BI应用速效八法

最新的调查研究结果表明，大公司正在排着队购买新的商务智能 (BI)软件，并且在2007年里将升级企业资源计划(ERP)系统。

在旺盛的市场需求促使下，国内外BI厂商纷纷革新技术方案、推出行业化、个性化特点的产品。BI产品也从最初操作层面的数据资源整合、共享，拓展到以满足企业运营决策所需的数据挖掘，以及更高层面的战略决策所需的预测计算。同时企业对BI产品的需求更加多样化、复杂化，在产品理念的先进性、技术应用的操作性、总体方案的合理性等方面有了更深的需求。

越来越多的企业已经着手增加BI应用的数量，他们大量采购一些领先的BI工具。但是采购回来的工具并没有得到充分的使用，而且大多数的BI应用也并没有达到他们当初承诺的预期效果，导致最后只是用来简单地分发标准的报表。

BI应用速效8法

如何扫除BI投资者的心理阴影，将BI投资的效益最大化，在这里有一些建议。

BI将信息给适当的人

实施BI系统后，企业里面经常会听到销售员抱怨不能访问成本数据，设计工程师抱怨看不到设计的物料清单信息等而影响工作的效率。对于这样的现象，并没有什么奇怪，在实施BI之前，数据的访问是不设防的状态，而BI对于报表和数据的访问是基于角色来设置访问的权限。BI项目的重心集中在基于角色的数据分发上。一般情况下，企业里面的数据访问与职位有关重大的联系，职位越高，能访问的数据量也就越多。

要让企业在BI应用的过程中，提高工作效率，改进工作流程，就需要打破过去的做法，破除这个常规。针对相关职员工作的真实需求，来设置对于数据的访问权限。

谁使用谁做主

由于BI是建立在IT技术基础上的复杂的业务分析报表系统，所以企业中BI的操作经常是由IT专业人员在主导，但是由于IT技术人员对于业务的理解往往不够深入，并且相互沟通不到位，结果总是无法满足需要。

在BI应用的数据分析过程中，需要考虑什么样的信息在什么时间范围内需要被交付。对于IT技术有畏难心理的业务人员来说，一些关键的业务决策往往交由技术人员来决定，因此延误了不少决策的时机。

因此，需要业务人员掌握基本的技术要求，确保BI的应用让使用者来决定信息的时间范围和报表的提交时间。

报表存在不一定合理

企业在实际的业务运行中，报表重复的现象并不鲜见。仓库和财务都需要原材料和产成品的价值报表，以及仓库管理过程中物料的异动情况表。往往由于沟通的障碍，两个部门都在通过ERP等系统制作格式并不完全相同的报表。

当BI系统在升级或者迁移到一个新的BI工具或仪表盘时，不能仅仅因为一个报表目前已经存在，BI项目更新时就要盲目地重新建立它。需要通过BI系统将重复的报表进行合并，而不是分别为仓库和财务重新制定各自部门要求不同格式的相同报表。

一个非常普遍的现象，业务只是因为需要使用报表中很少的一部分数据而保留了报表，并且认为这些报表仍然有用，也觉得这些信息是真的需要，还要利用新的BI工具重新将它们演绎并展示出来。

BI项目团队可以尝试关闭一些较少使用的报表做一个实验，如果有人还能够注意到报表的关闭，说明报表可能会被使用到。但是他们通常会发现，在企业里面原来有如此之多的报表并不是真正的需要。

用业务的视角来设计报表

IT技术人员在与业务人员交流和沟通时，往往相互不能理解对方的语言。技术人员不能很好地用业务的语言来表达，而业务人员无法理解专业的技术术语，沟通障碍导致报表需求反复修订，重复需求，最后延迟了项目的顺利开展。

在应用BI系统的时候，应该让BI系统的建立用业务的语言来描述和表达，将数据库这些技术性较强的术语在后台去运行。

让使用者掌握数据分析

BI难于应用的不仅在于BI是一个比较专业的技术工具，更重要的是数据本身。BI系统中的IT技术并非高深莫测。对于业务人员来说，最有效的方式莫过于让他们自己使用BI系统。

大多数的业务人员并不是分析师，然而，让业务人员掌握一些基本的分析技巧对于他们的日常工作将会大有帮助。

如果没有培训，不要期望他们有能力制定他们自己需要的报表，更谈不上能够有效地分析这些数据。同时，在进行BI培训的时候，最好能够使用真实的业务数据来培训他们。

报表要做到少而精

在BI实施中，用户经常抱怨他们拿到的信息是不及时的，而且关联性不强。原因是设计的报表多如牛毛，BI系统在建设的过程中过多地集中能体现BI成绩的有形的指标—报表数量，而忽略了无形指标—报表的质量。

大量无效的数据不仅不能提供有用的商业信息作为决策的依据，同时也会给企业造成资源的严重浪费。这就给BI项目提出了更高的要求，每一个BI项目的目标应当是减少报表的数量，注意报表的质量，并且让报表在内容的相关性和时效上下足功夫。

考虑选择恰当的时机

晚上提交的报表不能帮助当天中午的战略决策。如果说下午2点是一天中商品出货记录的分界点，那么傍晚提交报表意味着在下午2点的时候不得不用猜测的方法来做决策。“实时BI”的倡导者认为，及时获取足够的信息非常关键，但有时还得更多地集中在消除超出系统所能完成的问题，才能及时应对业务流程中的意外情形。

更早获得业务信息，将会争取更快的反应速度。这就要求BI系统提供持续性地系统更新，而不能完全依靠批量的信息更新来一次性解决所有的问题。

将BI融入日常的业务流程

只有将BI系统的建设融入到业务流程管理中，业务流程才会运行得更加顺畅，也更加有效。同时也能让BI系统处理正常的业务管理，让管理者有更多的时间去考虑和处理特殊问题的发生，同时也能从全局的角度来看整个业务流程体系。

在最近的一份研究项目中，发现90%经理人都相信，如果能够将更多的智能内置到日常的操作流程管理中，将会对于企业的正常业务流程具有很大的帮助。

易观国际研究表明，中国商业智能市场2007年第一季度总体市场规模达到2.38亿人民币，与去年同期相比增长近40%。具体的市场占有状况如下图所示。

2007年第一季度中国商业智能市场情况