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2011/12/6 11:10:07

[原创]管理精力,而非时间——精力管理模型应用指南

 

 

 

李公子 文  2011124日于北京

 

你怎样应对永无穷尽的工作任务和个人事务?

  • 新人的培训要做什么?
  • 下周部门开会要说什么?
  • 上月的工作总结还没有写,本月的工作计划还没有做……
  • 同事拜托我找些资料,着急等着要……
  • 我的博客要什么时候写?
  • Ta的生日,送什么礼物?
  • 朋友的一个重要聚会不能忘记,还要提前给他买东西……
  • 家里的水电费马上要缴了……
  • 家里马桶堵了,今天必须维修⋯⋯
  • ……

 

问题:你怎样记录并安排你的时间,才能完成各种各样的事务?

 

首先,将各种事务有效归类,之后才能针对各类事务分别处理。

区别于传统的“重要紧急”四象限分类法,本人采用了“主动被动/随机稳定”四象限分类法,可以将工作生活中的事情进行有效归类。

对于传统的“重要紧急”四象限分类法,虽然在世间广为流传、尽人皆知,但是本人在实践中发现它完全是一种理论臆想出来的分类方式,在实际中难以使用。

这种分类最主要的问题有三个方面:

1、“重要/不重要”“紧急/不紧急”是相比较而言的概念,只能说A事情比B事情更重要一些,C事情比D事情更紧急一些。而且标准因人而异,什么是重要的,什么是紧急的,有多重要,有多紧急,里面的程度很难把握,这直接导致事情归类不清不楚;

2、事情有动态变化发展的过程,任何事情都可能从“不重要不紧急”变成“重要紧急”,实际上每一件小事情都还是需要人去做的,很多事情可不能因为现在“不重要不紧急”就可以被置之脑后,以后都会拖你的后腿,甚至惹出麻烦。例如,出差之后的贴票报销,一开始是一个“不重要不紧急”的小事情,但是到了月底需要冲账审核、归还个人信用卡的时候,这就变成了最“重要紧急”的事情,而到了那个时候再来做这个事情,操作起来就极为困难(因为记差了帐,或者票据丢失等);

3、即使把事务分出来“重要紧急”,这也没有什么意义,因为这种归类完全不能指导你下一步要怎么去处理这些事情,先做什么,后做什么?——“重要紧急”的事情有3件,我是先做A还是先做B还是先做C?“重要不紧急”的事情有8件,我是先做1还是2还是3⋯⋯?什么时候做,上午?下午?明天?后天?⋯⋯

 

其次,对于“主动/长期”象限的事情,通过制定“时间规划”来计划铺排,并一步步推进完成。

 

1、将你工作和生活中需要长期完成的复杂事务做成时间规划表单,不断分解、推进和提醒进度。

我的工作事务时间规划举例:

  • 复杂事务需要有一个专门的表单来提醒你工作进展,并且你会不断从中分解出新的小任务来执行;
  • 你可以用传统的方式,例如一个小笔记本记录下来这个规划表单,或者是用一些更加信息化的方式来记录,例如excel、脑图;
  • 我个人推荐使用信息化工具进行规划追踪,但是这种方式需要学习掌握和适应一小段时间。

 

2、做大事件规划的好工具:推荐具有鱼骨图功能的脑图软件Xmind

 

  • 脑图软件Xmind的操作与MindManager软件基本相同,但是提供了更多元化的主题排列视图;
  • Xmind的鱼骨图功能可以很理想地实现大事件的规划、构思、分解功能(MindManger不具有鱼骨图视图功能);
  • 鱼骨图可以使事件分解具有时间顺序感;
  • Xmind中,丰富的图标可以标注各类事件的重要性、进展情况等;丰富的标注功能可以对各类事件添加各种信息;灵活的概括功能,可以对多个事件进行分组

 

3、利用Xmind可以方便地设计出符合自己需求的时间规划模型。

 

