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2009/1/20 11:00:54

[原创]5.6 企业项目管理信息系统的功能要求(1)——《企业级项目管理体系建设》连载

5.6 企业项目管理信息系统的功能要求


在不同行业中的项目管理都有其自身的特点,不同企业根据自身的管理需要也各有侧重,不同的项目管理信息系统产品也各有特色,我们在这里就一些各类项目中都会遇到的项目管理的需要,对照常见的项目管理信息系统的通用功能,从企业管理需求的角度,讨论企业项目管理信息系统的主要功能要求。
在常见的企业项目管理信息系统中,一般都会包含以下的功能:企业资源库管理、项目范围管理、项目进度管理、项目资源分配管理、项目成本管理、项目风险和问题管理、企业资源管理、企业项目成本管理、企业沟通管理等。这些功能的实现,既可以通过一个单一的软件系统来实现,也可以根据管理需要利用几个专业性更强的系统组合而成。


5.6.1 企业资源库管理
通常情况下,企业中的项目首先向企业索取资源,当企业内具有可用资源时,项目中首先使用企业内提供的资源,只有当企业中的资源不能满足项目要求时,才会考虑从企业外部获得资源。因此,企业应建立起企业资源库,用于管理企业资源信息,供项目选取资源,并跟踪企业资源在项目中的使用情况,根据企业对资源的总体占用情况,有目地的调整企业资源库,提高资源利用率,保障企业项目的顺利实施。
能够被项目所占用的企业固定资产,都可以作为企业资源库的一个组成部分。例如生产设施、工作场地等,这类资源被企业的不同项目所使用时,就可能会产生竞争,例如经常出现的几个项目同时争用会议室的现象,就属于这种情况。
项目中用于生产产品所需要的原材料,也是一类重要的资源。通常情况下,企业的原材料采购不是针对项目的,而是根据企业整体的生产经营计划进行批量采购,以获得最佳的价格和对生产的及时供应。这种情况下,企业向项目提供资源库信息,使项目能够及时了解原材料的供应情况,当项目所需的原材料不能满足需要时,可以及时通过企业的采购部门向供应商发出订单。目前一些企业实行按订单生产,这种方式其实就是项目式管理的生产过程,这需要整个产业链的密切配合,这种情况下为具体项目所采购的原材料,虽然也会存放在企业的仓库中,但其性质已经不能算是企业资源库的内容,而直接就成为具体项目的资源,不能被其他项目所使用。
人力资源是所有企业都具有的一类资源,而且在一些企业中,人力资源还是其主要资源,占企业成本的绝大部分。人力资源的管理早已不是许多年前人事管理的那种概念了,而是真的把人作为企业的一种资源,识别其技能特点,使其在企业中发挥出最大的作用,并通过不断培养使其能力不断提升。在智力密集型的行业中,企业的人力资源管理还体现着知识管理的要求,更关注人的头脑中的知识,有的企业中以技能档案的形式描述每个员工的知识结构特点和能力特点,通过人员工作安排为项目提供所需的知识和技能。因此,在企业资源库中,人力资源一般都是很重要的一部分,而且不仅描述其基本信息,还会根据企业生产的特点,对人力资源的技能信息给与了很大的关注。例如在软件开发企业中,人力资源库中就应该存放技术人员使用不同开发工具的能力特点,而在电信企业中,可能就要在人力资源库中记录其对各种通讯设备的掌握情况。
除了上述三类典型的企业资源外,在企业的项目中,可能还存在一些特定的资源,例如进出口企业在其工作过程中总是需要海关、银行的配合,企业中的项目活动会受到这些机构的影响,所以也会把这些机构也作为资源放在企业资源库中,当项目组在涉及这方面的项目活动时,也把他们作为资源来使用,成为项目中的一个角色。
企业出于成本、风险等方面的考虑,往往不会把企业中的项目所需的全部资源都采购到企业内部,特别是对应固定成本的资源,企业更愿意将其变成变动成本,只有在项目需要时,才会从企业外部引进这些资源,供项目使用,在项目结束后,企业就会释放这些资源。为了保证资源供给的及时性,企业一般会与供应商达成长期协议,企业的资源库中提供向供应商发订单的功能,使项目对资源的需求能够及时被传递出去。这是的企业资源库在一定程度上也包含了企业外部的资源,其形式以租赁比较多见。
在企业资源库中,需要对一些特殊的资源设定资源日历,例如一些同时支持众多项目的专家。这些专家的时间表会排得非常紧张,能够为某个项目提供支持的时间窗口是比较有限的,所以在项目中,就要为这种资源设定特殊的日历,以表示该资源能够参与本项目的时间,其他时间对于本项目来说是不可用的。
在企业资源库中,一般都会记录资源的成本信息,主要是单价,以便计算项目中各项资源的成本,实行项目成本管理。企业资源库中的资源,应能适应其价格水平变化的需要,例如原材料价格随市场波动,不同批次采购的同一种材料可能价格就不同,再如人力资源的薪酬也可能会发生变化,不同时期使用同一人员,其成本水平也会不同。
下图是一个企业人力资源库的示例:

 

在企业项目管理信息系统中,通常还应能够为项目建立项目资源组,避免各种关于资源的操作全都要使用相对庞大的企业资源库。在项目资源组中,应能够包含专门为项目配置的外部资源,使得这些外部资源既能够在项目中得到使用,也不会影响到企业的资源库。

 

 

