[建议]简化例行工作，时间管理更有效率

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迅速进行更有效的时间管理---IT 人员指南

回想一下公司是如何安排会议的？下列方法是不是看来很熟悉？

最后通牒法：如果是老板召开的会议，那么只要宣布会议的时间，每个人都得到场。这个方法或许很有效，但也代表着所有与会者，都必须花时间调开其它事情才能参加会议。

游走各处法：要召开会议的人，四处询问其它人何时有空。找到了大家都方便的时间后，再予以公布。到了公布的时候，有人可能已在那个时段安排了其它的活动，这时就得重新安排一次。

电子邮件法：会议召集人送出打算开会的电子邮件，并提出几个可能的开会时间，要求大家回复何时方便。要是每个人都实时回复电子邮件，而且有某个时间大家都能配合，那么这种方法会相当有效。

重点是除非公司有实时排程的服务器或某种自动系统，否则要安排好一场会议，可能要花上许多时间，这些时间其实是可以用于其它更有意义的事情上。

那该怎么办呢？很多企业现在都仰赖 Microsoft Office 建立文件、收发电子邮件、制作简报、电子表格及营销文件。但除了这些基本功能外，其实还有不少不为人知却非常实用的功能，现在就来看看有哪些可以提升时间管理的功能。

看谁何时忙碌
Office Small Business Edition 2003 和 Small Business Server 2003 加强了排程选项，可更轻松安排会议。例如检视多个行事历的功能，因为 Outlook 2003 的使用，你可以在自己的行事历旁同步检视其它人的行事历。当你要安排会议时，可叫出团队中所有应与会成员的行事历。行事历会用色彩标示，方便你快速比较行程，以规划会议、特殊活动或假期。在你开启其它人的行事历后，还可以很容易地再次显示或隐藏起来。

建立会议工作区
Outlook 2003 的一项全新功能称为 [会议工作区]，可让你将议程、图片、文件连结，并将与会者的清单及其它文件储存在此，方便大家存取，以轻松安排及规划会议。在用 Outlook 2003 传送会议邀请时，[会议工作区] 就会自动建立。但要使用此项功能，你还必须使用 Microsoft Small Business Server 2003，并且执行 Windows SharePoint Services。

在线确认可行时间
有了 Office 2003，就算 Outlook 使用者无法共享 Microsoft Exchange 服务器，你还是可以透过因特网，提供空闲/忙碌信息，藉此安排会议。这种方式可用来安排与远程工作者或其它公司的人员定期会议。操作步骤如下：

‧开启 Outlook 并按一下 [行事历]

‧按一下 [执行] 菜单

‧按一下 [规划会议]

若要新增与会者，点选 [新增其它人]，并从通讯簿中选择，或在提供的空白处输入名称及电子邮件地址。

当你要新增与会者时，会出现对话框，要求你加入 [Microsoft Office Internet 空闲/忙碌服务]。按一下 [加入]，然后依照网页上的指示设定你的空闲/忙碌信息

将会议邀请传送给未注册空闲/忙碌服务的人员时，他们可选择是否要注册

Outlook 也可与空闲/忙碌服务搭配使用，可以在 Outlook 会议邀请中，显示与会者的空闲/忙碌时间，另外也可以选择在 Web 上检视。但为了保护隐私，特别规范下列限制：

‧不会收集与会者所在地点或活动的详细资料

‧只有服务的成员可以参与

‧只有经过授权者才能存取您的空闲/忙碌信息

开会是企业营运不可或缺的环节，如果要确保企业有高生产力，有效率的排程绝对是正确的第一步。
光安排会议，就要花上比开会还长的时间吗？开会肯定不能少，但安排会议可能也要花上不少力气。

　我顶！

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