4、时间规划中分解出来的具体执行事务及时记录到日程管理工具中(如Doit.im),落实完成。

 

第三,对于“被动/随机”等三个象限中的事情,需要借助“精力管理模型”进行逐一的安排处理。

 

1、事务管理的关键:管理精力,而非时间。

  • 时间可以管理吗?“时间”本身根本就管理不了,你可以管理的真正的东西实际上是你对不同事务的精力排序。
  • 时间管理的精髓在于:在你最适合做这件事情的时候去做这件事,而不是等到不适合的时候去做这件事,这样才是最高效的。

 

 

情绪:

  • 不管外部压力有多大,人们只要控制好自己的情绪,就可以提高能量的质量
  • 当自己情绪愉快的时候,往往就是绩效最高的时候
  • 养成三个简单而有效的习惯:
  • 深呼吸放松自己;向他人表达赞赏;换一种积极的方式来讲述自己生活中发生的事件

体能:

  • 一个好的身体能够产生更多能量;
  • 随着体能的增强,工作效率也有所提高。

思想:

  • 思想必须集中
  • 建议高管们制定一些习惯来减少科技给生活带来的无情干扰
  • 集中注意力,使高管们的能量不致分散,他们就能在较短的时间内完成与过去相同的工作量

精神:

  • 当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时,他们的精神能量就会发挥作用
  • 人们需要理清优先事项,并以此为准在三个方面制定习惯
  • 1)做自己最擅长和最喜欢的工作
  • 2)有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力,认真工作,关心家庭、健康和他人
  • 3)在日常行为中奉行自己的核心价值观

(更多关于“精力管理”的理念可参阅《精力管理》一书。http://finance.sina.com.cn/lzjlgl.shtml

 

2、安排任务的几个关键点

  • 大约什么时候做这个事情?(不需要精确到具体时间,实际上也不可能精确,事情都是一件做完开始做下一件的。但是需要安排大致开始的时间段。)
  • 上午/下午/今天之内,能不能做这么多的事情?(我忙得过来吗?)
  • 先做哪件事?后做哪件事?(排序问题)
  • 今天做不完的事情,安排在明天什么时候完成?
  • 一些重要的时间点要提醒我

 

3、如何管理精力?四步建立你的精力管理模型。

Step1:根据你的精力周期细分全天的时间段

示例

0.优质时间.晨起段(6:30~9:00

1.优质时间.Dictator时间9:30~10:30

2.优质时间.上午段(10:30~12:00

3.优质时间.下午前段(2:00~4:00

4.低质时间.下午后段(4:00~6:00

5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30

6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00

7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟)

 

说明:

  • 必须要承认,人在一天不同的时间段中,精力水平是不一样的。首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段,之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去
  • “Dictator时间”是犹太人的时间管理方法,意为“不被别人打扰的专属时间”,该时间段内完全集中精力处理最重要的事情,不允许电话、邮件、他人打扰。Dictator时间是本人专属的计划与思考的时间,该时间段内集中精力安排当天的工作内容,思考一些复杂的问题,计划后面几天需要的资源等,不做具体的执行性事务。

 

Step2:为你的每个时间段赋予一个虚拟的精力总值。

示例

0.优质时间.晨起段(6:30~9:00#5

1.优质时间.Dictator时间9:30~10:30#2

2.优质时间.上午段(10:30~12:00#3

3.优质时间.下午前段(2:00~4:00#5

4.低质时间.下午后段(4:00~6:00#2

5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30#3

6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00#3

7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟)#1

 

说明:

  • 根据每个时间段的长短,和一定的标准(例如十五分钟对应一个0.5的精力值,半小时对应一个1的精力值等),为这个时间段建立一个总体数值。  

 

Step3:定义事务的精力消耗值 。

示例

精力消耗:-0.5 <15分钟)

精力消耗:-1 <半小时,中强度)

精力消耗:-2<1小时,高强度)

精力消耗:-3>1小时,高强度)

精力消耗:+0.5(乐趣享受)