5.6.2 项目范围管理
企业中项目的目标是由企业设定的,将项目目标进行细化、分解,就形成了项目范围。项目中的范围管理,是项目管理中极其重要的一个部分,直接决定着其它项目管理方面的要求。从项目计划过程中就可以看出,项目范围的定义是项目时间管理、资源管理、成本管理、风险管理等的几乎所有内容的根本出发点,没有范围管理,就谈不上对其他内容的管理。所以,项目范围管理一定是项目管理信息系统必备的功能。范围管理中的一项重要内容就是工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS),它的表示形式是一种树形结构,可以从树根位置的根本目标出发,分解出下一层的子目标,然后再不断的对子目标进行多层次的分解,直至能够满足项目管理的需要为止,企业通常会发布一些项目模版供企业中的项目使用,在项目模版中,企业一般都会根据企业中各种类型项目的特点,总结出通用的项目WBS,供各个项目使用。因此项目管理信息系统中,必须能够支持这种以树形结构表示的多层次分解的能力,这是支持项目范围管理必须具备的基本能力。


5.6.3 项目进度管理
时间进度是所有项目都非常关注的,而且在多数情况下,是客户最关心的指标,也是项目绩效的首要指标,直接关系到各项具体工作的时间安排,关系到企业中各个部门、人员的相互配合。
在PMI的PMBOK中,没有单独的项目进度管理,主要是项目时间管理。但项目的进度不仅是时间因素,还受到资源方面的影响,因此我们在这里使用项目进度管理的说法,主要是强调项目进度中的项目时间管理同时受到资源等方面的影响,需要从整体上关注影响项目进度的各个因素,其主要表现形式是围绕项目时间表的管理
在制定项目进度计划时,必须以项目范围管理为基础,针对项目范围的内容要求,有针对性的安排项目活动,首先列出项目活动清单,确定项目活动之间的依赖关系,从企业资源库中选择资源分配到项目活动中,然后根据资源的配置情况估计各项目活动所需的工期,从而得到整个项目的进度时间表。对于各项活动的时间安排,需要考虑比较多的因素,例如要考虑资源日历的限制条件,保证项目活动所需要的资源的时间与资源本身的日程安排不冲突,要根据项目活动的工作复杂度和工作量,结合资源的生产能力来估计项目活动所需的工期,要考虑某些项目活动之间所必需的间隔时间,还有一些外部所要求的强制的时间方面的限制条件,包括国家规定的法定节假日、特别规定的特殊生产时间要求等。因此,在项目时间表中,包括了紧密围绕项目的各项活动、活动之间的依赖关系、活动的工期和完成各项活动所需的资源。当分配给项目活动的资源是具体人或组织(小组、部门等)时,这个时间表同时也决定了项目中各个参与方在项目中的工作时间安排。
在初步完成项目计划后,应能够从多种视角检查项目计划是否符合要求,例如是否满足项目工期的要求,是否满足项目成本的要求,项目安排中资源工作量安排的合理性等。利用项目三角形的原理,对项目计划进行调整,就可能需要对项目的进度计划调整。
在项目执行和控制过程中,要对项目进度进行跟踪,对项目进度其实有两种不同的表示方法,一种是纯粹的时间表示,对照计划中的时间进度来检查是否在规定的时间内完成了计划的任务,另一种是以工作量来表示的,在计划中对整个项目的工作内容预先做出估算,在跟踪实际进度时看实际的工作量完成情况,而不是单纯看时间,即使某些项目活动有拖延,但如果实际完成的工作量不少于计划的工作量,那么也认为是正常的。在项目进度管理中,往往这两种方法是配合使用的,同时跟踪时间进度和工作量进度这两项指标,所以才有了“时间过半、任务过半”的说法。在掌握了实际进度及其与计划进度的偏差情况后,就可以对项目将来的实际完成时间做出预测。
因此,在项目管理信息系统中,必须要具备制定项目时间表的能力,包括能够基于WBS的信息建立项目活动清单,建立项目活动之间的多种依赖关系,能够从企业资源库中选择资源分配到项目活动中,能够为每个项目活动制定工期,并为各个项目活动建立时间方面的限制条件,能指定项目里程碑,当调整项目中某项活动的时间(起止时间或工期)时,后续项目都可以随着自动更新其时间安排,各个资源在项目中的时间安排也会随之更新。同时,还需要一定的辅助检查功能,包括查看项目中各资源的任务分配情况,各个资源的工作量分配情况,识别项目的关键路径,查看非关键路径上的项目活动的可移动的时间范围等,这些都是制定项目时间表所需要的基本功能。制定完项目计划后,通常情况下会将项目计划的内容保存为项目基线,作为对项目进行跟踪比较的基准。
下图是一个设定工作日历的示例:

 

下图是一个为项目任务分配资源的示例:

 


下图是一个带关键路径的项目甘特图的示例:

 

下图是一个检查资源工作量的示例:

 

为了能够跟踪项目进度,在项目管理信息系统中要能够对应着项目计划填写项目实际进度信息,这种实际进度信息既包括时间进度,也包括工作量的完成情况,即工期数据和工时数据。为保证项目实际数据采集的及时性和准确性,项目管理信息系统应允许项目组成员分别填写项目活动的实际进度信息,并由项目经理进行确认。
项目管理信息系统还要能够利用已有的项目计划中的进度数据和实际进度数据,进行偏差分析,计算进度差异等,并允许项目经理在项目过程中根据项目的实际需要,及时修改项目时间表,并在必要时更新项目基线。



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