知识管理实践

关键字：KM KM常用实践 知识管理

一般说到KM的价值，都会提到这样一条：Km可以应对员工频繁流动给企业带来的风险。
这个价值毋庸置疑，如果把KM工作做的非常好，那么甚至可以做到，随便拉一个人进来，都可以做好任何一个岗位的工作（读者就当作一个夸张的比喻吧^_^）。
但是从另一个方面讲，我上述的这个“比喻”是很难成为现实的，因此对于企业而言能够留住人才，还是最理想的情况。
那么我们可以先不管在人才流失后KM怎么样帮助企业减少损失，而是研究一下，KM对于企业留住人才的帮助。
很多人离职，无外乎是：人际关系问题、薪资待遇问题、个人发展问题等等，其实这些问题都是表象，真正的原因是“心理问题”。人际关系问题比较特殊，可以不研究。薪资待遇和个人发展都可以归结为个人在这个企业里面能获得多少“财富”的问题。（我们把财富定义为一切对自己有价值的东西，那么金钱，个人提升，技能，地位……

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企业搞KM，必须有一个专门的组织，有的是一个专门的部门，有的是一个项目团队或者一个工作组。成员可能有CKO，知识主管，知识管理员等等。除了核心的领导人员外，KM团队需要有一批能够持续推进KM工作的成员。
这个团队的成员，首先不建议是专职人员，一个缺乏工作“实践”的人缺乏对部门业务情况了解的人做KM工作是比较吃力的，因为KM工作的职责是要把知识收集起来通过加工，最终还要把知识融入工作的。如果是一个专职人员，不从事具体的业务工作，没法对这个工作中产生什么知识以及需要什么知识有很好的理解。所以，做KM工作的人，最好是“兼职”人员，他本身应该是在业务部门从事具体工作的。（当然，CKO这类做战略和规划工作的岗位除外）。
其次，这个团队的成员应该是活跃在各个业务部门的，而不是集中在一个专职的KM部门。KM平台建设起来以后，最终是需要各个业务部门根据自己的业务……

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上一个KM系统很容易，但是KM工作想要很好的持续下去并取得成效很难。
往往是一段如火如荼的“KM运动”以后，大家就逐渐淡忘KM这个事情了，包括用户，也包括运维部门。
有些企业通过一些行政手段，希望可以维持KM，但是效果也不是很理想。
其中一个很大的原因，是KM提供给用户的是一个想当然的“应用”，而不是一个“工具”。
当项目组苦心设计的一个KM应用系统完成以后，很多情况下各用户部门都不是很满意。大家总会抱怨，系统的功能不好用，没什么价值，或者和他们现有的管理方式有差异，甚至还有人说，还不如我们自己现在内部用的小系统呢。
KM主管部门做的往往是吃力不讨好的事情。
实际上，提供自认为比较完善的“应用”是不明智的，作为KM主管部门除了从公司角度指定一系列战略、规划以及相应的保障制度之外，更需要有“工具意……

参与过好几个KM建设的项目，项目组一般的组成是这样的：IT部门的人员，外部咨询公司的人员，公司总办或者其他类似部门的人员。整个项目，IT部门是主导，总办一般都是协助发号施令的。
项目初期，IT部门和咨询顾问一起去各部门调研，然后回来做需求，之后软件实现。软件ok以后，就开始上线实施，这个时候IT部门和总办一起做宣传、培训等工作，各部门也响应号召开始上传文档。再往后，咨询公司撤离。KM建设项目也算是做完了，接下来就是运维阶段。这个阶段一方面各部门文档积累习惯也有了，也可以通过类似知识地图的方式实现知识使用和交流了，这样一个km项目应该算是做的不错了。IT部门这个时候自然也很开心，看着文档一天天的增长起来，很有成就感。
在整个过程中，IT部门是这个系统的主要创造者也是拥有者，有点类似与开一个bbs，IT部门做管理员和站长，各部门的人都来发帖子，当然也分享到了bbs带来的好处。
IT部门肯定做很多管理……

关键字：KM 文档与内容管理 KM常用实践 知识管理 知识管理系统

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最近就几个KM相关的问题“访谈”了几个在不同企业就职的朋友，访谈关注的问题如下：
1、你所在的企业有没有文档共享的平台，这些平台谁维护
2、这些平台上的文档都是从哪来来的
3、你日常工作中产生的各类文档最后都存储到什么地方
问题尽量的简单通俗，访谈的对象都是国际知名企业。
得到的反馈是他们都是自己的“文档共享平台”（KM类系统），这个平台一般都有专人维护，这些供下载的文档大多不是员工贡献的，而是专人整理收集的，自己日常工作中产生的文档都放在自己部门或者项目部的一个ftp上或者website上。
这个结果还是比较出人意料的。一直一来，认为一个好的km平台，应该是人人参与人人贡献，公司范围内实现分享和交流的，但是为什么这些知名企业都是“小团体”主义作风呢？
联想到自己公司也有类似的情况，其实很多部门都是有知识管理的意识的，所有的文档都是……

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通过一个系统做KM，KM的“K”更多的表现为各种各样的“文档”，这个“文档”的概念相对比较广泛，从格式上讲可以是一般的office文档，也可以图片，网页，甚至压缩包；从内容上讲，工作报告，个人总结，项目提交物，报表，合同，纪要，邮件，甚至是一段聊天积累。
那么如何对这些“文档”进行分类以便于更好的管理？
所有的分类必须有一个依据属性或者叫做维度，比如格式、内容，都是分类的很好维度。选择哪一个维度，是由分类的目的决定的（也可以理解为由用户对象决定，不同的用户在不同时间基于不同的目的）。而一般的“文档”管理，都是需要兼顾多个目的的，所以分类也应该是多维度的。
文档分类最基本的两个目的，是方便存储，方便检索。从存储的角度讲，我们需要找到一种相对稳定的维度最为文档管理的最基本分类，把这……