精力消耗:+1(重要提升)

 

说明:

  • 每完成一件事情,都需要消耗你的时间和精力,但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。(注意定义的等级尽量简单,不要有太多等级。)定义的精力消耗值代表了时间的长度和精力投入的强度。
  • 有一些事情做完以后不会消减你的精力,反而会提升你的精力,例如你做了一件自己特别喜欢的事情,或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验,这种小小的精力提升不会特别多。
  • 你只需要用各个时间段的精力总值,减去事务的精力消耗值,就可以估算出剩余精力,就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情(相减为负,当然就意味着你做不了这么多事情;相减为正,就可以继续在这个时间段内安排事情)。该方法能够比较科学合理地安排事务执行的时间排序。

 

Step4:你的事务处理有四种方式。

说明:

  • 不同的事务类型对人的精力要求不同,需要消耗的精力和时间资源也自然不一样;
  • 你只有将不同事务分类出来,才可以根据不同事务类型的特点确定投入的精力资源的多少和方式;
  • 虽然对于事务的类型可以有很多划分的角度,但是根据本人的实际经验,以上四种事务处理方式比较符合精力消耗的实际情况,而且操作起来简单明了;
  • 我的建议:在“优质”时间段中尽量安排完成“思考”和“讨论/交流”类的事情,因为此两类事务需要足够多的精力。

 

将以上建立的精力模型体系移植到一个合适的时间管理软件中,即可开始实际管理你的待办事务了。

 

4、推荐工具:日程管理工具Doit.im

 

说明:

  1. Doit.im有网络版本、windows版本、iphone版、ipad版、android版,是完全免费的软件;
  2. 它在时间的智能安排上非常有特色,可以将过期未完成的任务自动放在“今日待办”里,而不像其他软件会列出一堆“过期任务”,让你不能集中精力在今天;
  3. 其视图方式非常方便,支持多种视图,包括情境排序、时间排序、项目排序等,使用情境排序的时候就可以知道什么时候应该完成哪些任务了,相当智能;
  4. 支持日历模式,可以罗列出一个月中的每一天完成了哪些任务,这样的话,在做月度统计的时候,你所有的大事小情都不会遗漏。

 

5Doit.im网页版植入精力管理模型的操作指南:

Step1:注册Doit.im账号,并登陆。

Step2:选择“情境”菜单,在“新情境”框中填写精力管理模型中设计好的时间分段。

 

Step3:选择“项目”菜单,点击“新项目”后添加属于自己的项目名称(建议填写的是自己的日常工作内容模块,而不是填写一些具体的大任务,因为具体的大任务可以在“大任务时间规划”中进行分解,当然,结合个人实际情况而定)。

Step4:“新建任务”或者按键“N”,随便新建一个任务内容,并在“标签”中填写“【A.事务类型】思考” “【A.事务类型】本人执行” “【A.事务类型】讨论/交流” “【A.事务类型】授权分配” “【A.事务类型】大任务”(“大任务”是需要综合以上几种处理方式才能完成的事务) “【B.精力消耗】+0.5(乐趣享受)” “【B.精力消耗】+1(重要提升)” “【B.精力消耗】-0.5<15分钟)” “【B.精力消耗】-1<半小时,中强度)” “【B.精力消耗】-2<1小时,高强度)” “【B.精力消耗】-3>1小时,高强度)”。以后新建的任务便可以选择对应的标签了。

 

Step5:选择“时间”菜单,选择“今日待办”,选择“分类查看:按情境”,即可看到每天不同的时间段内自己应该做的事情了。然后选择“新增任务”或者按键“N”,即可开始分配具体任务了。

 

5Doit.im 手机版植入精力管理模型的操作指南:

Step1:注册doit.im网站的帐号(注册网址:https://i.doit.im/

Step2:在自己的手机终端中下载对应的客户端(例如iphone版本、ipad版本或android版本) ;在客户端上用之前注册的帐号密码登陆。

Step3:选择“情境”,并添加自己的精力时间段细分。

 

