从其中获取更多的知识，并通过这些知识的获得更快的成长，此时这个聚宝盆中汇聚的知识越多，其孕育知识的速度也越快，其帮助设计人员成长的动力也更加强劲。设计人员的思维往往被传统所局限，导致他们不愿意分享，因此在实施知识管理体系时，必须对知识管理对所有设计人员所带来的利益重点宣传，使大家都能够深切感受到从中获得的收益，从而从本愿上积极支持知识管理体系的建设。

Ø  设计主动分享的激励机制

为了确保知识管理体系能够顺畅运行，除了塑造文化氛围以使设计人员在本愿上支持之外，建立激励机制也是知识管理体系顺利运行的有效推动力。首先可以将知识分享作为绩效考核的一项指标，对设计人员形成一种压力。其次可以把知识分享成果的数量和质量与员工的晋升建立直接的关联，促使设计人员的主动参与。再次，还可以为具有较大价值的科研或创新成果设置内部专利，当其他员工使用这项成果时原创者就可以从其中获得专利使用费，从而鼓励设计人员不但要进行科研创新，更是培养了设计人员的知识营销意识，促使设计人员在进行科研创新时就会考虑到该成果的实用价值，从而使科研成果更加有效，另一方面，科研创新者会在组织中积极推广自己的成果，使更多人能够理解、接受并使用这项成果，这对于知识的传播是起到了相当积极的作用的。而上述一切要实现，就必须设立有效的激励机制并及时根据实施状况进行调整，从而对设计人员形成正向地导引。

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