2009/3/25 12:00:38

实施基础

作者:九维软件工作室 黎宏宙原创  waysoft2@gmail.com
(此为关键文档,极具参考价值,适用于任何企业管理者)

 
 1 了解系统能做什么?   

  SBO 九维企管系统是一个灵活的、可定制的企业管理信息系统,包含高度集成的多个管理模块,涵盖全部核心的管理功能,包括:
     (1)业务管理:销售、采购、收付款、生产。
     (2)帐务管理(事务管理):库存、财务(基于业务的自动会计记帐和自动库存记帐是帐务自动化的关键)。
     (3)辅助管理:客户关系、售后服务、人力资源,以及日程管理、消息通讯等。
   另外,还可按客户需求定制功能。
   
   1.1 通用的系统功能:    
    (1)灵活。——通过定制/开发,没有什么不能做的。当前有什么不能满足需求的地方,可以做扩展,做定制/开发。
    (2)“文档打印、发送和导出”功能、与 Office 集成的功能。
    (3)“消息通信系统”功能、“业务警报系统”功能。
    (4)“单据体系结构(单据结构及单据间的关系)、单据的一般业务功能操作(体现在特定单据对应的 GoTo 主菜单中).
    (5)“查询和拖放相关”功能。   

   1.2 业务模块功能:详见 SBO 帮助文档。    


        
 2 如何做?(各职能工作指引,业务流程)   

   2.1 业务流程概述:    
   ____*每一个业务单据都有基础单据,基础单据触发后续业务,是后续业务的操作依据。   
   ____*销售和采购有相对应的单据,是同一个业务的单据在买卖双方的副本。包括:订单、交(收)货、退货、预付款请求、预付款发票、发票、贷项通知单、预留发票。    
    
   2.2 岗位职能的划分:    
    (1)业务系统设计及运营之长期计划 层 : 公司管理高层、系统管理员   
    (2)业务中期计划与控制(业务管理)层 :销售部经理、采购部经理、财务部经理   
    (3)业务短期计划及执行 层 : 销售员、采购员、出纳员、生产相关人员(生产计划员、生产物料员、成品仓管员)   
    (4)事务短期计划及执行 层 : 仓管员、会计员   
    (5)支援服务 层 : 客户服务人员、商务/行政人员   

   2.3 职能工作指引和业务流程:   

    ● 公司管理高层 : 业务系统设计(企业运营设计)——确定“系统管理要求”和“企业运营管理要求”;日常查看企业运营报表,听取系统运行情况的反馈。    
    ● 系统管理员(或系统供应商): 系统设计和管理——根据“系统管理要求”配置系统(定制系统);系统管理员对定制好的系统进行日常维护。    
    ● 销售部经理 : 销售业务运作管理及中期计划——如:维护业务规则(即维护“业务流程”以及“客户和销售物料主数据的基本规则、组规则”);查看销售业务报表。
    维护业务规则包括:
    一、维护“业务流程”(制定销售业务流程(参见销售员的业务流程))。
    二、维护主数据属性的规则——主要维护业务单据默认值以及影响系统业务规则的主数据属性的规则):
      (1)客户的激活/冻结的规则。
      (2)客户(主数据的“付款条款”标签页)的付款时间条款、一般价格清单、默认总计折扣 %、信贷限额、催款条款组的规则。
      (3)物料价格管理:
         ____*维护价格清单(一般价格)和价格清单的特殊价格;
         ____*维护业务伙伴的默认总计折扣、一般价格清单、一般折扣(价格清单折扣),以及业务伙伴的特殊价格。除了“总计折扣”和“一般价格清单”在业务伙伴主数据窗口设置外,其他在“库存-价格清单”模块设置。
      (4)维护销售物料主数据。
    
    ● 销售员 : 销售业务处理——维护具体的客户;基于“事件和事件单据”处理“销售业务流程”。这些事务处理必须遵循“销售业务规则”。注:销售物料主数据统一由数据管理员负责。

    以下详述销售业务流程:

