导航↓ 相册|收藏博客|加入友情链接|给博主留言
畅享博客 > qiaodong > 项目管理 > [原创]5.6企业项目管理信息系统的功能要求(3)——《企业级项目管理体系建设》连载
2009/1/21 17:41:31

[原创]5.6企业项目管理信息系统的功能要求(3)——《企业级项目管理体系建设》连载

5.6.7 企业资源管理
企业资源管理(ERM)是企业生产经营管理中非常核心的管理内容,在这方面有许多专著进行更加深入的讨论,我们在这里所谈的企业资源管理,则是侧重如何通过有效的管理,为项目的实施提供资源保障。这已经是企业项目组合管理的内容了。
我们在前面已经就企业资源库管理进行了讨论,资源管理者需要根据企业的目标、任务,分析出企业中的众多项目对资源的整体需求,对企业内外的资源进行辨别,识别出核心资源和非核心资源,根据项目的动态性的特点,建立企业内部资源库和获取外部资源的渠道,为项目提供适当的资源。
企业的业务也是在不断的快速变化中的,企业及其项目对资源的需求也不是一成不变的,资源市场也是在不断变化之中的。因此,企业就必须及时了解这些因素的变化情况,调整企业内部资源库,优化外部资源渠道,提高资源使用效率,降低资源获取的成本,为项目提供更好的资源支持,最终支持企业的发展。因此,企业首先要详细跟踪项目中的资源使用情况,结合企业的发展规划和项目的计划,做好资源计划,准备资源。
根据企业当前资源的使用情况和未来的企业发展的需要,企业资源管理者需要对资源的需求进行预测,根据预测来准备企业的资源。例如在IT企业中,如果企业所面对的行业市场发生了变化,如果所提供的产品技术特点发生了很大的变化,或者需要采用新的技术手段,或者由产品开发转向服务,这种企业中发生的结构性的变化,对企业的知识结构就有了新的要求,从而导致人力资源也要进行结构性的调整。这种调整往往是比较艰难的,需要一个不短的时间周期,这就需要企业的资源管理者能够对于与企业未来发展密切相关的资源要求,具有良好的预见性,及早做出安排。
另一方面,随着目前市场竞争的加剧,企业所面临的机会往往是稍纵即逝,企业必须能够对任何可能的机会及时做出决策,因此,决策分析能力是企业资源管理者所必备的能力。当企业面对一个项目机会时,需要对项目所需的资源进行分析,根据企业资源的现状进行分析,当企业不具备现成的资源时,可以考虑利用外部资源渠道解决,如果所必需的资源与企业中其他项目的资源发生冲突,就需要考虑项目之间的优先级关系,如果需要从企业现有项目中调出资源,则需要评估这种资源的调整对原有项目所产生的影响,做出相应的调整。
因此,在企业项目管理信息系统中,当项目经理们做出项目计划后,各项目对企业资源的占用就是非常具体的,企业中的资源管理者,应该能够从企业整体资源管理的角度,看到企业资源在一段时期中被不同项目占用的整体情况,分析出目前哪些资源处于闲置状态,哪些资源供不应求,看到资源的工作曲线,从而就能够比较清晰的分析出对目前企业资源库应作出的调整措施。另一方面,就是要根据资源市场的变化情况,不断与企业内部同类资源进行比较,优胜劣汰,保证企业中的资源总是处于最佳状态。另一方面,项目管理信息系统应具备对企业资源的分析预测功能。从企业资源库出发,各个项目在制定项目计划过程中更改了资源的使用状态,企业的资源管理者就能够看到企业当前的资源的整体使用情况,就可以根据企业当前的项目需求和未来企业发展的需要,及时制定、调整企业资源政策,并能对临时的高优先级项目的资源要求作出及时的响应。
下图是对项目资源可用性进行分析的示例:

 

 

5.6.8 企业级项目财务管理
前面谈到了项目级的项目成本管理,那么从企业级如何通过项目管理信息系统对企业所有项目的整体成本进行管理?企业级的项目管理,在很大程度上对应着合同管理,合同中的(收)付款条款,可能会随着项目任务的完成情况,为企业带来正(收入)或负(支出)的现金流,这些现金流与项目内部成本所形成的项目内部的现金流,共同形成了项目整体的现金流。企业的全体项目的现金流汇集在一起,就可能会形成企业经营中的主要的现金流量,这对于企业的财务管理来说是非常重要的。因此,项目管理信息系统至少应能够提供项目活动直接相关的成本支出的现金流,有的还能够提供更为全面的、包括收支都在内的项目的现金流量,并将这些预测的现金流量的数据提供给企业的财务管理系统,为企业的财务管理提供参考数据。现金流量的管理是企业保证资金不断链的重要手段。
如果项目的成果将要成为企业的资产,那么项目成本就可以成为企业新增固定资产估价的依据。如果项目周期比较长,项目的成果是分阶段逐步提交的,那么也就意味着企业也是逐步购入对应项目成果的固定资产,折旧的起始时间也就与项目成果的交付时间有关。
 

