2008-8-8 17:20:09
[原创]源天Velcro协同管理：研究院OA协同/知识管理现状
现阶段国内研究院所的发展，大多处于由传统单一型研究院向多元化研发性企业的发展阶段。由于体制上的关系和历史原因，国内的研究院所在知识管理领域大多仍然处于原始的纸质档案管理阶段，办公协同的工作也大多是较为原始的OA阶段，甚至在协同/知识管理领域仍然是建设空白。我们来看一下目前大多国内研究院所在协同/知识管理方面的现状。
1、国内研究院所在OA协同办公领域的现状：
研究所内部通信过程繁琐、传达效率低。研究所内部文书流转手续环节繁琐，待审批节点多，信息传达效率较低。
发文手续繁琐，监控手段不足。对外发出文件要通过领导的意见审批，过程比较繁琐，且很大程度上要依靠个人的自觉，没有足够的技术手段来监控发文。
缺乏实时的网络交流工具和交流平台。现在交流工具主要依靠定期和不定期会议、电话、邮件方式沟通。缺少实时的网络沟通工具，缺少文件实时传递和反馈的交流平台。
工作流审批依靠人工、纸质流转，运转效率低。待审批工作流很多，人工定义优先级别，人工确认待审批时间，容易造成延误。审批、传阅等办公工作流仍然依靠人工纸质流转，无法实时获知工作流的审批进度，节点状态和审批意见。
缺乏个人日程及工作计划管理缺少完备的个人日程及工作计划管理，领导/管理人员/员工工作安排、工作记录等方面的管理。领导、同事、下属不能及时获知彼此的工作状态和工作计划，统一调整工作计划。
办公资源管理功能不足需要信息化系统扩充更多的办公资源管理功能，会议室申请管理及使用现状查询、办公室物品信息登记管理、用车管理等。
2、国内研究院所在文档知识管理领域的现状：
文档分类模式单一，检索维度较少。技术文档分类按照项目编号来分类，分类方式单一，展示维度单一，不能提供较为复杂的查询功能，通过工作令来检索，但无法直接检索到某项目的模块的研发信息。
工作文档缺乏集中管理制度。工作文档没有统一管理，分散在各个业务人员的电脑甚至根本没有形成记录文档。项目过程中产生的中间过程文档没有做好统一的管理，没有按照知识分类统一管理过程文档，制定统一的过程文档模板，加挂项目和模块属性，查询相关资料更多依赖富有经验的技术专家。
各部门知识管理及分类体系差异交大，缺乏统一管理力度。现存的各个部门的知识管理体系较为混乱，每个部门的知识管理工作水平高低不齐。需要在全所层面统一部署知识管理规范，配套相关的咨询和培训项目，提高各部门知识管理的意识和水平。通过知识管理系统固化成果。
缺乏情报收集及及时反馈机制。现阶段研究所内没有分领域（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等）建立知识情报管理机制，定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。还需要配套管理规范落实情报的收集整理工作。
跨部门、跨项目信息集成、共享困难。同时领导和参与多个项目的工作，需要同时获知多个项目的进展情况和人员配置，现在没有系统提供多项目协作管理功能。项目组成员需要有一个空间共享所有与项目相关的信息、高层能够便捷地浏览、查询有关项目组、跨部门项目团队协作项目的动态或历史信息，发出临时指令。
1、国内研究院所在OA协同办公领域的现状：
研究所内部通信过程繁琐、传达效率低。研究所内部文书流转手续环节繁琐，待审批节点多，信息传达效率较低。
发文手续繁琐，监控手段不足。对外发出文件要通过领导的意见审批，过程比较繁琐，且很大程度上要依靠个人的自觉，没有足够的技术手段来监控发文。
缺乏实时的网络交流工具和交流平台。现在交流工具主要依靠定期和不定期会议、电话、邮件方式沟通。缺少实时的网络沟通工具，缺少文件实时传递和反馈的交流平台。
工作流审批依靠人工、纸质流转，运转效率低。待审批工作流很多，人工定义优先级别，人工确认待审批时间，容易造成延误。审批、传阅等办公工作流仍然依靠人工纸质流转，无法实时获知工作流的审批进度，节点状态和审批意见。
缺乏个人日程及工作计划管理缺少完备的个人日程及工作计划管理，领导/管理人员/员工工作安排、工作记录等方面的管理。领导、同事、下属不能及时获知彼此的工作状态和工作计划，统一调整工作计划。
办公资源管理功能不足需要信息化系统扩充更多的办公资源管理功能，会议室申请管理及使用现状查询、办公室物品信息登记管理、用车管理等。
2、国内研究院所在文档知识管理领域的现状：
文档分类模式单一，检索维度较少。技术文档分类按照项目编号来分类，分类方式单一，展示维度单一，不能提供较为复杂的查询功能，通过工作令来检索，但无法直接检索到某项目的模块的研发信息。
工作文档缺乏集中管理制度。工作文档没有统一管理，分散在各个业务人员的电脑甚至根本没有形成记录文档。项目过程中产生的中间过程文档没有做好统一的管理，没有按照知识分类统一管理过程文档，制定统一的过程文档模板，加挂项目和模块属性，查询相关资料更多依赖富有经验的技术专家。
各部门知识管理及分类体系差异交大，缺乏统一管理力度。现存的各个部门的知识管理体系较为混乱，每个部门的知识管理工作水平高低不齐。需要在全所层面统一部署知识管理规范，配套相关的咨询和培训项目，提高各部门知识管理的意识和水平。通过知识管理系统固化成果。
缺乏情报收集及及时反馈机制。现阶段研究所内没有分领域（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等）建立知识情报管理机制，定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。还需要配套管理规范落实情报的收集整理工作。
跨部门、跨项目信息集成、共享困难。同时领导和参与多个项目的工作，需要同时获知多个项目的进展情况和人员配置，现在没有系统提供多项目协作管理功能。项目组成员需要有一个空间共享所有与项目相关的信息、高层能够便捷地浏览、查询有关项目组、跨部门项目团队协作项目的动态或历史信息，发出临时指令。
Velcro产品功能涵盖：Velcro Portal(企业信息门户)、Velcro Workflow(工作流程管理)、Velcro Document(文档管理)、Velcro CRM(客户关系管理)、Velcro PM(项目管理)、Velcro HRM(人力资源管理)、Velcro Financial(财务管理)、Velcro GM(集团管理)、Velcro Logistics（资产管理）。
服务过的客户有：上海电信研究院，广东电信研究院，中国电信，广东移动；嘉里粮油，小糸车灯；黄金搭档，理实国际，财智东方，济邦咨询，迈迪咨询，华欧国际，管理学家；红蜻蜓；上海国家会计师学院；微创医疗器械等。
2007年，源天Velcro协同知识管理案例，荣获《哈佛商业评论》管理行动奖，成为国内唯一获此殊荣的管理软件案例。
连续多年，源天软件被中国管理信息化领域的权威中立机构AMT,评为“管理软件十强”。
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电话：+86（21）-58811269
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