  1.  “一般”流程:
(事件:客户询价/询价单)--> 创建新客户主数据,基于客户的询价/询价单创建和修改“报价单”,按需在备注中标注报价单状态
--> (事件:客户同意报价单而下采购订单)--> 完善客户主数据,基于客户的采购订单创建“销售订单”而触发审批流程 --> 签订合同 --> 完成所有审批(包括客户审批)而正式添加销售订单(注意:系统的订单是已审批的/已接受的)
--> 为销售订单准备“存货/资源” --> 采购/生产进程:采购/生产的计划和执行
--> 制定发运计划
--> 根据发运计划,基于销售订单创建“拣配清单(可选)”和“交货单(可以是处在审批状态的交货单)”并向仓库物流部门下达,拣配产品,包装产品,装载产品,生成所需运输单据(装箱单、发运单等),运输产品,客户接收和检验产品
--> (客户接收交货后的单据/帐务处理):
--> 创建“发票”(确认应收帐款和销售收入,发出付款通知书(形式发票))。

以上的销售单据流程的简述:
-->(可选)报价单(基于客户的询价/询价单)
-->(可选)订单(基于客户的采购订单)
-->(可选)拣配清单(基于订单)
-->(可选)交货单(基于订单)
--> 发票(基于报价单/订单/交货单)
(注:若不使用交货单,则发票兼作交货单和形式发票/付款通知单)
--> 收款。

  2.  “退货”流程:
(事件:客户请求退货/ RMA 申请单)
--> 批准客户退货(基于客户的 RMA 申请单创建销售退货单单据(销售退货单或贷项通知单)触发 RMA 审批流程,批准客户退货,正式添加销售退货单据并向客户发送)(注:销售退货单据的默认仓库设置为“退货客户仓库”,表示所有权属于本公司的在客户方的仓库,退货尚未运达本公司仓库),各种情况下所应用的退货单据和帐务处理简述如下:

(1)基于“未结交货单”的退货:
未结交货 --> 退货(基于未结交货单创建退货单,交货单和退货单结清则关闭)。
(2)基于“未结发票”的退货:
未结发票 --> 贷项通知单退货(基于未结发票创建贷项通知单,发票和贷项通知单结清则关闭)(包含的事务:退货入库,贷记应收帐款、借记收入和应交增值税)。
(3)单独的退货(不基于交货单/发票的退货,用于换货或发票已付款结算的情况):
* 退货(未结退货单)-(换货)-> 交货(基于未结退货单重新交货,交货单和退货单结清则关闭)。
* 退货(未结退货单)--> 贷项通知单(包含的事务:贷记应收帐款、借记收入和应交增值税,关闭退货)--> 退款(向客户付款;目前只能手动对帐核销贷项通知单)。
* 单独的贷项通知单退货(包含的事务:退货,贷记应收帐款、借记收入和应交增值税)--> 退款(向客户付款;目前只能手动对帐核销贷项通知单)。

--> 安排接收退货
--> 接收和检验退货(根据所批准的 RMA 单据)
--> 退货转移入库(库存转储,由“退货客户仓库”转至本公司的仓库)

以上的采购退货单据流程的简述:
--> 销售退货单 或 应付贷项通知单(RMA 单据,基于客户的 RMA 申请单)
--> 库存转储单(基于所批准的 RMA 单据和客户的退货单据)
--> (仅用于上述“(3)单独的退货”第二点)贷项通知单(在确认单独的退货单后添加“贷项通知单”)
--> (仅用于上述“(3)单独的退货”第一点)交货单(换货)
--> (可选)(仅用于上述“(3)单独的退货”第二、三点)付款单(向客户退款)。

  3.  “贷记返利”流程(创建“单独的服务类型贷项通知单”):
(详见《系统基本概念和结构》-关于折让销售..返利销售)

  4.  “客户信贷额不足”时应用的流程:

(1)    凭“发票”交货流程:
报价单/订单 --> 发票同时收款(创建发票时设置付款方式)--> 凭发票交货(无交货单)。
(零售客户流程):报价单/订单 --> 发票+收款 --> 凭发票交货(无交货单)。

