[原创]阿柴的故事（1）：ERP调研八大技巧

       公司ERP项目终于启动了，根据项目计划，实施工作从原料仓库开始。

 

       项目经理阿柴进入公司的时间并不长，对本公司的业务不太熟悉，为了深刻理解原料仓库的业务，他决定从与原料仓库有业务关系的部门入手。他走访了财务部、采购部、质检部、计划部、第一车间相关人员，询问了这些部门与原料仓库有关的业务情况，很快对原料仓库的业务有了大致的了解。

       【技巧1】要了解一个部门的业务，先从与它有业务关系的其他部门开始。

 

       接下来，他找到原料仓库管理员，要求他将原料仓库所使用的单据、报表收集起来送到电脑部。

       “需要什么样的单据、报表呢？”管理员问。

       “与业务流程相关且已经填写过的。”

       “我们所有的单据报表都与业务流程相关，您能说具体点吗？”

       “你们使用的出入库单据、验收单、向上级或其他部门提供的报表等。有些明显与ERP无关的我们不要，如《关于在原料仓库门前不得停放自行车的规定》。要不这样，你把你们所用到的全收集起来，是否需要由我们自己来判断。”

       “好的。”管理员是那种办事果断的人，他很快就将单据、报表收集齐了，包括他们自己用笔记本记录的一些台账，使用电脑记录的一些格式比较规范的电子文档。

       【技巧2】收集该部门使用的一切单据、报表，通过研究单据、报表的格式及填写的数据可以较快地掌握业务流程。

 

       根据原料仓库的基本业务，阿柴制作了调研问卷发给仓库管理员、仓库记账员，要求他们认真填写。主要问题包括：

       “入库流程是什么？入库时与供应商、采购部是如何交接的？”

       “出库流程是什么？出库时与车间是如何交接的？”

       “质检部会对原料进行检测吗？在什么时候检测？会提供检验报告给仓库吗？”

       “在仓库管理过程中您使用了什么电脑工具吗（如小软件系统、Excel电子表格等）？是如何使用的？”

       “仓库需要报送什么报表？报送给谁？各项信息的来源是什么？请列出详细清单。”

       “计划部需要知道原料仓库的库存状况吗？他们如何获得信息？”

       “仓库盘点周期是什么？发现账实不符时如何处理？”

       “仓库是如何处理一些特殊业务的？如车间退料、退料给供应商、库存物品报废等。”

       【技巧3】制作调研问卷，一份好的调研问卷可以帮助调研人员很快了解基本业务。

 

       收到答卷后，阿柴花了两天的时间，基本理清了大部分单据的来龙去脉，以及报表的数据来源，仓库与其他各部门的之间的交接手续及信息传递方式。但有些细节的东西还是不清楚，他一边研究调研答卷及单据，一边将疑问记录下来，两天下来，记录了二十多个问题。现在，到了访谈的时候了。

       【技巧4】需要有计划地进行访谈，不打无准备之仗。在对业务人员进行访谈前，先准备好问题，准备问题的过程其实就是自己思考的过程。有了问题清单再去进行访谈有事半功倍的效果。

 

       阿柴给仓库管理员打电话预约访谈时间及地点。

       “李主管，非常感谢对调研问卷的认真回答。但有些地方我还是不太明白，想找你谈谈，不知你什么时候有空，大概需要一个小时左右的时间。”

       “明天下午两点，我到你办公室行吗？”

       “明天下午两点，好的，不过地点还是放在你那儿吧。”

       “好的。”

       【技巧5】访谈地点放在业务人员办公的地方，看到现实的东西更容易理解业务。

 

       第二天，阿柴准时来到原料仓库办公室。由于他对原料仓库的业务已经有了基本了解，所有的疑惑在李主管的解释下很快就弄明白了。正当他准备离开时，发现桌角有一张本公司开出的发票，阿柴觉得很奇怪。

       阿柴：“你这里为什么有这种发票呢？在你收集的单据中我并没有看到。”

       李主管：“哦，这是财务部开出的，我们根据发票付货。”

       阿柴：“根据发票付货？车间领料需要发票干什么？”

       李主管：“不。这是付给公司外面的人的。”

       李峰：“我们的原料会付给公司外面的人吗？”

       李主管：“当然。”

       阿柴：“需要结算吗？”

       李主管：“当然。”

       阿柴：“也就是说我们的原料也对外销售？”

       李主管：“是。”

       阿柴：“那具体流程是什么？需要办什么手续？”

       李主管：“他们先到财务部交钱，财务部给他们开出发票，他们再凭发票到仓库领料。”

       阿柴：“这种事务多不多？”

       李主管：“不多，有时一个月也没一次。”

       阿柴心想，看样子销售系统中不仅牵涉到成品，还包括原料呢，说不定半成品也可能销售，明天需要到财务部做一次关于销售货物的专题调研。

       【技巧6】注意业务人员办公区域的单据、文档。对一些单据需要刨根问底，可能会关联出许多业务，既可以加深自己对业务流程的理解，又可以让业务人员想出一些在调研时极可能漏掉的平常很少处理的业务。

 

    阿柴回到办公室，将今天的调研成果做了详细的记录，着重在流程及异常处理，涉及到哪些人，这些人需要完成什么工作等。

       【技巧7】注意做好调研备忘录，调研的结果在整个ERP系统实施过程中都可能用到。一段时间后会忘记一些内容，到时还要找业务人问相同的问题，既浪费别人的时间，又降低自己的威信。

 

       看着写好的备忘录，阿柴觉得自己对原料仓库的业务已经非常了解了，自己这一周的辛苦总算没有白费，他暗暗松了口气。还剩下最后一个任务，就是画流程图了。

       画流程图并不复杂，复杂的是业务。阿柴本以为会很快将流程图画好的，但在画图的过程中才发现，自己对业务并不真的了解。例如，有一段流程，供应商送货后检测部检测，出具检测报告，原料入库。但阿柴画流程图时发现，自己并不知道检测报告保存在什么地方，也不知道如果检测不合格会如何处理，原料仓库有没有可能也接收不合格品等。一边画流程图，阿柴又列出了一些问题，他准备就这些问题找李主管进行第二次访谈。

       【技巧8】画流程图，通过画流程图更好地理解业务。

推荐到鲜果： 查阅更多相关主题的帖子: 浦飞云 阿柴 ERP实施 ERP技术