Step4:利用“标签”的多选特性,添加自己的事务类型和精力消耗值。

 

Step5:新建一个任务,把它选上“情境”、“标签”,也可以详细添加任务的时间、优先级等,然后放在对应的日程表里。

 

Step6:在“今日待办”的日程表里,用“情境”视图査看任务,即能自动排序不同时间段内应当完成的任务。

 

Step7:其他的一般操作(例如个性化设置、归档、删除等)请自行熟悉。

 

6、任务安排的实例示范

假设本日有多个任务,分别记录和安排如下:

任务A:撰写某会议邮件

  • 选择今日待办(一般为默认)
  • 选择“项目”
  • 选择“情境”为“优质时间_上午段”
  • 选择“优先级”为“高”
  • 选择“标签”为“本人执行”和“精力消耗-1<半小时)”
  • “保存”

 

任务B:参加商业部门例会

  • 去掉“全天任务”的勾选
  • 在“今日待办”中选择起始时间(1500~1700
  • 选择“项目”
  • 选择“情境”为“优质时间_下午前段”
  • 选择“优先级”为“高”
  • 选择“标签”为“讨论/交流”和“精力消耗-3>1小时)”
  • 选择“重复”为每周一
  • 选择“提醒”为“提前5分钟”
  • “保存”

(以后每周一,该任务都将在会议前5分钟自动提醒你。)

 

任务C:查看某课程,并作调整

  • 选择今日待办(一般为默认)
  • 选择“项目”
  • 选择“情境”为“优质时间_上午段”
  • 选择“优先级”为“中”
  • 选择“标签”为“本人执行”和“精力消耗-1<半小时)”
  • “保存”

 

任务D:修正年度总结

  • 选择今日待办(一般为默认)
  • 选择“项目”
  • 选择“情境”为“优质时间_下午前段”
  • 选择“优先级”为“高”
  • 选择“标签”为“本人执行”和“精力消耗-3>1小时)”
  • “保存”

 

其中,“修正年度总结”的任务是需要1小时以上的高强度精力消耗任务,所以应当安排在一个“优质时间段”内完成,该时间段就不宜安排其他琐碎的事情(否则会做不过来)。

这样安排下来一天的工作,比较科学合理,自己执行起来,节奏感很强,效率确实能够提高。

 

一天的任务安排完之后,各个时间段内要做什么事情都一清二楚;更关键的是,这些事务的安排符合自己的精力周期,减少了思虑、磨蹭、无序导致的时间精力耗损,做起事情来紧凑高效,事成之后很有成就感,甚至能降低疲劳的感觉。

 

回顾问题:你怎样记录并安排你的时间,才能完成各种各样的事务?

  • 归类事务,将“长期主动”需要完成的复杂事务建立“时间规划”,将每天各种需要完成的事务用日程管理软件进行管理。
  • 用脑图软件Xmind的鱼骨图功能做“大事件时间规划”会非常有效;从“大事件”中分解出来的一个个具体的小任务,放入每天工作中安排时间完成;
  • 用“精力管理”的理念建立“精力管理模型”,并将其植入Doit.im工具中,对每天需要安排完成的各种事务提供高效地管理。

 

事务安排的示意图:

 

 

