2009-7-6 20:52:56
[原创]某企业商业推广费报销流程离流程型组织中的流程有多远
我们通过某企业的商业推广会费用报销流程看一下它离流程型组织中的流程有多远。商业推广会是以针对公司一级经销商，为帮助其销售本公司货物而开的会议。会议一般由厂家商务人员负责组织召开和费用的申请、报销。
一、流程介绍
某企业的商业推广会费用报销审批流程如下：申请人─＞直接主管─＞省区商务经理─＞省区销售会计─＞区域会计─＞区域会计主管─＞销售管理部经理─＞人力资源经理─＞财务总监─＞商务销售总监─＞总经理─＞区域会计─＞出纳付款。
流程说明：这个流程很长，这里我们暂且不论。流程中的每个节点并不是必须经过的，这要根据授权及报销费用的大小而定。下面我们来分析一下这个流程距离标准的流程型组织中的流程有哪些地方需要改进的。
二、优势分析
对业务的了解：以流程为中心的组织中的流程中的每个人，并不是独立存在的，不是只有做好自己的工作就能拿高绩效，不是只要知道自己岗位的业务和工作就好了，他们是一个团体，必须了解自己所处的流程中的每个节点的工作内容和业务，这样才更好的完成整个流程的任务，取得好的结果。其它岗位对业务的了解：这个公司的优势在于每个岗位的人都知道其它岗位的工作内容，而且熟悉这个流程的业务---商业推广会。这是做好工作的前提。公司规定所有的后勤人员（非业务人员）每个月必须到市场去1个星期左右，而且给每个人安排了差旅预算，不按规定出差是要影响绩效的。销售会计也会到商业推广会现场，所以财务人员对推广会是了解的；其它岗位对财务的了解：财务出的新规定新制度，区域财务要给省区会计和业务人员培训，因为销售会计和业务人员一起办公，住在一起，所以有问题可以随时沟通，这样能增进双方的了解和信任。业务人员（申请人）对报销商业推广会费用的注意事项，如提交的报销附件、附件粘贴、流程填写、费用标准等都很了解。
三、劣势分析
流程意识：所谓流程意识就是什么是以流程为中心的组织，自己目前的情况与以流程组织中的自己的工作有何区别，有什么影响，有什么利弊、怎样做才能达到那样的标准等。某公司是有流程意识的，因为员工会按流程办事，而且按公司完成本职工作，但是对什么是以流程为中心的组织中的流程缺乏了解，因为这是建立流程型组织的前提，如果这个弄不明白，后面的工作根本没办法开展。这个流程中的人员只知道完成自己的所在岗位工作，说白了就是以完成本职工作为出发点，而不是以整个流程的结果为出发点。
流程组织：没有建立起以流程为中心的组织。在这个商业推广会费用报销流程中，申请人、销售会计、人力资源总监等还在各自所在部门，以完成自己工作和部门任务为中心，向自己的直接上级汇报，并没有形成一个以完成这个流程为目的的团队或虚拟组织。商业推广会费用报销团队中的每个人，是脱离原组织的，在一个独立的办公区域办公。
流程的责任：商业推广会费用报销流程中，申请人、销售会计、人力资源总监等只对自己所在流程节点的责任负责，并不对整个流程的结果负责，如区域会计很好的完成了审核工作，而最后出纳却多打了款，区域会计是没有任何责任的，一样可以得到高绩效。而流程组织中的流程中的每个人是要为整个流程的结果负责的，如果只完成了自己的节点工作而整个流程的结果没有完成，是得不到高绩效的。
谁在关注结果？由于专业分工的存在，在商业推广会费用报销流程中，只有申请人自己最关心流程的结果，即：什么时候可以把费用款给我。这是直接的结果，如果联系到客户就是：客户什么时候可以收到进货奖励和促销费用。因为这直接关系到客户的满意度。这个流程中，销售会计关心的这笔报销的贴票有没有假的、费用有没有给客户、是否符合商业推广会费用报销规定等，省区商业经理关心的是活动是否符合商业推广会政策、费用兑付的真实性等，区域会计关心的是有没有超预算、是否符合公司商业推广会财务预算政策等，出纳关心的是最终审批结果应该给申请打多少钱。如果只有一个人关心商业推广会费用报销流程的结果，那么会产生很多矛盾和问题。客户为问“我的费用什么时候可以给我”“为什么又让我提供进货证明”等，申请人会问“我只少了一个报销说明，怎么又拒绝了我的申请”等。因为不是团队作战，没有统一的目标，协调性就少多了。关注结果的人少，效率和结果的质量会低很多。
今天探讨的是标准的流程型组织的问题，每个事务都有其利弊，流程组织也一样。例如：如果以流程为中心的组织中的一个流程中的所有人都对结果负责，这也是不科学和不合情理的，这样是为了让流程中每个人更关注流程的结果。
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