(2)    “预留发票”流程(详见《界面附加说明》-预留发票)
(凭已付款的预留发票开交货单):报价单/订单 --> 预留发票 --> 收款 --> 交货。
注意:未付款的预留发票也能交货,系统没有强制预留发票必须付款才能交货。

(3)    “预付款”独立流程(详见《界面附加说明》-预付款请求/预付款发票)
(常规流程之外针对“预付款/定金/头款”的单独流程):
* 报价单/订单/交货单 --> 预付款请求 --> 收款 --> 常规发票收款中使用已付款的预付款请求抵减收款额。
* 报价单/订单/交货单 --> 预付款发票 --> 收款 --> 常规发票中使用已付款的预付款发票抵减各款项。

    
    ● 采购部经理 : 采购业务管理及中期计划——如:维护业务规则(即维护“业务流程”以及“供应商和采购物料主数据的基本规则、组规则”);查看采购业务报表。
    (可参考销售部经理)
    
    ● 采购员 : 采购业务处理——维护具体的供应商;基于“事件和事件单据”处理“采购业务流程”。这些事务处理必须遵循“采购业务规则”。注:采购物料主数据统一由数据管理员负责。

    以下详述采购业务流程:

(注意:销售和采购有相对应的单据,是相同单据在买卖双方的副本。包括:订单、交(收)货、退货、预付款请求、预付款发票、发票、贷项通知单、预留发票。因此销售和采购业务流程也有相对应的关系)

  1.  “一般”流程:
(事件:物料需求计划/请购单)--> 创建新供应商主数据,创建“采购订单草稿(询价报价单)”,按需在备注中标注采购报价状态
--> (事件:决定下采购订单)--> 完善供应商主数据,添加采购订单-触发审批流程 --> 签订合同 --> 完成所有审批(包括供应商审批)而正式添加“采购订单”(注意:系统的订单是已审批的/已接受的)
--> 向仓库部门下达收货计划单(采购订单/采购收货单草稿)
--> 接收和检验物料(根据采购部下达的单据收货)
--> 物料转移入库
--> (物料入库后的单据/帐务处理(根据已入库的供应商交货单)):
--> (可选)根据供应商的交货单,基于采购订单创建“采购收货单”
--> (可选)(事件:收到供应商的形式发票)
--> 创建“应付发票”,提示应付帐款。

以上的采购单据流程的简述:
-->(可选)采购订单草稿/询价单(基于物料需求计划/请购单)
-->(可选)采购订单(基于物料需求计划/请购单)
-->(可选)采购收货单(基于采购订单、供应商交货单)
--> 应付发票(基于采购订单/收货单、供应商的形式发票/付款通知单)
(注:若不使用采购收货单,则应付发票兼作采购收货单和付款通知单)
--> 付款。

  2.  “退货”流程:
(事件:决定向供应商退货)
--> 可以先禁止对应付发票付款(在发票中设置)
--> 向供应商申请退货授权(RMA)(使用系统的退货单据审批流程或直接使用退货单据草稿(“采购退货单草稿”或“应付贷项通知单草稿”),向供应商提交 RMA 申请单(退货单据草稿)),各种情况下所应用的退货单据和帐务处理简述如下:
(1)基于“未结采购收货单”的退货:
未结采购收货单 -> 退货(基于未结采购收货单创建采购退货单,采购收货单和采购退货单结清则关闭)。
(2)基于“未结应付发票”的退货:
未结应付发票 -> 应付贷项通知单退货(基于未结应付发票创建应付贷项通知单,应付发票和应付贷项通知单结清则关闭)(包含的事务:退货出库,借记应付帐款、贷记库存价值和进项增值税)。
(3)单独的退货(不基于采购收货单/应付发票的退货,用于换货或应付发票已付款结算的情况):
* 退货(未结采购退货单)-(换货)-> 收货(基于未结采购退货单重新收货,采购收货单和采购退货单结清则关闭)。
* 退货(未结采购退货单)-> 应付贷项通知单(包含的事务:借记应付帐款、贷记应付暂估和进项增值税,关闭退货)-> 收回货款(向供应商收款;目前只能手动对帐核销贷项通知单)。
* 单独的应付贷项通知单退货(包含的事务:退货出库,借记应付帐款、贷记库存价值和进项增值税)-> 收回货款(向供应商收款;目前只能手动对帐核销贷项通知单)。

