[转帖]現在不做備份，將來後悔莫及
隨時把備份檔保持在最新狀態，能夠救您的企業一命
遺憾的是，大多數企業都要等到發生這種災難之後，才會想到要為他們的企業資料做備份。 到了那個時候，為時已晚。
因為您有建立備份檔案，所以您可以還原電腦中的重要企業資訊，不過要這麼做需要有計畫以及始終如一的實踐。 以下是您需要做的事。
決定備份內容
第一步就是要決定您需要保護哪些資料。 您大概不需要備份文書處理、試算表或任何其他種類的程式。 程式可以用其原版光碟再重新安裝。 甚至是當您遇到重大災難時，要取得替代用的光碟，相對來說應該算容易。
您所需要擔心的是您企業所建立的任何資料。 其中包含：
• 資料庫，其中包括客戶連絡人資料、訂購紀錄，以及庫存資訊
• 財務軟體資料檔案，包括試算表
• 文件，包括重要的通訊資料、備忘錄、工作成果，以及任何跟您企業計畫相關的資料
• 電子郵件，尤其是包含客戶提出的問題以及連絡人資料等重要資料的訊息
• 網站檔案，除非您的網站是由第三方業者所託管
• 任何若遺失會造成麻煩的資料
您可能也需要儲存系統組態檔案和其他設定檔，像是網際網路書籤等，不過這些資料就不如其他檔案重要。
在您繼續下一步之前，請確定您列出了含有您需要備份的檔案的資料夾。
使用備份軟體
現在您已經知道您需要備份什麼資料，您就需要開始定期做備份。 雖然您可以手動複製重要的檔案來進行備份，不過如果您有許多檔案及資料夾的話，這過程會相當費力。
最好還是使用備份軟體。 您可以使用隨附於您作業系統中的備份功能。 Windows XP 和 Windows Small Business Server 2003 都有提供備份工具。 隨附於 Microsoft Windows XP Professional 的備份工具已經安裝在您的電腦中了。 (如果您使用 Windows XP Home Edition，您則需要使用安裝 CD 來安裝。)
若要設定 Windows 備份功能，請按一下 [開始]，依序指向 [所有程式]、[附屬應用程式]、[系統工具]，然後按一下 [製作備份]。 按一下 [下一步] 就會出現開啟畫面，然後選擇 [備份檔案及設定]，接著按一下 [下一步]。
這時，Windows 備份功能會詢問您要備份哪些檔案。 您大概不會選擇 [這部電腦上的所有資訊]，因為這麼做會複製所有資料，包括所有的程式檔案。 如果您安裝了許多軟體，您最後得到的備份檔案會太大，而無法儲存。
如果大家都把他們的重要檔案存在他們自己的 [我的文件] 資料夾中，您可以選擇 [每個人的文件及設定]。 否則，您應選擇 [讓我選擇要備份的資料]，然後選擇所有您認為重要的資料夾。 當您完成後，按一下 [下一步]。
Windows Small Business Server 2003 中也附有「備份設定精靈」，能讓您指定您想要複製的資料夾，決定備份應該儲存在硬碟或磁帶機上，以及執行備份的頻率。 您也可以使用該工具手動啟動備份。
瞭解您的儲存選項
備份工具會建立一個含有您所有重要文件的檔案，不過您需要指定備份檔案的儲存位置。 在預設情況下，系統會將該檔案儲存到磁片，但是如果您有許多資訊的話，您可能需要十幾張甚至是好幾百張的磁片。
另一個選擇，是把備份檔案儲存到您的網路或您電腦上的另外一顆硬碟。 按一下 [瀏覽]，並選擇您想儲存檔案的位置。 替檔案取個描述性名稱，並按 [下一步]。
儘管這種備份會在您硬碟當掉或受病毒攻擊時，提供您一些保護，不過萬一發生火災或天然災害時，您很有可能會失去整台電腦，因此也失去您全部的資料。 基於這個原因，您應該定期把檔案複製到 CD、DVD 或外部硬碟上，並將之存放在公司以外的地點。
您會在 Windows 備份中所指定的資料夾內找到您的備份檔案。 如果檔案小於 640 MB，您可以用 CD 燒錄機，把檔案儲存到標準 CD-ROM 上。 如果該檔案大於 640 MB 的話，您就需要用 DVD。 請確認您的燒錄機能夠寫入可燒錄的 DVD。
您也可以使用可重複使用的媒體，如快閃磁碟機和外接式硬碟。 請檢查備份檔案的大小，以確定您需要多少儲存空間。
更多關於備份的建議
這裡還有一些建議，讓您在備份時使用：
• 遵守時間表，不要鬆懈。不要忘記，您安全的資料內容，只會維持在您上一次備份的程度。 如果您的硬碟當掉，而您已經有一個月沒有備份資料的話，您就失去了您這一個月的工作資料。 這就是為什麼定期備份資料如此重要的原因。 您可以每天晚上把您的檔案備份到您的硬碟或網路伺服器。 備份工具讓您能選擇備份頻率和時間。
• 異地儲存。儘管每天晚上把資料備份到您的網路或磁帶機是個很好的作法，但是您也需要設定排程，把您的檔案儲存到 CD、DVD 或卸除式儲存裝置上，以便送往其他地點儲存。 為了決定備份資料的頻率，您只要問問自己，您企業有多少資料是萬萬不能失去的？
• 練習還原資料。 如果您永遠不需要用到備份檔，那是最好的情形，但是您也會很樂意知道，還原您的資料，並不會比備份資料還要麻煩。 如果您使用的是 Windows Small Business Server 2003，從還原整個伺服器到還原單一檔案，都有流程可以依循。
Windows 備份功能也能讓您使用備份檔案來還原您的檔案。 不過，您應該在您需要用到備份程序之前，先行測試一下。 不要使用跟您的網路連線的電腦來練習，而且該電腦最好只安裝了作業系統。 如果您在既有的網路裡練習備份的話，您很有可能在無意間把舊資料覆寫到新檔案上，或者因此未能發現潛在的問題。
備份對於防範災害和系統當機，是種很好的預防措施，但是這種預防措施，只有當您花點時間定期備份您的系統時才會有用。
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