[转帖]信息化对企业档案工作的影响

 

信息化也给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为企业档案工作能否适应信息技术应用和持续、健康发展的关键。

（一）电子文件逐渐成为企业档案的主体

企业信息化给企业档案工作带来的最直接、最严峻的冲击就是电子文件的涌现。随着企业信息化进程加快，企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的纸质文件越来越少，取而代之的是电子文件。电子文件的涌现使得档案管理的对象——（广义的）文件发生形态和数量的急剧变化，极大地冲击了传统的企业档案工作，使企业档案工作进入了数字时代。

相对于实体的纸质文件的 “stable（稳定）、permanent（永久）、static（静态）、inactive（不积极）、fixed或rigid（固定、严格）”等特性，虚拟的电子文件具有“unstable（不稳定）、impermanent（非永久性）、dynamic（动态）、active或interactive（积极、交互式）、fluid或transformable（流动的、能改变）”等特性。[1] 因而，“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。”[2]

电子文件的这些特性带来了诸多难题：如，文件的系统依赖性，电子文件不再象纸质文件档案具有载体的相对独立性，必须依赖计算机系统才可以识别和管理；电子文件信息的易变性，难以捕获，结果造成有用信息流失，组织记忆缺失；基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察，以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。多种信息媒体的集成性，电子文件可以将文字、图形、影像、声音等各种信息加以有机组合，其管理技术的要求就会更高。以实体来源原则为核心的档案学理论与企业档案管理方法无法从根本上解决这些难题。

（二）企业文件档案数量日益剧增

由于企业各项生产、经营、管理活动的日益复杂，尤其是由于电子文件易于比纸质文件更容易记录和复制，企业文件数量急剧增加。电子文件数量正以几何级的速度加速增长。据推算，在20世纪50年代，信息数量10年内就实现了倍增，在20世纪60年代和70年代，倍增周期缩短为7年和5年，而现在人类社会信息数量倍增时间仅仅为18个月至5年。这是一个惊人的速度，即使以5年为周期来计算，也意味着，在今后不到70年的时间里，人类积累的信息量将达到我们今天信息量的100万倍。[3]加拿大著名档案学家迈克尔•库克也向我们提供了一个计算数据：“如果仅把加拿大政府的现行文件首尾相连，它们将环绕地球144圈，或者往返地球与月球8次。它们相当于2,000,000册图书，也就是说，加拿大国家档案馆每个鉴定人员每年大约要鉴定1,300,000册图书，平均每天鉴定6,000本以上，而且这还不包括那些电子文件，据保守估计，它们所含信息量比纸质文件及其他地图、录像带（盘）、照片、海报等多100倍。”[4] “《纽约时报》周日刊一个版次所包含的实际信息比15世纪一个读者所能读到的全部书面材料还要多。”[5]

在这种“信息爆炸”的时代，信息供过于求，要求人们投入更多的资源（人力、物力、时间、空间）来保存文件。但是有限增长的资源投入与无限增长的文件数量是一对永恒的矛盾。更为可怕的是“如果说文献的数量急剧增长，那么信息的质量却大幅度下降”， [6] 有用的信息被大量杂乱无章的垃圾信息所埋沉。这种“信息污染”大大降低了人们吸收信息的效率，增加了人们获取知识的难度。据调查，近年来美国、日本职员的信息吸收率仅为10%左右。[7] 国际知名的高德公司研究表明，有90%的企业认为他们的竞争力被信息超载冲击而削弱。[8]

约翰•奈斯比特说：“我们淹没在信息之中，但仍处于知识的饥渴中。”“大量但无序的信息，不是资源，而是灾难。”[9]如何防止、控制这个灾难呢？对于我们档案管理者来说，就是要强化文件鉴定，剔除无用文件，实现以最小的文件数量保存最大价值的信息、知识。美国档案学家F•杰拉尔德•汉姆说：“信息过载现象逐渐严重，信息的判断比信息的处理和获取显得更为关键”[10]，即是强调要加强文件鉴定。但是，传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容，如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢？

电子文件取代纸质文件，大量信息流失，深层背景知识无法挖掘；“文件雪崩”，有用文件被大量无用文件埋沉。结果，企业员工感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”，传统的企业档案管理模式面临巨大的挑战。

（三）信息集成管理和信息资源开发利用成为企业档案工作的难题

由于企业信息化的发展，企业很多部门都在推进自己的信息化，从而形成了多个信息系统，如财务软件系统、客户资源管理系统、科研管理系统、生产制造系统、企业资源计划（ERP）等。各部门的文件都在自己的系统里运行，而且各个系统的数据标准、结构等都不尽相同，很难做到信息和知识资源的自动交换、共享，从而形成了新的“信息孤岛”。企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样。对这些信息系统中的文件如何收集、归档、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新课题，也是企业档案管理创新重要方面和标志。

要加强信息化条件下档案信息资源的开发利用。企业档案信息化建设的根本，是为了适应企业信息化发展要求，及时有效地为企业生产、经营和管理服务。在推进档案信息化建设的同时要注重加大对档案信息资源的开发力度。中央办公厅、国务院办公厅2004年12月发出的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出，要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。”要“加强企业和行业的信息资源开发利用工作。推进企业信息化，发展电子商务，鼓励企业建立并逐步完善信息系统，在生产、经营、管理等环节深度开发并充分利用信息资源，提高竞争能力和经济效益。”档案作为企业重要的信息资源和无形资产，应在信息化建设管理创新的同时充分利用信息技术的优势，加大对档案信息资源开发力度，以满足企业生产、经营和管理等各方面的需要。

（四）要高度重视信息化条件下档案的安全。信息技术使得信息的利用更加方便的同时，也带来信息的安全、保密、知识产权保护以及电子文件的永久真实保存等问题。档案管理是企业信息化的重要组成部分，它关系信息化后企业各种文件、数据、信息的最终归宿和长期有效利用。信息化将推动电子档案信息化管理系统的建立，并将其整合在单位信息管理系统之中。但是，能够符合、融入单位信息管理系统，又具有自身长久、安全保存历史面貌的电子档案管理，也是档案信息系统建立和维护的难点。在企业信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理,处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件电子档案的安全和保护的关系。随着电子文档形成积累，要对安全保护与长久保存加以研究，包括电子档案载体的异地安全保管体制；网络传递与介质传递的电子文件归档系统等。同时不能忽视对原有纸质档案安全保管，要建立电子档案与纸质档案一致性保障措施，确保档案的长期真实有效性，使企业档案信息化建设健康发展。

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