工作流管理系统简介

工作流管理系统在企业的IT应用中还是一个朝阳型应用,年轻而有活力。相比传统的数据库系统而言。它充满朝气，但也有很多误解。本文将就其作一个简要的阐述。

◎什么是工作流管理系统？
     根据WfMC的定义，工作流管理系统（Workflow Management System, WFMS）通过软件定义、创建工作流并管理其执行。它运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其他的IT工具或应用。工作流的概念起源于生产组织和和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产管理水平和企业竞争力的效果。
    一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。在企业中存在各种各样的流程，最简单的如报销审批，复杂的如订单处理，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。这些流程要涉及到不同的人，甚至不同的公司。简单的流程可能就2-3个环节，复杂的流程可能有几十个环节。而以前这些流程都是通过各种纸面的材料进行流转并控制，低效，无法有效控制，无法有效监督和管理。工作流管理系统就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。

◎我们为什么需要工作流管理系统
     没有工作流系统的话，要想有效管理工作流程的话，之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。
    而有了工作流系统。它能提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。具体表现为：
    1. 随时得到历史数据和报表
    2. 将最适当的事务在适当的时候传递给适当的
    3. 员工可将精力集中到自己的关键业务上
    4. 管理层可随时掌握业务和工作流程处理效
    5. 减少纸张浪费，降低成本
    6. 无需进行流程的培训、平滑实现流程变更

◎在企业信息化中的应用
     与以往已经被采用的企业 IT 应用体系，例如 MRPII 或 ERP 相比，WFMS是一个相当重要的里程碑。（ERP的概念并不确定，我这里仅指其基本或较早期的含义而言）。从用户的角度，WFMS带来（或将要带来）的变化是极其强烈的，甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。
    在一些老的“模块化”的产品中，系统的设计是通常是基于任务分割的，作业项目之间是分裂的。面向对象的技术，并不能直接解决这个的问题，相反，往往使系统变得更加混乱和琐碎。从操作上，典型地，我们必须不断地在层次结构的功能表（比如下拉菜单）或对象之间“进进退退”，或者在“神出鬼没”的对象以及相关菜单中捉迷藏。
    工作流管理系统是一个真正的“人-机”系统，用户是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而后者是直接面向用户的。这样，用户的任务分派和任务的完成状态，可以被最大程度地电脑化和受到控制。
    工作流系统是现在大部分企业应用开发中缺失的一环。将企业业务流程逻辑在企业级软件中实现的缺省方式是分散的。这意味着业务流程逻辑散布在各种系统中，如EJB、数据库触发器、消息代理等等。这样得到的软件难于维护，结果，企业只能将改变业务流程软件作为最后的选择。他们经常能够做的是，改变流程以适应软件。上述问题也适用于采用大型外部ERP软件包的企业。而要想实现流程的灵活与自定义就需要wfms的应用。现在世界上大部分的工作流应用中仍然停留在OA层。能够利用wfms整合整个企业应用的很少。比如整合ERP，CRM等。国内的erp产品虽然有不少自称是以工作流为核心，但实际就是个概念。而深圳安仕达管理软件有限公司的工作流系统却恰好是这很少的一部分。有兴趣的话可以向深圳安仕达管理软件有限公司（www.mstarsoft.com）详细了解。