灵活多变,玩转您的系统
每当听到一些企业的cio大吐苦水，抱怨新上的系统不好用，员工不愿意用，而上头给的压力大，要求IT部门限期将系统广泛推广等等之类的问题，我都得比较无奈。同一套系统在不同的企业“遭遇”相差为何如此之大，是推行力度不够，还是方法错误？是人员不配合，还是员工拒绝使用，恐怕这些都不是主要的原因。当企业CIO连自己都无法找到“用的差”的根源的时候，我建议不妨学习下卫国大夫孔圉不耻下问，多去些用的好的企业观摩学习，看看他们是怎样做的。
最近偶尔看到广东省机械进出口股份有限公司（简称广机股份）的知识管理系统，觉得他们真是“玩转”整个系统，很值得大家学习借鉴。
（图：广机股份知识管理KOA系统登录口）
广机股份作为新中国成立最早的专外贸公司之一，自1950年开业以来，一直致力于机电产品的进出口贸易。经过半个多世纪的发展，广机股份已成长为广东国际贸易领域大型企业，集国际贸易、国内贸易、投资实业、仓储物流于一体。在全国进出口额最大的500家企业中位居上游，多次被授予全国对外经贸系统优秀企业、先进集体、质量效益型先进企业等荣誉称号，并连年获得省级表彰奖励。
有着五十多年深厚文化底蕴的广机股份本身十分重视信息化建设，这套系统是蓝凌管理咨询支持系统有限公司的产品。蓝凌公司在业界有着很好的口碑，产品、服务、实力等都有保证。这里说句题外话，现在企业的CIO在上系统的时候，面对的供应商选择是越来越多，然而供应商越是多，就越要注意别挑花了眼，产品是否强大，是否专业，供应商是否有持续解决问题的能力，有多少成功案例等都是需要考虑的因素。挑中一个好的合作伙伴，会让你无后顾之忧，因为一个好的供应商有所具备的专业的能力，持续解决问题的能力，是保证你的系统在运作时遇到的许多随机问题都能得到及时的解决的根本。
话扯远了，重新回到广机股份的系统灵活多变的话题上来，我对广机股份的OA系统简单地浏览了下，这里我向大家一个简单地介绍一些我个人觉得它系统一些做的比较好的地方：
亮点一：灵活的自定义
一个系统的要最大范围地满足公司上下的要求，无疑如果它具有灵活的自定义功能是最能满足这类要求的。而如何能有效地利用这灵活的自定义功能，就是IT部门的职责所在了，就比如栏目的设置，版面上的安排等。广机股份的系统从他的主页上来看，就比较有自己的特色，系统左上角是用户的头像，并且有你的部门、岗位名称，这个设置很有个性化。而且它的系统设置上也是尽量涉及员工最关心的信息。当然，实际上员工还可以设定适合自己的专门的工作平台，最大限度地满足个性爱好。
灵活的自定义功能，有着极大的好处：
1、系统更具有易用性和人性化，很大的层面会影响着普通员工使用的积极性；
2、灵活的设置最大限度地满足个性需要；
3、员工由以往的被动系统给什么用什么的方式转为主动地将系统设置成适合自己的，加强了员工的主人翁感。
（广机知识管理办公系统首页）
亮点二：以直观的图例代替繁琐的列表来显示进度或者其他信息。
其实很多系统，从功能上来说都很强大，而要灵活地运用这些功能，使系统“生动”起来，就需要用户“用心”点。领导通常需要面对许多与数值相关的报表，如此多的繁琐的数据，如何让它有序化、直观化，那就需要用点心设置了：对于一些特殊数据、对比数据、表示进度数据等等，与其用罗列的数字显示结果，还不如用图例更加直观，还能清晰地对比出数值之间的差距。广机的系统正是充分地运用了系统中的这个功能，借助了图表图例，将数值更加清晰直观地呈现出来。（见下图）
亮点三：突显人文关怀，体现企业文化
在广机股份的系统中，我看到了一个很人性化的栏目：食堂信息。这个类型的栏目可以说别具一格，很少公司能想到将此类型信息设置到日常工作的系统中来。在中国传统中一向就很注重吃的文化，毕竟民以食为天，广机把这些食堂信息，放到处理日常工作的OA系统中，不但让系统成为了员工工作上的“保姆”，还成为了员工生活上的“保姆”。一个小小的栏目，简简单单的讯息，看似不起眼，但却包含了博大的人文精神，在细微之处，体现企业的人文关怀。让系统成为提升企业工作效率的工具的同时，也让它成为营造企业文化氛围，体现人文关怀的好帮手。
亮点四：设置了多个部门级门户
在广机股份的系统中，除了固有的公共主页，个人工作台、高层领导主页这些在大多数企业都会设置的固有门户外，它还大胆地设置了多个部门级门户，数量之多之细，都是让人惊讶的。广机股份之所以会大胆地设置如此多的门户，和他的架构有着很大的关系，加之每个部门所关注的信息、关注度等都有所不同，孰重孰轻，都是有着莫大的区别。如果将它细分，就更适合部门的工作习惯。
（广机股份汽贸页面）
当然，以上几个亮点只是系统给我第一眼的粗略感觉。而它其他值得学习的亮处，就需要在日常工作中慢慢感受。其实要灵活使用OA系统，最需要注意的几点：让系统适应您的公司，就要挖掘系统中的潜在的强大功能；要让员工愿意主动去用系统并且主动承担起推广的责任来；要让系统逐渐地融进您公司的工作习惯，这几点总结得给大家做个参考，建议系统管理员多做沟通交流，互相学习对方企业的优点和经验，这样就更能灵活地设置系统，玩转您公司的OA系统。
推荐到鲜果： 查阅更多相关主题的帖子: 系统 案例交流 知识管理 知识管理系统
评论