--> 供应商批准退货后,在退货单据草稿上标记“已批准”状态和供应商 RMA 号
--> 制定发运计划
--> 根据发运计划,向仓库物流部门下达退货单据草稿(可在审批流程中),仓库物流部门根据退货单据草稿正式添加退货单据(可以是审批流程中的最终审批),执行退货
--> (这一步仅用于上述“(3)单独的退货”的第二点)确认退货后添加“应付贷项通知单”(包含的事务:借记应付帐款、贷记应付暂估和进项增值税)
--> (这一步仅用于上述“(3)单独的退货”的第一点“换货”)收货(基于未结采购退货单重新收货,采购收货单和采购退货单结清则关闭)
--> (可选)(这一步仅用于上述“(3)单独的退货”的第二、三点) 收回货款(向供应商收款)。

以上的采购退货单据流程的简述:
--> 采购退货单草稿 或 应付贷项通知单草稿(RMA 申请单,退货单据草稿)
--> 采购退货单草稿 或 应付贷项通知单草稿(基于供应商的退货授权单(RMA))
--> 采购退货单 或 应付贷项通知单(基于供应商的退货授权单(RMA),退货单据草稿)
--> (仅用于上述“(3)单独的退货”第二点)应付贷项通知单(在确认单独的退货单后添加“应付贷项通知单”)
--> (仅用于上述“(3)单独的退货”第一点)采购收货单(换货)
--> (可选)(仅用于上述“(3)单独的退货”第二、三点)收款单(向供应商收回货款)。

  3.  “应付贷记返利”流程(创建“单独的服务类型应付贷项通知单”):
(详见《系统基本概念和结构》-关于折让销售..返利销售)

  4.  预付款流程:

(1)    “应付预留发票”流程(详见《界面附加说明》-预留发票)
采购订单 --> 应付预留发票 --> 付款 --> 收货。

(2)    “预付款”独立流程(详见《界面附加说明》-预付款请求/预付款发票)
(常规流程之外针对“预付款/定金/头款”的单独流程):
* 采购订单/收货单 --> 应付预付款请求 --> 付款 --> 常规应付发票付款中使用已付款的预付款请求抵减付款额。
* 采购订单/收货单 --> 应付预付款发票 --> 付款 --> 常规应付发票中使用已付款的预付款发票抵减各款项。


    
    ● 财务部经理 : 财会业务管理和中期计划——如:维护业务规则(即维护“业务流程”以及“主数据和属性数据”);查看财会报表。

    维护业务规则包括:

    一、维护“业务流程”(制定会计系统规则、自动会计事务规则、手动会计事务流程、月结流程、年结流程)。
(1)会计系统规则、自动会计事务规则:参考《系统业务蓝图 - 业务系统模型》。
(2)手动会计事务流程、月结流程、年结流程:参考会计员、出纳员的业务流程。

    二、维护“主数据和属性数据”:
(1)定义业务和主数据引用的属性数据。操作位置:管理-定义-财务;管理-定义-收付款;收付款-付款系统。
(2)管理帐户(帐户主数据)。
(3)成本会计(定义主数据,系统自动计算对象成本/利润)。
(4)输入预算和控制预算(定义主数据,系统自动控制预算)。
    
    ● 出纳员 : 收付款业务处理——资金“收、付、存”业务和资金管理。

注:会计或会计主管对出纳的事务进行事前审核和事后审查。

出纳的工作:
总的来说,出纳的工作就是“资金收、付、存业务和资金管理”。资金包括:现金、票据等有价证券、银行存款。
(1)资金收付、存款、票据兑现等银行结算业务。
(2)资金帐务处理(现金帐、银行帐等)。
(3)资金对帐和盘点:帐面余额与库存现金、银行对帐单的核对。
(4)资金保管:现金、票据等有价证券的安全保管工作。