5.6.9 企业内信息沟通、工作流处理
企业中实行项目管理,就需要一种扁平式的组织结构,这种组织结构的核心不只是管理层次的减少,而是企业信息结构的扁平化,是企业内部信息共享的程度。因此,企业内部的信息沟通,成为企业和项目的共同要求。在沟通过程当中,需要大量的信息共享、信息交互,并要能够对沟通过程存档,以便体现决策的过程,为企业管理和项目管理提供依据。
从另一个角度来说,企业中如果比较强调项目管理方式,那么通常情况下项目是会跨越部门的,而且项目必定会与相关的管理部门产生多种多样的关系。在这种情况下,企业中更需要通过项目管理的过程,来实现企业中横跨部门的工作流程,那么在项目管理的工作过程中,就必然大量存在着流程处理的内容,因而项目管理信息系统中,就必然要对工作流程化的处理提供足够的支持。
因此,在企业项目管理信息系统,不仅要提供前面所描述的各种对应项目管理技术的功能,还要提供大量的信息沟通、工作流处理的功能。这类功能是企业管理中的通用功能,在很多企业中,将这类系统称为内部办公自动化系统、内部网站系统或内部协同工作系统等,它们实现的功能是支持企业中通用的工作过程,并非是针对项目管理的,但在项目管理中也是不可或缺的。因此,在规划项目管理信息系统时,也要充分考虑到这类系统在项目管理中的作用,如果企业中还没有这样的信息系统,那么也要同时考虑这类系统的建立。从管理功能方面,也要考虑不同的功能特点的分类,针对项目管理技术一类的功能,可以采用一组支持项目管理技术特点要求的项目管理软件工具来实现,而对于属于信息交互、工作流处理一类的功能,则可以考虑利用通用的信息交互和工作流处理的系统来实现。在分别考虑两类不同特点的功能的实现方法时,必须时刻关注项目管理过程的整体一致性,尽可能使两类功能能够按照企业中的管理流程配合起来,而不要因为工具的问题而影响了企业项目管理过程的工作效率,也就是说,要从技术实现角度来考虑两类系统的数据交换问题,实现企业内部信息流的通畅,保证项目管理数据的一致性,保证项目信息的共享。
下图是一个企业内部网站所显示的企业项目清单的示例:

 

在工作流处理这类功能当中,有一个与项目联系更为紧密的部分,就是项目协同工作流。项目经理编写项目计划,为各个成员安排了工作内容和工作时间,项目成员就接到了项目任务的要求,自动形成自己的工作日历,并可以与项目经理讨论、调整项目任务的安排,将任务执行的情况,如进度、工作量、成本等内容,反馈给项目经理,这些信息汇总起来就形成了项目的实际执行数据。这类功能是许多项目管理工具都具备的,直接为项目组提供了内部协同工作的一整套机制。
除此之外,在企业内部一般还会建立项目管理论坛和相关文档库,为企业内项目管理相关者提供一个互相交流的场所,提供一个项目管理相关的知识中心。这类功能通常都会在企业内部网站等类似系统中提供。
 

5.6.10 用户权限管理
项目管理信息系统的权限管理,在原理上与其他信息系统的管理原理是一致的,就是要解决每个用户能访问哪些内容,能对内容作什么样的操作。为了简化权限设置的操作,通常是定义用户角色,也就是用户组,同一角色具有相同的权限。对每一角色设定其权限,然后把用户分配到对应的角色中,从而实现了为每个用户设定权限。
在项目管理信息系统中,首先在内容上要做必要的区分:
 企业资源库是否可以被全部用户访问;
 资源的价格可以被哪些用户访问;
 项目进度信息是否可以被全部用户访问;
 项目成本信息是否可以被全部用户访问;
 风险、问题的内容哪些用户可以访问;
 多项目的综合汇总信息可以被哪些用户访问;
 。。。。。。
在区分了内容之后,还要进一步设定各类用户可以对相应内容所作的操作,一般包括读、写、删除等操作的权限,还有一些操作在系统中已经被定义成系统的功能,例如对一些数据的综合分析、发布等,这些也都可以被视为对内容的操作:
 企业资源库内容的建立、更新;
 项目信息的建立;
 建立项目计划;
 更新项目计划;
 删除项目计划;
 项目信息的发布;
 项目基线的设定;
 项目执行中的实际进度、成本数据的更新;
 风险和问题的跟踪;
 。。。。。。
根据企业内主要的项目管理相关职能,基于现有的管理职责分工,要建立系统权限的分配表,一方面列出需要单独管理的信息内容,另一方面列出系统用户的角色种类,分配表的中间就是不同角色用户对不同信息内容可作的操作。通过填写这张表,在企业内明确各类用户的管理权限。
    以下是一个权限分配表的简单示例:

公司管理角色
项目进度
风险、问题
人力资源
技术资源
成本数据
公司高层领导
读全部
读写
项目经理
读全部
写本项目
读写
读本项目
项目组成员
读本项目
读写
NA
NA
NA
项目管理相关人员
读全部
读写
人力资源部人员
读全部
读写
读写
内部IT部门人员
读全部
读写
读写
财务部门人员
读全部
读写
读写

在这张表中,如果采用信息共享的原则,那么除非有特别限制要求的内容,其他都应该被默认为在企业内是共享的,同一信息就可能会被广泛使用。同时,用户角色与企业职能部门的设置可能是不一致,实际上是按照项目管理的需要来划分角色的,甚至出现高层管理者对项目信息的操作权限比项目经理还要小,这种情况确实会令一些保守的管理者感到不安。
 



评论

您还未登录,不能对文章发表评论!请先登录