附一:“个人时间规划”与“个人事务安排”的区别。

  • 关于个人时间规划:个人时间规划的时间跨度较大,最小的划分单位是“周”,一般是以“月”为单位来做的,甚至是半年以上的跨度,它主要体现的是一些大的思路和想法,它可能有明确的完成先后顺序的时间铺排,也很可能没有,只是一些大的节点概念。而且,个人时间规划的变数更大一些,不论是主观还是客观原因造成的,规划的事情与实际完成情况总是存在差距。个人时间规划的内容不需要频繁变化,一次规划,可以坚持使用一个月以上。
  • 关于个人事务安排:个人的事务时间安排周期最长就是在本周内,更多的是以三天之内的具体事件的安排为主要内容。这些事务一般都是需要你即刻开始执行的事情,有明确的时间节点和资源要求,而且这类事情的产生有随机性(例如开会之后突然领到一个任务,或者突然产生一个念头需要完成,或者在完成一个事件之前需要做完好几个准备事件等),需要随时随地、灵活方便地记录下来(遗忘必做的事情往往造成或大或小的不良后果,同时也是执行力弱和智力衰退的典型表现,对个人的职业生涯发展非常不利)。
  • 结合我自己的经验,时间规划主要是对要做的大事件进行各个方面的资源铺排;个人事务安排主要是对具体执行事宜在个人的时间和精力资源方面的排序二者分析的维度并不一样,因此,使用的工具也不一样。时间规划的工具主要是一些启发思考的工具(某种分析表格之类),而事务安排的工具需要自动化的信息软件(能与时间自动关联并实现智能排序、定时提醒等功能的时间管理类软件)

 

附二:手机上日程管理软件挑选的关键点。

手机是唯一可以随时随地记录个人信息的工具,非常适合进行待办事务的记录、安排、提醒,这也是提升个人工作效率的一个重要方法。

关于个人日程管理的GTD类软件特别多,挑选的关键点有几个:

第一,所有不能实现网络同步的GTD软件都不要选择。

之所以说的如此坚决是基于两个原因:

手机这个东西的安全性不高,更换、被盗、损坏都是常有的事,如果不能跨平台、跨机器将重要的个人数据备份出来,一旦遭遇以上杯具,你只有欲哭无泪的感觉(本人遭遇过,有切肤之痛)。

日程管理有个特点是数据更新快,产生信息的环境多样(例如在路上,在办公室里,在会议中,在厕所里……),只有能够实现网络同步,你的事件信息才可能在电脑上、手机上、其他智能上网设备上通用,到时候哪个方便快捷就在哪个上面记录,极为顺手快捷。   

第二,一定要至少有3类以上能够自己定义的分类信息。

根据GTD的理论,一般都会有“情境(context)”“项目/文件夹”“标签”等几个可以自定义的分类。我的个人要求是,需要至少3类的自定义功能来满足自己的分类,因为可以更加灵活地定制符合自己需要的日程管理内容(我建立了一套自己的事务管理方法论,非常切合自己的实际使用需求,杂乱琐碎的事务都可以迅速被安排的井井有条)。

第三,“任务(task)”和“日历(calendar)”不是一回事,别选错了软件类型。

说明一下,“任务”是你要完成的事情,在实际中并没有特别精确的时间规定,这些事情一般都是由你自己根据条件、紧迫性、重要性等来安排完成的,“任务”的关键在于排序。

而“日历”更加适合时间明确的一些事情,例如会议、生日、活动等,这些事情是需要你遵守的,“日历”的关键在于提醒。

你如果使用的是“日历”软件,你是不能实现待办事情排序的(“日历”软件需要精确界定事情的开始和结束时间,而实际上你既不可能,也没有必要精确确定这种时间,尤其是对比较复杂的事情。)

第四,快捷第一原则——记录下一个任务需要点击的按钮越少越好,理想情况在3次以内。

只有足够方便快捷才可以不打断你念头的流畅性,才可能不成为你的负担。

我的经验是,一般点击3次就能记录下一个事情(3秒之内),那么就是非常简洁的软件,就是可以推荐的。

推荐软件(iphone平台):todotoodledodoit.im

参考本人文章《iPhone非娱乐功能应用指南(国庆更新版)》

http://bbs.weiphone.com/read-htm-tid-2983531.html

 

 

 

 

 



查阅更多相关主题的帖子: 精力管理 时间管理 GTD 日程管理

评论

觉得本文有一点启发的朋友,希望能为本文投上一票:
http://blog.doit.im/2011/12/doit-im-poll/
感谢!

发布者 lyndyw
2011/12/10 0:32:37


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