[原创]知识库系统中的文档需要“归档”吗？

      今天在AMT的知识库中看到一篇文章电邮归档的重要性，感觉不错！

      由此想起一个话题，知识管理系统中的文档要归档吗？我们的知识管理系统升级过程中，曾经根据用户的需求增加过一个功能就是“归档”。具体过程是这样的。

      随着知识管理推进的不断深入，知识库中的文档越来越多，每天的登陆人数也越来越多，系统的速度越来越慢。怎么解决这个问题呢？升级服务器？使用专门的搜索引擎改进软件？要做！但是目前没有太多预算，只能等到明年了！还有什么办法吗？是不是文档太多了？文档的组成情况怎么样？大家真正每天用的文档到底占多大比例？

      就此我们对知识库中的文档进行了一番分析，发现有很多文档使用频率很低，或者说一段时间没有人使用，比例高达30％以上！怎么处理呢？把他们删了？不行！看看内容还是有用的，只是使用频率很低而已！那可不可以把他们放到一边，真正用时另外查询？经过一番讨论，和开发商沟通。最后决定增加“归档”功能，建立单独的“历史库”，存放那些有用但一段时间不用或使用频率很低的文档。需要投入的资金也不多。

      经过改进后，系统速度有了明显提升！

附：AMT 知识库文章电邮归档的重要性

电子邮件－我们对它爱恨交加，又不可一日无之。

今天的人们对电邮归档的需求早已今非昔比－电邮的地位日渐提升，不仅反映在越来越多的邮箱和邮件数量上，而且体现在电邮业已成为人们商务沟通的首选渠道。

电邮的通用性和使用简便性，使得人们将过往需要使用正式公函的商务事宜，也改为通过电邮沟通了。 然而，许多公司迄今仍未建立自己的电邮管理程序，以便监控电邮用途是否正当和电邮的保存政策。 缺乏有关的政策，加上电邮服务器存储容量有限，迫使终端用户将过去的电子邮件都放在桌面上，而公司本来是可以将电邮存储在备份磁带上的。 上述风险极大的做法，表明这些公司并未认识到电邮管理的重要性。

完整、安全的保存包括电邮在内的商务沟通资料，对企业经营至关重要，而且可符合有关法规的要求。 世界上许多国家的法规，都要求公司必须以相当于纸质记录的保管方式，实现电子记录的存档和安全性，以符合税务法规和公司法的规定。 高级经理们必须认识到保存电子文档的重要性；以及不保存电子文档可能给其个人或公司带来的隐患。
 
例如，摩根斯坦利公司今年早些时候，就因为未保管其电子邮件而被罚款1500万美元。 本港也不乏此类案例。最近发生的海域集团有限公司案件仍然让高级经理们有毛骨悚然之感－2006年7月，该集团的8.42亿人民币和有关交易的资料均告不翼而飞。

时下大约80％的商业决定和交易都是通过电邮“敲定”的，如何管理这些非正规交易近来业已成为公司政策关注的一大重要问题。  这些政策必须解决以下三大问题： “如何”组织、“何处”存放，和这些电邮的“保存周期”。  预计电邮用户数增长每75％，电邮数量就会增长35％，结果产生了高达50％的存储容量需求增长。因此，存储容量就变成了公司IT部门亟需解决的问题。

电邮归档的商业利益

即使不计电邮数量的增长及其对公司档案的影响，公司也应该部署系统以顺利解决越来越大的数据量，以及正确的保存和检索数据。 尤其对于必须符合联邦或其它部门制定的关于数据保存法规的公司来说，数据保管就更具重要意义。 忽略上述规定不仅会影响公司的经营，同时也会给公司的董事们和管理层的声誉带来负面影响。 电邮归档和保管是规避各类商业风险的关键环节。

除了规避风险之外，各个组织还可通过妥善实现电邮归档而提高工作效率。  以下数字值得人们关注： 如果一个邮箱里的邮件数量每天增加 10兆，意味着月底就会增加到 220兆，年底达到2.6千兆－ 这个数量已经远非个人所能保管的水平了。 如此巨额邮件放在服务器上保管就会压缩存储空间，延长搜索时间，而且会影响某些信息在各个团队间知识共享。 还要注意的是，上述离线归档的方式可能会在有关员工离职时给公司带来更大的麻烦。 离职员工可随手删除其邮箱和离线文件夹中的内容，造成公司损失掉其中所有数据的后果。 但是时至今日，许多公司依然对员工流动会导致的知识资产损失的代价置若枉然。到了该公司发现自己的知识资产已经为竞争对手所掌握的时候，往往为时已晚。  对通过这个漏洞所产生的公司数据损失有多大规模，多数公司都懵然无知。

电邮归档有助于规避因此而造成的损失，具体做法是将零散数据整合为统一的档案、建立索引系统、压缩和提高访问的便捷性，报纸不仅当事员工本人可以访问，公司内其它“有权”查阅电邮的员工也可访问这些数据。

电邮归档给运作带来的便利，也可减轻对IT部门的压力： 因其可通过归档过时邮件和无需IT部门介入授权地授权其它用户查询和检索邮件内容，减轻对主服务器上的存储压力和对服务器性能的压力。

电邮归档系统的正确选择－文件列表（checklist）

在选购电邮归档解决方案时，公司的战略决策也是首要因素。 IT部门为了保护公司在归档解决方案上的投资，必须确保采用的技术能够解决紧迫的业务问题，还要依据不断变化的技术和商业需求，提供平台以满足当前的归档需求。  解决方案所采用的技术，必须易于执行、方便操作，可有效减轻IT部门面对的压力（例如，解决存储问题），并且具备足够的先进性以实现高端搜索功能和强大的检索功能。 更重要的是，这个解决方案必须具备低成本的特点－既可节省资源又可降低购置成本。

高效的电邮归档解决方案需要获得职能部门负责人和技术的支持。  选购电邮归档解决方案必须提出的若干问题：

? 面对各种呈指数级增长的档案，该电邮归档解决方案是否能够大幅度降低与其管理和保存有关的成本？

? 是否能够根据公司政策和有关规定，管理电邮和其它电子档案的整个生命周期？

? 管理和保存电子档案面对哪些风险？

? 该方案是否能够规避这些风险？

? 其应对电子查询请求的反应速度和准确度如何？

? 系统的灵活性和扩展性是否足以满足未来的业务和技术需求？

好的归档解决方案能够有效减轻企业的电子档案存储压力。  应该能够将从各种系统中捕获的电子档案，根据公司的政策和法规要求予以分类、索引和保存。  必须将这些档案保存在临时存储空间里的中央归档平台上，在信息生命周期结束时予以删除，而且删除处理过程必须具备完整的审计线索。

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