导航↓ 相册|收藏博客|加入友情链接|给博主留言
畅享博客 > AMT咨询 > 计划赶不上变化?来看流程更新如何跟上业务调整
2019/6/18 18:13:11

计划赶不上变化?来看流程更新如何跟上业务调整

点击关注AMTGROUP,即时了解AMT前沿研究与最佳实践

《流程管理价值、方法与实践》

6月28-29日 上海开课啦

课程讲师:

金国华,AMT合伙人,中国流程管理实战派专家

培训费:5,980元/人

报名热线:

15221858138 姚女士 ,13601979052 高女士

 

在企业的流程管理过程中,你会不会觉得计划总是赶不上变化?流程文件的更新总是滞后于业务的改动?遇到这样的问题怎么办呢?

学员

金老师好,之前我们请您做过简短的咨询,最近在流程管理中我们又碰到了一个比较困扰的问题想请教您,现在公司各部门经常有业务发生变化,但流程文件不变化,这样流程就变成了形式(因为我们现在还没有上OA,我们很多流程的更改还是线下的)。我现在的解决方案是每个月做流程的稽核,来检查他们业务和流程的匹配性,但是我觉得这是一个事后管理,我想有个事前管理的方案来推动这件事,您经验那么丰富,不知道有什么建议吗?

金老师

你的困惑我清楚了,我想很多企业流程团队也都有类似的困惑。当业务发生变更时,流程文件如何才能及时更新呢?更新吧,费时费力,而且可能并没那么大的显性价值;不更新吧,又觉得辛辛苦苦的流程建设工作失望归零。那我就来展开讲一讲这里面存在的问题,并提供一些解决方法吧。

业务部门为什么不主动更新

业务部门为什么不更新呢?根据我的观察,深层次的原因是你们公司流程文化还很薄弱。流程还没成为组织内部协同规则的抓手,而且这些流程文件质量往往并不高。每个部门每个岗位存在可以不遵守的条件和环境,而且不遵守也没啥问题。比如很多流程没有系统化,很容易人为调整,比如缺乏端到端跨部门流程设计,目前都是部门视角的制度或流程碎片,存在私自调整或废止的相对自由。

一家流程成熟度比较高的企业,流程文件的更新不是一件难事,因为大家已经养成了按照流程办事的习惯,并且也已经认识到互相遵守流程的必要性和好处。在这种企业,流程文件就是部门间业务协同的契约,一旦业务发生变化,大家会主动提出调整流程文件,方便你我他。

我观察到的现象:我服务过的一些企业,流程更新工作做得也不怎么样。但因为多年持续推动流程工作,公司上下已经有了按照流程办事的基本习惯。而且通过流程优化项目、流程制度大扫除等各种方式,一直翻来覆去主动“折腾”流程,折腾的后果就是,流程越来越端到端设计,大家也越来越离不开流程,这恰恰说明流程越用才越有价值,企业流程成熟度都是在不断折腾中螺旋式提升的。

如何让业务部门及时更新流程文件呢?

那么在实践过程中,有哪些确保流程文件及时更新的做法呢?

1. 强制的检查是必要的

流程检查的确是在企业内部逐步建立流程文化的一个必备过程。这有点像开始发动一台机器,启动阶段的人为干预过程是必要的,机器一旦发动起来,才会形成自循环。

不过,这里仍需要注意一个事情:价值导向。

所以,流程检查,一是关注主业务流程,二是注意检查的频次,三是与其他更增值的工作结合,不仅仅做简单的相符性检查,还要做有效性诊断,并最终与流程优化结合起来。

2. 建立流程更新机制

很多企业强制规定流程文件更新的周期。比如某企业规定,公司所有制度流程,每个责任部门必须每年至少更新一次,再比如某互联网企业规定,流程文件必须6个月更新一次。

3. 端到端设计流程

上面我们也提到,很多部门不更新或随意更新流程文件,很重要的一个原因是目前的制度流程碎片化。所以,围绕核心主业务流程进行端到端拉通设计,流程文件才能真正地成为部门之间的协同契约,流程文件才会真正被管理起来,流程文件的更新也不再是难事。

4. IT开发中强调流程文件的更新

有一些企业规定,新的IT功能上线前,必须提交流程部门正式发布流程文件,这样也是管控流程文件及时更新的有效方法。

5. 调整流程文件的表达方式

为什么业务部门不愿意更新流程文件呢?还有一个问题是,组织、授权等调整比较频繁,如果每次都调整流程文件,耗费大量精力的同时,还得不到多大好处

所以,流程文件的编制有必要做调整:

1) 尽量按角色而非按岗位描述业务逻辑;

2)授权剥离出流程文件,具体授权调用《授权手册》;

6. 定期做制度流程大扫除

无论如何管理,时间长了,因为不断打补丁或者不再适用等各种原因,还是会有很多制度流程需要整理。所以,有些企业会每隔1-2年定期内部组织或请第三方咨询公司协助做制度流程大扫除。这也是有价值的。我的咨询团队就曾经为某国企连续做了多年的流程审计工作,一是结合当年公司战略及业务策略要求做流程工作规划,二是制度流程大扫除。

7. 其实,最理想的状态是,流程更新大多是靠流程优化工作自然推动

无论如何做,做总比不做强,只是在做的过程中要坚持价值导向

 

本文由AMT合伙人、中国流程管理实战派专家

金国华先生供稿

 

金国华 先生

AMT合伙人,中国流程管理实战派专家

《跟我们做流程管理》、《图说流程管理》、《中国流程管理实战百问》、《人人都要懂流程》作者。

还想听金国华老师讲更多的流程管理实践?欢迎大家报名参加6月28-29日上海的《流程管理价值、方法与实践》!报名热线:15221858138 姚女士~

AMT为客户提供战略规划、商业模式设计、组织及人力资源优化、业务流程优化、知识管理、PC端和移动端IT系统规划及落地、云服务综合运营、“互联网+”转型等全链条的综合持续服务!

 


评论

您还未登录,不能对文章发表评论!请先登录