使用系统的具体工作:
1. 日常工作:现金、票据、银行转帐等方式的收款、付款、存款和票据兑现,及其对应的资金帐务处理。注:出纳员不应手动创建日记帐分录,而要通过收款、付款、存款、汇票管理等功能自动创建日记帐分录。
2. 日清月结:
(1)日清:每日做好日常的现金盘存工作,确保帐实相符。
(2)月结:
   ____*编制和打印现金日记帐、银行日记帐月报表。
   ____*收到银行对帐单应三日内对帐完毕(外部对帐),对未能平衡对帐项进行打印以编制银行存款余额调节表。
    注:银行存款余额调节表的作用是:仅用于对帐后说明不符的帐项和原因。调整未达帐项不用体现在会计帐上,银行存款余额调节表可做为银行存款帐户的附列资料保存。
    
    ● 会计员 : 会计帐务处理——日常的交易分录编制;定期的对帐、盘点、结帐和报表。

注:销售/采购模块的发票类功能可被包含在销售部/采购部会计员的职能中,也可考虑由销售/采购部门发起创建发票类单据而由财务部门审批创建。

会计帐务总流程(黎宏宙作):

期间的工作(日常交易分录):
->  审核或填制原始凭证 -> (可选)填制和审核记帐凭证(日记帐凭证)
->  日记帐分录(日常交易分录)

期末的工作:
->  资产库存的对帐(帐帐核对)和盘点:
   (1)月末/季末资产会计帐与资产库存帐/台帐核对(仅两帐相互独立时有必要,如:库存会计帐与库存估价报表核对(非连续库存系统)),调和差异,并采取措施避免以后再发生同样的错误。
   (2)月末/季末盘点现金、存货等资产,过帐盘点损益。
->  结帐前检查本期经济业务是否已全部录入。
->  结帐开始(可在次月初结帐)(锁定会计期间,不允许添加销售采购单据,但仍允许添加手动日记帐分录),结帐日一般不接受所结帐的月的报帐。
->  核算各项税金(除企业所得税之外)。
->  调整分录——按会计原则(分期、配比、权责发生制)对“应调整事项”编制调整分录过帐。帐项调整包括:(1)递延项(收入和费用);(2)应计项(收入和费用);(3)其它调整项目。常做的是:待摊费用、预提费用、计提坏帐准备、计提固定资产折旧、库存出入库会计事务(非连续库存系统)、生产成本分配、存货盘点损益等。详见工作表“系统基本概念和结构”之“分录的种类”之“调整分录”。
->  货币值重估(外币汇率差异、系统币转换差异)。
->  预报表并打印(试算表、损益表、现金流)。
->  结转损益(确认收入和费用,结转至本年利润帐户)。
->  核算应交所得税,结转所得税费用。
->  月末(可选)、季末(可选)、年末进行所得税调整(在帐外调整和汇算后,过帐和结转所得税的总调整额。可年终汇算清缴时进行一次性调整)。
->  年末将本年利润的最后余额(净利润)结转到利润分配-未分配利润。如果要分发股利,再对未分配利润进一步作会计分录。
->  结帐结束(锁定会计期间,不允许添加任何业务单据和手动日记帐分录)。
->  正式报表并打印(总帐(可选)、试算表(可选)、资产负债表、损益表、现金流,等等)。

下一个会计期初的工作:
->  转回分录。注:转回分录即转回以前期间的应计项目调整分录,转回分录是一种帐务处理方法,不是必须的,可以看作是调整分录的一种。应计项目调整分录在本期分配在未来期间实现的收入/费用(预收收入/预提费用),在实现收入/费用的未来期间的期初转回调整分录,然后可以以实现的收入/费用过帐而不需要计算以前的预提,从而方便过帐,减少出错。详见基础会计教程。

每月的报税(系统外):
月末认证(验票-进项增值税),次月初抄税(销项增值税)、报税。

月初的往来对帐:
(1)对帐核销往来业务(应收应付、预收预付,等等)(即系统的内部对帐)。可在月初对帐核销未能自动核销的往来业务,分析往来帐款帐龄,向客户发送对帐单/催款单。这些是销售员/会计员的职责。
(2)外部对帐
   ____*银行存款日记帐与银行对帐单对帐核对(一般月初收到对帐单时对帐,应编制银行存款余额调节表来说明不符的帐项和原因)。这是出纳员的职责。
   ____*各种往来帐款明细帐与债权债务单位的对帐单对帐核对(收到对帐单时对帐)。

    
     ● 仓管员 : 仓库业务处理——日常的 1.库存事务、2.物料信息管理(序列号/批次管理)、3.储存管理(系统外);月末的 4.盘点管理、5.库存报表。

日常业务
1.库存事务(包含自动帐务:库存日记帐、会计日记帐分录)
库存事务包括:
      事务单据          |    所基于的任务单/指令
-----------------------------------------------------------
(1)采购收货(单)     |   采购订单/采购收货草稿
(2)销售交货(单)     |   销售订单/交货单草稿
(3)库存转移(单)     |   库存转移指令(系统外)
(4)库存收货(单)     |   非采购收货之入库指令(系统外)
(5)库存发货(单)     |   非销售交货之出库指令(系统外)
(6)库存(盘点差异)过帐 |   库存(盘点差异)过帐指令(系统外)
(7)初始数量(过帐)     |   初始库存过帐指令(系统外)
------------------------------------------------------------
库存附加价值过帐事务(不包含库存数量出入库)包括:
(8)到岸成本的会计过帐(采购收货的附加价值入库)。
(9)物料重估(存货的价值出入库)。
注:以上两种事务是会计员的职责。

分述如下:
(1)采购收货(采购收货须把好数量关、质量关、单据关):
--> 按收货计划单准备收货(收货计划单:采购部下达的采购订单/采购收货单草稿)
--> 接收和检验物料(根据采购部下达的单据收货)
--> 物料转移入库
--> 添加采购收货单

(2)销售交货:
--> 按销售部下达的“拣配清单(可选)”和“交货单/交货单草稿”)拣配产品,包装产品,装载产品,添加交货单,生成所需运输单据(装箱单、发运单等),发运产品

(3)库存转移:略,详见《界面附加说明》。
(4)库存收货:略,详见《界面附加说明》。
(5)库存发货:略,详见《界面附加说明》。
(6)库存(盘点差异)过帐:略,详见《界面附加说明》。
(7)初始数量(过帐):略,详见《界面附加说明》。

2.物料信息管理(序列号/批次管理,个体信息管理)
    详见《界面附加说明》之“物料的序列号/批次管理”。
    以序列号管理为例:

    序列号管理的工作方法通常是:在入库时创建物料的序列号记录,在出库时选择序列号记录。具体方法有三种,详述如下:
    在包含出入库事务的单据业务中,有几种管理序列号的工作方法:
    方法一:在入库时使用自动打开的“定义序列号”窗口或入库之后使用“序列号管理”功能,为单据物料手动创建“物料序列号记录”,在出库时选择序列号。
    方法二:在出库前使用“序列号管理”功能为单据物料手动创建“物料序列号记录”,在出库时选择序列号。与以上第一个工作方法的区别是“入库时不自动打开定义序列号窗口”。
    方法三:在入库时为单据物料自动创建空的“物料序列号记录”,在出库时选择和输入序列号。
    注:在添加包含出库的单据时,___selectSerial Numbers 窗口都会自动打开,让用户选择序列号。

3.储存管理(保管,系统外)

月末业务
4.盘点管理

    详见《界面附加说明》之“盘点管理的流程”。
5.库存报表
    详见《界面附加说明》。首要的报表是“物料的库存过帐清单(库存日记帐)”。

    
    ● 生产计划员、生产物料员、成品仓管员 :

      (详见:桌面\生产系统_工作文件夹 及其纸张记录)

点击阅读>> 便利生活 之 采购清单



评论


发布者 lixia889
2009/3/25 12:21:14


因博客文章字数限制,未能发表完,有需要的朋友请联系博主。

发布者 黎宏宙
2009/3/25 12:22:37


您还未登录,不能对文章发表评论!请先登录